سير العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تتابع هنا مورّداً واحداً من الدعوة حتى اعتماد سجله، ثم حتى أول تذكير بالتجديد. افتح أي خطوة لترى شاشتها. المورّد والمستندات والتواريخ كلها افتراضية، أُعدّت لأغراض العرض.
مورّد جديد
SUP-0841أُرسلت الدعوة- المورّد
- القلعة للطلاءات
- النوع
- مورّد عمليات معالجة، يعمل في الموقع
- المسؤول الداخلي
- مشتريات فئة التشطيب
- الاستبيانات المطلوبة
- الجودة والسلامة والمالية
خارج المسار المعتادإذا كانت الشركة مسجّلة في قائمة المورّدين باسم آخر، يعرض النظام على المشتري التطابق المحتمل قبل إرسال الدعوة.
ملف تأهيلك
4 أقسامبقي قسمان| القسم | الحالة |
|---|---|
| بيانات الشركة | مكتمل |
| استبيان الجودة | مكتمل |
| شهادة التأمين | ناقص |
| البيانات المصرفية | لم يبدأ |
خارج المسار المعتادالمورّد الذي لا يملك شهادة مطلوبة يستطيع أن يذكر ذلك ويشرح السبب، بدلاً من أن يعلق عند خانة رفع الملف.
مراجعة الجودة
SUP-0841طُلب توضيح| البند | الملاحظة |
|---|---|
| شهادة الجودة | سارية، والنطاق مطابق |
| إجابات ضبط العمليات | إجابة واحدة غير واضحة |
| المورّدون الفرعيون | مُدرجون |
خارج المسار المعتادالسؤال المعاد إلى المورّد يفتح تلك الإجابة وحدها من جديد، وتبقى بقية الأقسام معتمدة.
التحقق المالي
SUP-0841تم التحقق- البيانات المصرفية
- مؤكَّدة بمعاودة الاتصال
- التسجيل الضريبي
- مطابَق مع السجل الرسمي
- شروط الدفع
- الشروط القياسية مقبولة
خارج المسار المعتادأي تغيير لاحق في البيانات المصرفية يستلزم تحققاً جديداً، ولا يُطبَّق أبداً بناءً على طلب يصل بالبريد الإلكتروني.
مورّد معتمد
SUP-0841نشط| المستند | التجديد |
|---|---|
| شهادة التأمين | تذكير مجدول |
| شهادة الجودة | تذكير مجدول |
| استبيان السلامة | يُراجَع سنوياً |
خارج المسار المعتادإذا انتهت صلاحية مستند مطلوب دون تجديد، يُنبَّه قسم المشتريات إلى المورّد، ويمكن إيقاف الطلبات الجديدة منه.
من يستخدم البوابة، وما يستطيع كل دور فعله
يمر تأهيل المورّد بعدة أقسام، يهتم كل منها بنوع مختلف من المخاطر. وتتيح البوابة لهذه الأقسام أن تعمل على ملف المورّد نفسه دون أن ينتظر أحدها الآخر.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| مسؤول التواصل لدى المورّد | أقسام ملفه، والطلبات الموجهة إليه، ومواعيد التجديد | يجيب، ويرفع المستندات، ويشرح أي نقص، ويحدّث البيانات |
| مسؤول مشتريات الفئة | المورّدون الذين يتولى ملفاتهم، وموقف كل منهم | يدعو المورّد، ويحدد نوعه، ويتابع النواقص |
| مراجع الجودة | قسما الجودة والسلامة في كل ملف | يعتمد، أو يطلب توضيحاً، أو يرفض |
| المراجع المالي | البيانات المصرفية والضريبية وشروط الدفع | يتحقق من البيانات ويعتمد المورّد للدفع |
| مدير المشتريات | مسار التأهيل كاملاً والبنود المتأخرة | يمنح الاعتماد النهائي ويوافق على الاستثناءات |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
نادراً ما يطابق المورّدون الحقيقيون النموذج تماماً. والحالات التالية هي التي تحدد إن كانت البوابة ستسرّع التأهيل فعلاً، أم ستنقل الاختناق إلى موضع آخر فحسب.
| الحالة | ما يفعله النظام | من يقرر |
|---|---|---|
| المورّد مسجّل مسبقاً | يعرض السجل المكرر المحتمل قبل إرسال الدعوة | مسؤول مشتريات الفئة |
| لا يملك المورّد الشهادة | يقبل شرحاً من المورّد ويحيله لاتخاذ قرار | مراجع الجودة |
| مورّد عاجل وملفه غير مكتمل | يسمح باعتماد مشروط لمدة محددة | مدير المشتريات |
| تغيّرت البيانات المصرفية | يبدأ تحققاً جديداً قبل أي دفعة | المراجع المالي |
| انتهت صلاحية مستند | يضع تنبيهاً على المورّد، ويستطيع إيقاف الطلبات الجديدة منه | مدير المشتريات |
| المورّد لا يستجيب | يرسل تذكيرات وفق جدول، ثم يُبلغ المسؤول الداخلي | مسؤول مشتريات الفئة |
الأنظمة التي ترتبط بها البوابة
لا بد أن يكون للمورّد المعتمد سجل في الأنظمة التي تشتري منه وتدفع له. تسلّم البوابة السجل المكتمل إلى تلك الأنظمة، وتتلقى منها حالته.
