سير العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تتابع هذه النافذة موظفة تغيّر دورها، والمدير المسؤول عن الفريق، ومسؤول الامتثال الذي يجيب المدققين. اختر أي خطوة لترى شاشتها. جهة العمل والموظفة والدورات كلها افتراضية لغرض العرض.
متطلبات الدور
مشغّل رافعة شوكية5 إلزامية| التدريب | التجديد |
|---|---|
| التعريف بالموقع | مرة واحدة عند الالتحاق |
| رخصة الرافعة الشوكية | تجديد دوري |
| المناولة اليدوية | تجديد دوري |
| السلامة من الحريق | سنوياً |
خارج المسار المعتادعند تغيير متطلبات الدور، تعرض البوابة عدد الموظفين الحاليين الذين سيصبحون غير ملتزمين، قبل حفظ التغيير.
تدريبي
دانا أوكوروتدريبان مستحقان- الدور الجديد
- مشغّلة رافعة شوكية، المستودع 2
- المسند
- رخصة الرافعة الشوكية، المناولة اليدوية
- الموعد
- قبل أول وردية دون إشراف
- وحدة عبر الإنترنت
- المناولة اليدوية، بدأت
خارج المسار المعتادالتدريب الذي يحتاج إلى قاعة أو اختبار عملي يعرض الجلسات المتاحة التالية، ويتيح للموظف حجز إحداها.
رفع شهادة
رخصة الرافعة الشوكيةبانتظار التحقق| الحقل | المُدخل |
|---|---|
| جهة الإصدار | مركز تدريب معتمد |
| تاريخ الاجتياز | أُدخل من البطاقة |
| تاريخ الانتهاء | أُدخل من البطاقة |
| المستند | صورة للوجهين |
خارج المسار المعتادلا تُحتسب الشهادة المرفوعة إلا بعد أن يتحقق منها أحد، والشهادة المرفوضة تذكر ما فيها من خطأ.
وضع الفريق
المستودع 2، الوردية النهاريةنقص واحد| الشخص | الحالة |
|---|---|
| دانا أوكورو | الرخصة بانتظار التحقق |
| ريم مالك | كلها سارية |
| سارة بيتروف | موعد السلامة من الحريق قريب |
خارج المسار المعتادحيث يكون جدول المناوبات مرتبطاً بالبوابة، لا يمكن وضع شخص بلا الرخصة المطلوبة على مهمة تستلزمها.
تقرير التدقيق
الموقع: المستودع 2جاهز| المقياس | النتيجة |
|---|---|
| البنود الإلزامية | كلها مسندة |
| السارية | معروضة لكل نوع تدريب |
| الإثبات | شهادة تسند كل سطر |
خارج المسار المعتادتظهر البنود المنتهية في التقرير مع تاريخ انتهائها وما اتُّخذ بشأنها، لأن إخفاءها يُفرغ التدقيق من معناه.
من يستخدم البوابة، وما يستطيعه كل دور
سجلات التدريب بيانات شخصية وأدلة في الوقت نفسه. لذلك تتيح الأدوار للمديرين التصرف في شؤون فرقهم، وتُبقي الصورة الكاملة لدى الموارد البشرية والامتثال.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| الموظف | متطلباته ودوراته وشهاداته | إتمام التدريب، وحجز الجلسات، ورفع الشهادات |
| المدير المباشر | وضع التدريب في فريقه | إسناد التدريب الاختياري، ومتابعة البنود المتأخرة |
| مسؤول الموارد البشرية | الأدوار، والمتطلبات، وسجلات جميع الموظفين | تحديد المتطلبات، والتحقق من الشهادات المرفوعة |
| المدرّب | الجلسات التي يقدّمها، والحضور | تسجيل الحضور والتقييمات العملية |
| مسؤول الامتثال | الوضع في جميع المواقع، مع الإثباتات | استخراج تقارير التدقيق، ومراجعة الشهادات المنتهية |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
اللحظات الصعبة في التدريب المهني هي لحظات التغيير: تغيير الدور، أو القواعد، أو الموظفين. وهذه هي الحالات التي لا يجوز أن تفوت البوابة.
| الحالة | ما يفعله النظام | من يقرر |
|---|---|---|
| موظف يغيّر دوره أو موقعه | يسند المتطلبات الجديدة، ويزيل القديمة | مسؤول الموارد البشرية |
| شهادة توشك أن تنتهي | يذكّر الموظف، ثم المدير | المدير المباشر |
| انتهاء صلاحية شهادة | يصنّف الشخص غير ملتزم في تلك المهمة | مسؤول الامتثال |
| شهادة مرفوعة تبدو غير صحيحة | يرفضها مع ذكر السبب، ويطلبها من جديد | مسؤول الموارد البشرية |
| متطلب جديد بموجب لائحة جديدة | يسنده إلى كل المعنيين، مع موعد نهائي | مسؤول الامتثال |
| مقاول يحتاج إلى تدريب قبل دخول الموقع | ينشئ حساباً محدوداً لهذا الغرض | مسؤول الموارد البشرية |
الأنظمة التي ترتبط بها البوابة
تحتاج البوابة إلى أن تعرف من يعمل وأين، وتحتاج أنظمة أخرى إلى أن تعرف من تدرّب. هذه روابط معتادة، وتحدد أنظمتك تفاصيلها.
