سير العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تتابع النافذة مرشحاً واحداً من التقديم حتى العرض الوظيفي، وعلى الطرف الآخر مسؤول التوظيف والعميل صاحب الوظيفة. اختر خطوة لترى شاشتها. الوكالة والمرشح والعميل والوظيفة كلها افتراضية لأغراض العرض.
الطلب
APP-51730مقدَّم- الوظيفة
- مهندس موقع، مشروع سكك حديدية
- الملف الشخصي
- مستخدم من طلب سابق
- المستندات
- سيرة ذاتية وشهادتان
- الموافقة
- على الحفظ والمشاركة لهذه الوظيفة
خارج المسار المعتادالطلب الذي ينقصه مستند تشترطه الوظيفة يمكن حفظه لا تقديمه، وتبيّن البوابة ما ينقصه.
الفرز
APP-51730في القائمة المختصرة| الفحص | النتيجة |
|---|---|
| أهلية العمل | اطُّلع على المستند |
| المؤهلات | تم التحقق لدى الجهة المانحة |
| مكالمة الفرز | سُجّلت الملاحظات |
| ملاءمة الوظيفة | إلى القائمة المختصرة |
خارج المسار المعتادالمرشح الذي لا يستوفي شرطاً أساسياً يتلقى اعتذاراً لبقاً، ويمكن الاحتفاظ بملفه لوظائف أخرى بموافقته.
مراجعة العميل
الوظيفة V-2207اختير مرشحان| المرشح | القرار |
|---|---|
| المرشح أ | مقابلة |
| المرشح ب | مقابلة |
| المرشح ج | ليس هذه المرة |
خارج المسار المعتادلا يرى العميل إلا المرشحين الذين وافقوا على مشاركة بياناتهم معه، ولا يرى أبداً ملاحظات الوكالة الداخلية.
المقابلة
APP-51730محجوزة- الشكل
- فيديو، 45 دقيقة
- الموعد
- مختار من تقويم المدير
- التحضير
- مرفق الملخص والإرشادات
- التذكير
- يُرسل قبلها بيوم
خارج المسار المعتادإذا تعذّر على المرشح الحضور، يستطيع إعادة الحجز بنفسه مرة واحدة، وبعدها يتدخل مسؤول التوظيف.
العرض الوظيفي
APP-51730بانتظار الرد| البند | الحالة |
|---|---|
| خطاب العرض | أُرسل للتوقيع |
| المراجع | وصل رد من واحد، وجارٍ متابعة الآخر |
| تاريخ البدء | مقترح، غير مؤكد |
خارج المسار المعتادالعرض الذي تنتهي مدته دون رد يعيد الوظيفة إلى حالة شاغرة، ويُبلَّغ العميل في اليوم نفسه.
من يستخدم البوابة، وما صلاحيات كل دور
في التوظيف ثلاثة أطراف، ويأتمن المرشحون الوكالة على قدر كبير من معلوماتهم الشخصية. والأدوار تحدد بدقة من يرى أي جزء منها.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| المرشح | ملفه وطلباته ومقابلاته وعروضه | التقديم، ورفع المستندات، والحجز، والقبول أو الانسحاب |
| مسؤول التوظيف | المرشحون والوظائف التي يعمل عليها | الفرز، وإعداد القائمة المختصرة، والجدولة، وتقديم العروض |
| مدير التوظيف لدى العميل | المرشحون في القائمة المختصرة لوظائفه | المراجعة، وإبداء الرأي، والاختيار |
| مسؤول الامتثال | سجلات الموافقة وفحوص المستندات | التحقق من المستندات، ومعالجة طلبات البيانات |
| مدير الوكالة | مسارات التوظيف، وحالات التعيين، ونشاط مسؤولي التوظيف | إسناد الوظائف ومراجعة الأداء |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
يغيّر الناس رأيهم، وتنتهي صلاحية المستندات، ويصمت العملاء. وعلى البوابة أن تُبقي كل طرف على علم في كل حالة من هذه الحالات.
| الحالة | ما يفعله النظام | من يقرر |
|---|---|---|
| مستند مطلوب ناقص أو منتهي الصلاحية | يمنع التقديم أو يضع تنبيهاً على الملف | مسؤول الامتثال |
| انسحاب المرشح | يغلق الطلب ويُبلغ العميل | مسؤول التوظيف |
| العميل لا يقدّم رأيه | يذكّر مدير التوظيف وينبّه مسؤول التوظيف | مسؤول التوظيف |
| تفويت المقابلة | يتيح إعادة حجز واحدة، ثم يحيل إلى مسؤول التوظيف | مسؤول التوظيف |
| رفض العرض أو انتهاء مدته | يعيد فتح الوظيفة ويسجّل السبب | مسؤول التوظيف |
| المرشح يطلب حذف بياناته | يبدأ إجراء الحذف بفحوصه | مسؤول الامتثال |
| تقديم المرشح نفسه من مسؤولَي توظيف | يكتشف التكرار ويسأل لمن يعود الملف | مدير الوكالة |
الأنظمة التي ترتبط بها البوابة
لدى الوكالات عادةً قاعدة بيانات للتوظيف، وعلى البوابة أن تعمل معها. وتتوقف عمليات الربط أدناه على ما يتيحه ذلك النظام.
