سير العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تتابع هذه النافذة موظفة جديدة من قبول العرض حتى نهاية الأسبوع الأول، عبر الأقسام التي تستعد لاستقبالها. اختر أي خطوة لترى شاشتها. جهة العمل والموظفة والمهام كلها افتراضية لغرض العرض.
موظف جديد
لينا أباراأُنشئت الخطة- الدور
- مديرة حسابات، المبيعات
- تاريخ المباشرة
- أول يوم إثنين من الشهر القادم
- القالب
- وظيفة مكتبية، حاسوب محمول، سيارة الشركة
- المدير
- رئيس المبيعات، أُبلغ
خارج المسار المعتادإذا تغيّر تاريخ المباشرة، تتغير معه تواريخ كل المهام، ويُبلَّغ كل مسؤول بما تغيّر.
قبل أن تبدأ
لينا أبارااكتمل 4 من 6| البند | الحالة |
|---|---|
| البيانات الشخصية | مكتملة |
| نماذج البنك والضرائب | مكتملة |
| مستندات الهوية | مرفوعة |
| الإقرار بالسياسات | سياستان للقراءة |
خارج المسار المعتادإذا تعذرت قراءة مستند أو انتهت صلاحيته، يعود مع ملاحظة، ويُعاد فتح البند أمام الموظف الجديد.
مهام تقنية المعلومات
لينا أباراجاهز| المهمة | الحالة |
|---|---|
| الحاسوب المحمول | جُهّز ووُضع عليه ملصق |
| البريد الإلكتروني وتسجيل الدخول | أُنشئا |
| ترخيص نظام CRM | مُسنَد |
| الهاتف | طُلب، ويصل في اليوم الثاني |
خارج المسار المعتادالمهمة التي لم تبدأ حتى موعدها تُصعَّد إلى رئيس الفريق، فتأخر المعدات أكثر ما يتعثر به اليوم الأول.
الأسبوع الأول
لينا أبارامخطط- اليوم الأول
- ترحيب، ومكتب، وغداء مع الفريق
- الزميل المرافق
- زميل من الفريق نفسه
- الاجتماعات
- 6 لقاءات تعارف محجوزة
- الهدف الأول
- حضور 3 مكالمات مع العملاء للملاحظة
خارج المسار المعتادالمدير الذي لم يخطط للأسبوع قبل المباشرة بأيام قليلة يتلقى تذكيراً مع خطة مقترحة.
نظرة عامة على التهيئة
هذا الشهرحالة واحدة معرضة للتأخر| الموظف | الحالة |
|---|---|
| لينا أبارا | وفق الخطة |
| تارا غريفز | مستندات ناقصة |
| مايا إيلفز | لم تُخصَّص السيارة بعد |
خارج المسار المعتادمستند أهلية العمل الذي لم يُتحقق منه يوقف المباشرة في هذه الشاشة، حيث تشترط سياستك والقانون ذلك.
من يستخدم المنصة، وما يستطيعه كل دور
تتعثر التهيئة عند انتقال العمل بين الأقسام. لذلك تمنح الأدوار كل قسم قائمته الخاصة، وتمنح الموارد البشرية نظرة تشملها كلها.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| الموظف الجديد | قائمة مهامه، ومستنداته، وخطة أسبوعه الأول | إكمال النماذج، ورفع المستندات، وطرح الأسئلة |
| منسق الموارد البشرية | كل الموظفين الجدد وكل المهام | بدء الخطط، والتحقق من المستندات، ومتابعة المسؤولين |
| المدير | موظفوه الجدد | التخطيط للأسابيع الأولى، وتأكيد المحطات الرئيسية |
| تقنية المعلومات والمرافق | المهام المسندة إلى فريقه | تجهيز المعدات والحسابات وصلاحيات الدخول ومكان العمل |
| الرواتب | بيانات البنك والضرائب والعقد | تأكيد جاهزية الموظف لصرف راتبه |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
تتغير تواريخ المباشرة، وتتأخر المستندات، وقد لا يحضر بعض الأشخاص أصلاً. لكل حالة من هذه الحالات مسار محدد، حتى لا يفاجأ بها أحد في صباح ذلك اليوم.
| الحالة | ما يفعله النظام | من يقرر |
|---|---|---|
| تغيّر تاريخ المباشرة | ينقل تواريخ كل المهام، ويُبلغ كل مسؤول | منسق الموارد البشرية |
| مستند ناقص أو غير مقروء | يعيد فتح البند مع ذكر السبب | الموظف الجديد |
| لم يكتمل التحقق من أهلية العمل | يمنع المباشرة حيث تشترط القواعد ذلك | منسق الموارد البشرية |
| تأخر مهمة في أحد الأقسام | يصعّدها إلى رئيس ذلك الفريق | منسق الموارد البشرية |
| انسحاب الموظف الجديد | يلغي المهام المفتوحة، ويستعيد المعدات | منسق الموارد البشرية |
| دور يحتاج إلى إعداد غير معتاد | يضيف مهام إلى الخطة دون تغيير القالب | المدير |
الأنظمة التي ترتبط بها المنصة
تبدأ المنصة حيث ينتهي التوظيف، وتسلّم العمل إلى الأنظمة التي تدير شؤون الموظفين. هذه روابط معتادة، وتتوقف على ما تستخدمه.