| النظام | البيانات المتبادلة | الاتجاه |
|---|---|---|
| نظام الموارد البشرية | الموظفون، والأدوار، والمواقع، والملتحقون، والمغادرون | إلى البوابة |
| تسجيل الدخول الموحد (SSO) | الدخول بحساب العمل | إلى البوابة |
| جدولة المناوبات أو التحكم في الدخول | من المؤهل لأي مهمة أو منطقة | من البوابة |
| محتوى الدورات عبر الإنترنت | الوحدات التدريبية ونتائج إتمامها | في الاتجاهين |
| البريد الإلكتروني والتقويم | التذكيرات وحجوزات الجلسات | من البوابة |
ما يشمله الإصدار الأول
المتطلبات حسب الدور
مصفوفة للأدوار والمواقع والتدريب الذي يتطلبه كل منها، مع فترات التجديد ومواعيد الموظفين الجدد.
صفحة التدريب للموظف
ما أُسند إليه، وما استُحق، وما اكتمل، مع الوحدات عبر الإنترنت وحجز الجلسات.
سجلات الشهادات
رفع الشهادات الخارجية مع التحقق منها، وتواريخ انتهائها، وحفظ المستند مع السجل.
التذكيرات والتصعيد
إشعارات قبل الانتهاء تصل إلى الموظف، ثم إلى المدير، وفق جدول تحدده أنت.
شاشة المدير
وضع الفريق في نظرة واحدة، مع إمكانية إسناد التدريب ومعرفة من يعطّل جدول المناوبات.
تقارير التدقيق
تقارير حسب الموقع والدور ونوع التدريب، يستند كل سطر فيها إلى إثباته.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- خطط تطوير تتجاوز التدريب الإلزامي
- متابعة ميزانية الدورات وتكاليفها
- ملفات مهارات للتنقل الداخلي
- تطبيق جوال للموظفين الميدانيين
- طلبات التدريب واعتمادها
ما نحتاجه منك
- أدوارك ومواقعك، والتدريب الذي يتطلبه كل منها اليوم
- نظام الموارد البشرية، وطريقة دخول الموظفين
- نماذج من الشهادات التي تقبلها
- ما يطلب منك المدققون أو العملاء إظهاره
- مسؤول موارد بشرية ومدير مباشر للتجربة مع فريق حقيقي
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
أرسل إلينا مصفوفة التدريب الحالية، ولو كانت تقريبية، وآخر طلب تدقيق وصلك. نرد عليك بإصدار أول، وبالبيانات التي سنأخذها من نظام الموارد البشرية. ابدأ محادثة معنا أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
ما الفرق بينها وبين نظام إدارة التعلم؟
يقدّم نظام إدارة التعلم (LMS) الدورات، أما بوابة التدريب لدى جهة العمل فتعنى أساساً بالالتزامات: أي تدريب يحتاجه كل دور، ومن أتمّه، ومتى ينتهي، وكيف تثبت ذلك. ويمكنها أن تقدّم وحدات عبر الإنترنت أيضاً، أو أن ترتبط بمكتبة دورات تستخدمها اليوم. أما محورها فهو السجل والتذكيرات وتقرير التدقيق.
هل تتابع التدريب الذي يجري لدى جهات خارجية؟
نعم، وهو الجزء الأكبر عند معظم جهات العمل. يرفع الموظف أو المسؤول الشهادة مع جهة الإصدار والتواريخ، ويتحقق منها أحد قبل أن تُحتسب، ويبقى المستند مرفقاً بالسجل. أما الجهات التي تتعامل معها بانتظام، فقد يمكن أحياناً تلقي نتائجها مباشرة، فلا تعود هناك حاجة إلى الرفع.
هل تحدد البوابة التدريب الذي يفرضه القانون؟
لا. تختلف المتطلبات القانونية حسب البلد والقطاع والمهمة، وهي تتغير. مستشاروك في الصحة والسلامة وفي الشؤون القانونية هم من يقررون ما يتطلبه كل دور، والبوابة تطبّق قراراتهم وتتابعها. وحين يتغير أحد المتطلبات، تبيّن البوابة من يتأثر به، وتسند إليه التدريب مع موعد نهائي.
ماذا يحدث حين يغادر أحد الموظفين الشركة؟
ينتهي دخوله إلى البوابة بانتهاء سجل عمله. ويُحفظ سجل تدريبه المدة التي تقتضيها سياستك والقانون، فقد يلزم في تدقيق أو مطالبة، ثم يُحذف. ويحدد القانون مدد الاحتفاظ بسجلات التوظيف والسلامة، فتأكد منها مع مستشارك.