| النظام | ما ينتقل | الاتجاه |
|---|---|---|
| قاعدة بيانات التوظيف أو نظام تتبع المتقدمين (ATS) | المرشحون والوظائف والمراحل | في الاتجاهين |
| مواقع الوظائف وصفحة الوظائف في موقعك | الوظائف المنشورة والطلبات الواردة | في الاتجاهين |
| التقويم | مواعيد المقابلات المتاحة وحجوزاتها | في الاتجاهين |
| التوقيع الإلكتروني | خطابات العرض والعقود | في الاتجاهين |
| فحوص الخلفية أو المراجع | الطلبات والنتائج، حيث تُستخدم | في الاتجاهين |
ما يشمله الإصدار الأول
حساب المرشح
ملف فيه السيرة الذاتية والمستندات والتفضيلات، يُستخدم في كل طلب يقدّمه المرشح.
الطلبات والحالة
التقديم على وظيفة في خطوات قليلة، مع حالة يستطيع المرشح الاطلاع عليها في أي وقت.
المستندات والموافقات
مستندات مطلوبة لكل وظيفة، ومتابعة لتواريخ انتهائها، وموافقة مسجلة لكل غرض ولكل عميل.
جدولة المقابلات
مواعيد من تقويمات حقيقية، مع الحجز، وإعادة حجز ذاتية واحدة، وتذكيرات للطرفين.
القائمة المختصرة للعميل
عرض آمن يرى فيه مدير التوظيف المرشحين في القائمة المختصرة ويسجّل قراره.
العروض والانتقال إلى التعيين
خطابات عرض للتوقيع، ومتابعة المراجع، وتسليم منظّم لملف المرشح المعيَّن.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- سجلات ساعات العمل للتعيينات بعقود مؤقتة
- مجموعات المواهب وتنبيهات الوظائف
- أسئلة فرز بالفيديو
- تطبيق جوال للمرشحين
- خدمة ذاتية للعملاء لإضافة وظائف جديدة
ما نحتاجه منك
- مراحل التوظيف لديك، وما يُبلَّغ به المرشحون في كل مرحلة
- قاعدة بيانات التوظيف التي تستخدمها، وكيف يمكن الوصول إليها
- المستندات المطلوبة لكل نوع وظيفة، وكيف تُؤخذ الموافقة اليوم
- كيف يتلقى العملاء القوائم المختصرة ويردون عليها حالياً
- مسؤول توظيف ومسؤول امتثال يختبران البوابة بوظائف حقيقية
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
أرسل إلينا نموذج التقديم لديك، والمراحل التي يمر بها المرشح. نرد عليك بتصوّر للإصدار الأول، وما سنقرؤه من قاعدة بياناتك، وعرض للمشروع. ابدأ محادثة معنا أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
هل تحل البوابة محل نظام تتبع المتقدمين لدينا؟
غالباً لا. فمعظم الوكالات تُبقي قاعدة بيانات التوظيف مرجعاً للسجلات، وتضيف البوابة أمامها لتمنح المرشحين والعملاء تجربة لائقة. أما الفريق الذي تجاوز جداول البيانات والبريد الإلكتروني وليس لديه نظام كهذا، فيمكن أن تشمل البوابة جانب مسؤولي التوظيف أيضاً.
كيف تُدار موافقة المرشح؟
تُسجَّل الموافقة لكل غرض: حفظ الملف، والنظر في الترشيح لوظيفة، والمشاركة مع عميل محدد بالاسم. ويستطيع المرشح الاطلاع عليها وسحبها. وتختلف قوانين الخصوصية الخاصة ببيانات التوظيف من بلد إلى آخر، لذلك نتفق على الصياغة ومدد الاحتفاظ وإجراءات الحذف مع مستشار حماية البيانات لديك قبل الإطلاق.
ماذا يرى العملاء؟
ما تختار مشاركته فقط: المرشحون في القائمة المختصرة لوظائفهم، مع المستندات التي تتيحها، ومساحة لإبداء الرأي. أما ملاحظاتك الداخلية، ووظائف العملاء الآخرين، والمرشحون الذين لم يوافقوا، فتبقى مخفية عنهم. ويُسجَّل كل اطّلاع من جانب العميل.
هل تستخدم البوابة الذكاء الاصطناعي لفرز المرشحين؟
ليس افتراضياً. فالفرز الآلي للأشخاص خاضع للتنظيم في عدة دول، وينطوي على خطر حقيقي بنتائج غير عادلة. وحيث تريد مساعدة، مثل تلخيص السيرة الذاتية لمسؤول التوظيف، نصممها بحيث يتخذ شخص كل قرار، ونراجع هذا الاستخدام أولاً مع مستشارك القانوني.