ما المقصود بكل خيار
SharePoint هو الجزء من Microsoft 365 الذي يخزّن المستندات وينشر الصفحات للفرق. تُركَّب المواقع فيه من مكتبات وقوائم وأجزاء صفحات جاهزة، ويتبع الوصول دليل مستخدمي شركتك، وتُفتح الملفات في تطبيقات Office التي يستخدمها الناس أصلاً.
أما البوابة المخصصة فتطبيق ويب يُبنى لجمهور محدد ومجموعة محددة من المهام. يسجّل العميل دخوله، فيرى طلباته أو فواتيره أو مستنداته أو حالاته، مسحوبة مباشرة من أنظمتك، ويستطيع أن يدفع أو يطلب أو يوافق دون أن يرسل رسالة بريد إلكتروني.
الخياران في نظرة سريعة
| منصة SharePoint | البوابة المخصصة | |
|---|---|---|
| يتفوق في | المستندات والأخبار ومواقع الفرق للموظفين | الخدمة الذاتية للعملاء أو الشركاء أو الأعضاء |
| تسجيل الدخول | دليل Microsoft الخاص بشركتك، وينضم الأشخاص من الخارج ضيوفاً بدعوة | أي طريقة تختارها، بما فيها البريد الإلكتروني أو الهاتف أو خدمة هوية وطنية |
| ما يستطيعه المستخدمون الخارجيون | يقتصر الضيوف على التعاون الأساسي في ما تشاركه معهم | كل ما تصممه: العرض، والدفع، والحجز، والرفع، والموافقة |
| بيانات أنظمة العمل | قوائم ومكتبات، ومعها موصلات وأدوات Power Platform لما هو أكثر | تُقرأ وتُكتب مباشرة عبر واجهات أنظمتك |
| التصميم | ضمن تخطيطات SharePoint وأجزاء صفحاته، مع امتدادات مخصصة | علامتك، وتخطيطك، ومساراتك |
| الترخيص | مشمول للموظفين في Microsoft 365 | لا ترخيص لكل مستخدم، بل بناء واستضافة وصيانة |
| التشغيل والصيانة | تدير Microsoft الخدمة، ويتولى مسؤولو النظام لديك ضبط المواقع والصلاحيات | تشغّل التطبيق وتحدّثه أنت أو شريكك |
تحدد Microsoft قدرات الضيوف والترخيص، وتراجعها من حين إلى آخر. وقد تحققنا من هذه النقاط في توثيق Microsoft وقت مراجعة هذه المقارنة.
متى يناسبك كل خيار
استخدم SharePoint حين
- يكون الجمهور موظفيك
- يكون المحتوى سياسات ونماذج وأخباراً وملفات مشاريع
- ينبغي أن يحرر الناس المستندات معاً في Office
- تملك أصلاً تراخيص Microsoft 365 للجميع
- يستطيع فريق تقنية المعلومات لديك ضبط المواقع والصلاحيات
ابنِ بوابة مخصصة حين
- يكون الجمهور عملاء أو مورّدين أو أعضاء أو مستأجرين
- يحتاج المستخدمون إلى أرقام من أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو إدارة علاقات العملاء (CRM) أو الفوترة
- يجب أن يتصرفوا: يدفعون فاتورة، أو يقدمون طلباً، أو يوافقون على عرض سعر
- تكون البوابة جزءاً من خدمتك، وينبغي أن تبدو كذلك
- سيسجّل آلاف المستخدمين الخارجيين دخولهم
أين يقع Power Pages
جواب Microsoft عن المواقع التي يستخدمها أشخاص من خارج مؤسستك هو Power Pages، وهو جزء من Power Platform. تُبنى المواقع بأدوات قليلة الشيفرة على بيانات محفوظة في Dataverse، ويسجّل الزوار دخولهم عبر مزود تختاره، وتُشترى السعة بحسب عدد المستخدمين المسجلين أو المجهولين كل شهر.
وهو يناسب المؤسسات التي تشغّل أصلاً Dynamics 365 أو Power Platform، ولديها موظفون يعرفون هذه الأدوات، وتحتاج إلى بوابة قريبة من تلك البيانات. وهو أقل ملاءمة حين تكون بياناتك في أنظمة أخرى، أو حين يجب أن يتجاوز التصميم قوالبه، أو حين تكلف السعة بحسب المستخدمين لجمهور كبير أكثر من امتلاك البرمجية.