| النظام | البيانات المتبادلة | الاتجاه |
|---|---|---|
| نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو نظام المشتريات | سجل المورّد المعتمد وحالته | في الاتجاهين |
| نظام حفظ المستندات | الشهادات والمستندات الموقّعة، محفوظة وفق قواعد الاحتفاظ لديك | من البوابة |
| الاستعلام من السجل التجاري | بيانات التسجيل لمقارنتها بالإجابات | إلى البوابة |
| البريد الإلكتروني | الدعوات والتذكيرات وطلبات التوضيح | من البوابة |
| تسجيل الدخول الموحد (SSO) | دخول موظفيك بصفتهم مراجعين | إلى البوابة |
ما يتضمنه الإصدار الأول
أنواع المورّدين ونماذجهم
مجموعات أسئلة وقوائم مستندات لكل نوع من المورّدين، يعدّلها فريقك دون الحاجة إلى مطوّر.
مساحة المورّد
مساحة يدخلها المورّد بحسابه، فيستكمل الأقسام، ويرفع المستندات، ويرى ما بقي عليه.
مراجعات متوازية
قوائم عمل للجودة والمالية والمشتريات، يعتمد كل منها أقسامه مع ملاحظاته.
أسئلة تُعاد إلى المورّد
سؤال يُعاد بشأن إجابة واحدة أو مستند واحد، مع حفظ المراسلات في ملف المورّد.
متابعة تواريخ الانتهاء
تواريخ تُقرأ من الشهادات ووثائق التأمين، وتذكيرات للمورّدين، وعرض لما تقترب صلاحيته من الانتهاء.
التسليم إلى نظام ERP
إنشاء المورّد في نظام ERP بمجرد اعتماده، مع نقل أي تغيير لاحق في حالته.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- إعادة تقييم دورية للمورّدين الحاليين
- بطاقات أداء تغذيها بيانات التوريد والجودة
- جدولة عمليات التدقيق وتسجيل نتائجها
- حفظ العقود واتفاقيات الأسعار
- التحقق من قوائم العقوبات عبر مزوّد خدمة متخصص
ما نحتاج إليه منك
- استبياناتك وقوائم المستندات الحالية، لكل نوع من المورّدين
- خطوات الاعتماد كما تجري فعلاً، بما فيها الخطوات غير الرسمية
- نسخة تجريبية من نظام ERP، والحقول التي يحتاجها سجل المورّد
- قواعدك للاعتماد المشروط ولإيقاف التعامل مع مورّد
- مراجع من الجودة وآخر من المالية، يشاركان في تصميم قوائم عملهما
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
شاركنا النماذج وجداول البيانات التي تستخدمها اليوم لتأهيل المورّدين. ومنها نستطيع أن نرسم المراحل، ونبيّن لك أين تغيّر البوابة طريقة العمل، ثم نُعدّ عرضاً. ابدأ محادثة معنا أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
هل تحل البوابة محل وحدة المورّدين في نظام ERP لدينا؟
لا. يبقى نظام ERP المكان الذي يُسجَّل فيه المورّد المعتمد ويُدفع له منه. ومعظم هذه الأنظمة تفترض أن السجل مكتمل أصلاً حين يُدخله أحدهم. أما البوابة فتغطي المرحلة السابقة، حين تُجمع المعلومات وتُقيَّم، والمرحلة اللاحقة، حين يجب أن تبقى المستندات سارية. والنظامان مترابطان، فلا يُدخل شيء مرتين.
كيف تحمون البيانات المصرفية وغيرها من البيانات الحساسة؟
الحقول الحساسة مشفّرة، ولا تظهر إلا لدور المالية، ويُسجَّل في سجل التدقيق كل اطلاع عليها أو تعديل فيها. وأي تغيير في البيانات المصرفية يبدأ تحققاً جديداً، لأن تغيير بيانات الدفع طريقة شائعة في الاحتيال. ويدخل موظفوك عبر نظام تسجيل الدخول المعتمد لديك. ونتفق على الضوابط التفصيلية مع فريق الأمن لديك أثناء التصميم.
هل يستطيع المورّدون استخدام البوابة دون تدريب؟
هذا هو الهدف، فالمورّد قد لا يستخدمها إلا مرة واحدة. يرى كل مورّد قائمة قصيرة من الأقسام، وأسئلة واضحة، وأمثلة على المستندات المقبولة، وما بقي ناقصاً. ويستطيع أن يغادر ثم يعود ليكمل. وإذا كان سؤال لا ينطبق عليه، أمكنه أن يذكر ذلك. ونختبر النماذج مع عدد قليل من المورّدين الحقيقيين قبل الإطلاق، فيزول معظم الالتباس.
وماذا عن المورّدين الذين نتعامل معهم حالياً؟
يمكن إدخالهم تدريجياً. يُستورد المورّدون الحاليون مع ما لديك من بياناتهم، ولا يُطلب من كل منهم إلا ما ينقص ملفه أو ما تقترب صلاحيته من الانتهاء. وكثير من الشركات تبدأ بالمورّدين الجدد، ثم تدعو الحاليين فئةً بعد فئة. وبعد ذلك تُبقي التذكيرات نفسها كل ملف محدّثاً، وهذه غالباً الفائدة الكبرى لشركة لديها قاعدة مورّدين راسخة.