| النظام | البيانات المتبادلة | الاتجاه |
|---|---|---|
| نظام التوظيف | العروض المقبولة، مع الدور وتاريخ المباشرة | إلى المنصة |
| نظام الموارد البشرية والرواتب | سجل الموظف، وبيانات البنك والضرائب | من المنصة |
| إدارة الهوية والصلاحيات | الحسابات وعضوية المجموعات | من المنصة |
| مكتب خدمات تقنية المعلومات | طلبات المعدات والصلاحيات في صورة تذاكر | في الاتجاهين |
| التوقيع الإلكتروني | العقود والإقرار بالسياسات | في الاتجاهين |
ما يشمله الإصدار الأول
قوالب التهيئة
خطط حسب نوع الدور، بمهامها ومسؤوليها ومواعيدها منسوبة إلى تاريخ المباشرة، تعدّلها الموارد البشرية.
قائمة الموظف الجديد
نماذج، ورفع مستندات، وسياسات للإقرار بها، تكتمل على الهاتف قبل اليوم الأول.
قوائم مهام الأقسام
مهام لتقنية المعلومات والمرافق والرواتب والمدير، بمواعيدها وتصعيدها.
خطة الأسابيع الأولى
جدول للقاءات التعارف والتدريب والأهداف الأولى، يراه الموظف الجديد.
فحص المستندات
التحقق من مستندات الهوية وأهلية العمل، مع تسجيل النتيجة والتاريخ.
نظرة عامة على التقدم
حالة كل موظف جديد على شاشة واحدة، مع بيان ما تأخر ومن يتولاه.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- مراجعات فترة التجربة ولقاءات المتابعة
- إنهاء الخدمة مع إعادة المعدات
- الانتقال الداخلي بين الأدوار
- محتوى ترحيبي من الفريق
- آراء الموظفين الجدد
ما نحتاجه منك
- ما يحدث اليوم بين العرض ونهاية الشهر الأول
- أنواع الأدوار لديك، وما يحتاجه كل منها في اليوم الأول
- أنظمة الموارد البشرية والرواتب وتقنية المعلومات المعنية
- المستندات التي يجب أن تجمعها وتفحصها، وفق ما يُنصح به في بلدك
- منسق موارد بشرية ومسؤول تقنية معلومات للتجربة مع موظفين جدد حقيقيين
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
أرسل إلينا قائمة التهيئة الحالية لديك، مهما كانت بسيطة. نرد عليك بالقوالب التي سنبدأ منها، والأنظمة التي سنربطها، وعرض. ابدأ محادثة معنا أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
أليست التهيئة جزءاً من نظام الموارد البشرية لدينا أصلاً؟
كثيراً ما يتضمن النظام وحدة لها، وقد تكفي للحاجات البسيطة. أما المنصة المخصصة فتصبح مجدية حين تمتد التهيئة عبر أقسام كثيرة، أو تتباين أنواع الأدوار كثيراً، أو توظف بأعداد كبيرة أو في عدة بلدان، أو حين تهمّك التجربة التي يعيشها الموظف الجديد. وينبغي أن تتبادل البيانات مع نظام الموارد البشرية، لا أن تنافسه.
هل يستطيع الموظف الجديد استخدامها قبل أن يصبح له حساب في الشركة؟
نعم. قبل اليوم الأول يدخل ببريده الشخصي ورمز لمرة واحدة، ولا يرى إلا قائمته. وحين يُنشأ حسابه في الشركة، ينتقل الدخول إليه. وبهذا تكتمل الأوراق مبكراً، وتبقى الأنظمة الداخلية مغلقة حتى تبدأ علاقة العمل.
ما المستندات التي ينبغي أن نجمعها؟
يتوقف ذلك على البلد والدور. فمن الشائع طلب إثبات أهلية العمل، وبيانات الضرائب والبنك، والعقود الموقعة، وتضيف الأدوار الخاضعة للتنظيم مستندات أخرى. ويحدد مستشاروك في الموارد البشرية والشؤون القانونية القائمة. أما المنصة فتجمع ما يحددونه وتتحقق منه وتخزنه، وتسجل من فحص كل بند، وتطبّق مدد الاحتفاظ التي تعتمدها.
هل تتولى المنصة حالات مغادرة الموظفين أيضاً؟
يستخدم إنهاء الخدمة الآلية نفسها بالاتجاه المعاكس: مهام لإعادة المعدات، وإغلاق الحسابات، وصرف المستحقات الأخيرة، وتسليم المعرفة، تنطلق من تاريخ المغادرة. وتضيفه جهات عمل كثيرة في مرحلة ثانية. وسحب الصلاحيات في وقته مسألة أمنية بقدر ما هو مسألة إدارية، لذلك يستحق التخطيط المبكر.