سير العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تتابع هذه النافذة طلب صيانة واحداً من هاتف المستأجر حتى إغلاقه، ومعه شاشة الإيجار. اضغط على أي خطوة لترى شاشتها. المبنى والمستأجر والمقاول كلهم افتراضيون لغرض العرض.
طلب جديد
SR-31408تم الاستلام- الوحدة
- الشقة 5C، مجمّع الزيزفون
- المشكلة
- سخان الماء لا يسخّن
- الصور
- صورتان مرفقتان
- الدخول
- أيام العمل بعد الظهر، والمفتاح لدى مكتب الاستقبال
خارج المسار المعتادالبلاغ عن رائحة غاز أو فيضان مياه أو انقطاع الكهرباء يعرض رقم الطوارئ فوراً، بدلاً من نموذج الطلب المعتاد.
مراجعة الطلب
SR-31408مُسنَد| القرار | القيمة |
|---|---|
| المسؤولية | على المؤجر، بموجب العقد |
| الأولوية | عاجلة، لا ماء ساخن |
| مُسنَد إلى | مقاول السباكة |
| موعد الزيارة | مقترح على المستأجر |
خارج المسار المعتادإذا كان الإصلاح على المستأجر بموجب العقد، تشرح البوابة السبب مع ذكر البند، وتعرض عليه، عوضاً عن ذلك، إصلاحاً بعرض سعر.
المهمة
SR-31408بحاجة إلى قطعة- الزيارة
- ضمن الموعد المتفق عليه
- التشخيص
- تلف عنصر التسخين
- الإجراء
- طُلبت القطعة، وحُدد موعد زيارة ثانية
- التكلفة
- أُرسل التقدير للاعتماد
خارج المسار المعتادالتقدير الذي يتجاوز حد الاعتماد لدى المدير يذهب إلى المؤجر ليقرر، ويُبلَّغ المستأجر بأن طلبه بانتظار القرار.
إغلاق الطلب
SR-31408تم الحل| الخطوة | الحالة |
|---|---|
| الزيارة الثانية | مكتملة |
| تأكيد المستأجر | يعمل من جديد |
| التقييم | أُرسل |
خارج المسار المعتادإذا أفاد المستأجر بعودة العطل، يُعاد فتح الطلب نفسه بسجله كاملاً، ويعود إلى المقاول.
حسابي
الشقة 5Cلا مستحقات متأخرة| البند | الحالة |
|---|---|
| إيجار الفترة الحالية | مدفوع |
| رسوم الخدمات | مستحقة نهاية الشهر |
| عقد الإيجار وقائمة المحتويات | متاحان للتنزيل |
خارج المسار المعتادإذا فشلت عملية دفع، تظهر للمستأجر مع وسيلة لإعادة المحاولة، قبل أن يصدر أي إشعار بالتأخر.
من يستخدم البوابة، وما يستطيعه كل دور
يحتاج كل من المستأجرين والمديرين والملاك والمقاولين إلى جزء مختلف من معلومات العقار نفسه، والبوابة تُبقي هذه الأجزاء منفصلة.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| المستأجر | وحدته وطلباته وحسابه ومستنداته | الإبلاغ عن المشكلات، والدفع، وتنزيل المستندات، وحجز المرافق المشتركة |
| مدير العقار | الطلبات والمستأجرون والحسابات في مبانيه | التقييم، والإسناد، والاعتماد ضمن حد معين، والمراسلة |
| المقاول | المهام المسندة إليه، مع تفاصيل الدخول | تحديد المواعيد، والزيارة، ورفع التقارير، وإرسال تقدير التكلفة |
| المؤجر أو المالك | طلبات عقاراته وتكاليفها ودخلها | اعتماد التكاليف الأكبر، والاطلاع على الكشوف |
| فريق الحسابات | الرسوم، والمدفوعات، والمتأخرات | مطابقة المدفوعات، وإصدار الكشوف |
| مدير النظام | المباني، والوحدات، والمستخدمون، والإعدادات | إعداد العقارات، وفئات الطلبات، وقواعد الإشعارات |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
الطلبات التي تضر بسمعة مدير العقار هي تلك التي تضيع بين الأشخاص. لذلك لكل حالة من الحالات التالية مسار محدد في البوابة.
| الحالة | ما يفعله النظام | من يقرر |
|---|---|---|
| بلاغ طارئ | يعرض جهة الاتصال للطوارئ فوراً | المدير المناوب |
| الإصلاح على مسؤولية المستأجر | يشرح السبب، ويعرض إصلاحاً بعرض سعر | مدير العقار |
| تكلفة تتجاوز حد الاعتماد | يطلب قرار المؤجر، ويُعلم المستأجر | المؤجر أو المالك |
| تعذّر دخول المقاول | يسجل الزيارة، ويقترح مواعيد جديدة | المستأجر |
| عودة العطل بعد الإغلاق | يعيد فتح الطلب بسجله | مدير العقار |
| فشل الدفع | يُبلغ المستأجر، ويتيح إعادة المحاولة | فريق الحسابات |
الأنظمة التي ترتبط بها البوابة
البوابة نافذة المستأجرين على أنظمة إدارة العقارات والمحاسبة التي تعمل خلفها، وتبقى تلك الأنظمة هي المرجع في السجلات.