الجمع بين الخيارين
الخياران ليسا متنافسين داخل الشركة الواحدة. فالموظفون يواصلون العمل في SharePoint، حيث تُحفظ العقود والمخططات والتقارير. وتعرض بوابة العملاء على كل عميل المستندات المخصصة له بقراءة تلك المكتبات عبر واجهة Microsoft البرمجية، وتقرر البوابة من يرى ماذا.
بهذه الطريقة لا ينسخ أحد الملفات بين الأنظمة، ولا يدخل أحد من الخارج إلى مساحة عملك الداخلية. وتشرح صفحة تطوير بوابات العملاء كيف نبني هذا النوع من الربط.
مثال تطبيقي
شركة هندسية لها حاجتان
الشركة افتراضية، ولديها 150 موظفاً و300 عميل نشط.
- الحاجة الأولىلم يكن الموظفون يجدون أحدث النماذج والمعايير وملفات المشاريع، إذ كانت مبعثرة في محركات أقراص مشتركة.
- القرارSharePoint. فالشركة تملك أصلاً Microsoft 365، والحاجة هي مستندات للموظفين.
- الحاجة الثانيةظل العملاء يرسلون رسائل بريد يطلبون فيها مخططات مشاريعهم وتقارير التفتيش وحالة الفواتير.
- القراربوابة مخصصة. يسجّل كل عميل دخوله، فلا يرى إلا مشاريعه، وينزّل المستندات المعتمدة، ويطّلع على الفواتير من نظام المحاسبة.
شركة واحدة، وجمهوران، وأداتان. وتقرأ البوابة مستنداتها من المكتبات نفسها التي يستخدمها الموظفون.
قائمة تحقق تساعدك على القرار
SharePoint أم بوابة مخصصة
0 من 8 منجزةإن اقتصرت العلامات على البنود الثلاثة الأولى، فهي تشير إلى SharePoint. أما العلامات في البنود الخمسة الأخيرة فتشير إلى بوابة تُبنى لهذا الغرض.
ماذا تفعل الآن
اكتب من سيسجّل الدخول، وأهم ثلاثة أمور يحتاج إلى فعلها. فإن كانت الإجابة موظفين يبحثون عن مستندات، فاضبط ما تملكه أصلاً. وإن كانت عملاء يخدمون أنفسهم، فيمكنك أن تصف لنا البوابة، وسنعرض عليك كيف نبنيها وبأي أنظمة ترتبط.
أسئلة شائعة
هل يستطيع العملاء تسجيل الدخول إلى SharePoint؟
يمكن دعوتهم ضيوفاً، فيفتحون ما تشاركه معهم ويعملون عليه. ويصف توثيق Microsoft الضيوف بأنهم مقصورون على التعاون الأساسي. وهذا يكفي لمشاركة مجلد مع بضعة شركاء، لكنه لا يمنح العملاء مكاناً يحمل علامتك ليروا حسابهم أو يدفعوا أو يقدموا طلباتهم، وهذا ما يقصده معظم الناس ببوابة العملاء.
هل SharePoint مجاني مع Microsoft 365؟
هو مشمول في معظم باقات Microsoft 365 للأعمال والمؤسسات لموظفيك المرخّصين، فلا رسوم إضافية لاستخدامه داخلياً. أما المواقع الموجهة إلى جمهور خارجي فمنتج آخر هو Power Pages، وله ترخيص خاص قائم على السعة. راجع باقتك ودليل الترخيص الحالي من Microsoft قبل أن تفترض أن موقعاً خارجياً مشمول.
هل يمكن لبوابة مخصصة أن تستخدم SharePoint لمستنداتها؟
نعم. فالبوابة تستطيع أن تقرأ من مكتبات SharePoint وتكتب فيها عبر واجهة Microsoft البرمجية، بينما تتولى بنفسها تسجيل دخول العملاء وصلاحياتهم. ويواصل الموظفون حفظ المستندات حيث اعتادوا، ولا يرى العملاء إلا ما تتيحه لهم البوابة. وهذا هو الترتيب الأفضل عادةً للشركات التي تعمل أصلاً داخل Microsoft 365.
متى يكون Power Pages هو الخيار الصحيح؟
حين تكون بياناتك أصلاً في Dataverse أو Dynamics 365، ويعرف فريقك Power Platform، وتطابق احتياجات البوابة ما توفره قوالبه وأدواته قليلة الشيفرة. وفي هذه الحالة يكون أسرع من العمل المخصص. أما حين تكون البيانات في مكان آخر، أو التصميم خاصاً، أو الجمهور كبيراً جداً، فقارن تكلفة سعته الشهرية وحدوده ببوابة مخصصة.