| النظام | البيانات المتبادلة | الاتجاه |
|---|---|---|
| نظام إدارة العقارات | الوحدات، وعقود الإيجار، والرسوم، والأرصدة | في الاتجاهين |
| مزود خدمة الدفع | المدفوعات بالبطاقة أو عبر البنك، وتأكيدها | في الاتجاهين |
| المحاسبة | الإيصالات، وفواتير المقاولين | من البوابة |
| البريد الإلكتروني والرسائل النصية والإشعارات الفورية | تحديثات الطلبات، والتذكيرات، وإشعارات المبنى | من البوابة |
| أنظمة الدخول أو الحجز | حجوزات المرافق المشتركة وتصاريح الزوار، إن وُجدت | في الاتجاهين |
ما يشمله الإصدار الأول
حسابات المستأجرين
حسابات تُفتح بدعوة، مرتبطة بوحدة وعقد إيجار، على الويب والجوال، مع إمكانية إضافة عدة ساكنين للوحدة الواحدة.
طلبات الخدمة
فئات، وصور، وتفاصيل الدخول، وتحديثات الحالة، ورسائل بين المستأجر والمدير والمقاول.
مهام المقاولين
الإسناد إلى مقاول، وتحديد الموعد مع المستأجر، وتقارير الزيارات، وتقديرات التكلفة، وإثبات إنجاز العمل.
الكشوف والمدفوعات
الأرصدة والرسوم والإيصالات من نظامك، مع الدفع الإلكتروني حيث تريده.
المستندات والإشعارات
عقود الإيجار وقوائم المحتويات وإشعارات المبنى، تصل إلى المستأجرين المعنيين وتُحفظ في السجل.
لوحة تحكم المدير
الطلبات المفتوحة حسب المبنى وعمر الطلب، وأداء المقاولين، والمتأخرات، في نظرة واحدة.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- حجز المرافق المشتركة ومواقف السيارات
- قوائم تحقق مصوّرة عند الانتقال إلى الوحدة وعند إخلائها
- إدارة الطرود والزوار
- إشعارات واستبيانات لسكان المجمّع
- كشوف الملاك وموافقاتهم في واجهة مستقلة
ما نحتاجه منك
- فئات الطلبات لديك، ومن يتولى كل فئة
- قواعد تحديد المسؤولية والأولويات وحدود الاعتماد
- أنظمة إدارة العقارات والمحاسبة التي تستخدمها
- نماذج من الكشوف والإشعارات كما تصل إلى المستأجرين اليوم
- مبنى واحد للتجربة الأولى، ومديره
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
أخبرنا كم وحدة ومبنى تدير، وكيف تصلك الطلبات اليوم. نرد عليك بالإصدار الأول الذي نقترحه لمبنى واحد، ومعه عرض. ابدأ محادثة معنا أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
هل البوابة للعقارات السكنية أم التجارية؟
تصلح للنوعين، مع اختلاف في التركيز. فالبوابات السكنية تدور حول الإصلاحات والإيجار والتواصل مع عدد كبير من المستأجرين الأفراد. أما التجارية فتضيف تفاصيل رسوم الخدمات، وعدة جهات اتصال لكل شركة مستأجرة، وتصاريح الأعمال، ودخول الزوار. ويمكن للمحافظ المختلطة أن تتشارك بوابة واحدة تُفعَّل ميزاتها حسب المبنى. ونسألك عمّا تديره قبل أن نرسم أي شاشة.
لدى برنامج إدارة العقارات الذي نستخدمه تطبيق للمستأجرين، فلماذا نبني بوابة؟
استخدمه إن كان يخدم مستأجريك جيداً. يأتينا مديرو العقارات حين لا يحمل تطبيق المورّد علامتهم التجارية، أو يفتقر إلى مسار الطلبات الذي تتطلبه عقودهم، أو لا يغطي جزءاً من محفظتهم مسجلاً في نظام آخر، أو يثير ضيق المستأجرين حتى يعودوا إلى الاتصال بالمكتب. ويمكن أن تعمل البوابة المخصصة فوق أكثر من نظام داخلي.
هل يستطيع المستأجرون دفع الإيجار عبر البوابة؟
نعم، إن أردت ذلك. تمر المدفوعات عبر مزود دفع مرخّص، فيتولى هو بيانات البطاقات والحسابات البنكية، ولا تُخزَّن في البوابة. يرى المستأجر المبلغ المستحق ويتلقى إيصالاً، ويُقيَّد الدفع في نظام المحاسبة أو نظام إدارة العقارات لديك. أما وسائل الدفع المتاحة فتتوقف على بلدك وعلى مزود الدفع.
كيف يشارك المقاولون؟
بأقل جهد ممكن. يتلقى المقاول المهمة عبر رابط، فيرى المشكلة والصور وملاحظات الدخول، ويتفق مع المستأجر على موعد، ثم يرفع تقريره بالصور، ومعه تقدير التكلفة عند الحاجة. ويمكن أن يكون للمقاولين الدائمين حساب يضم كل مهامهم، أما من يعمل معك من حين لآخر فلا يحتاج إلى أكثر من متصفح هاتفه.