مواعيد تُحجز وتُدار في محادثة
يتيح ربط الحجوزات عبر WhatsApp للعميل أن يرتب موعده برسالة إلى رقم شركتك. تعرض عليه محادثة موجَّهة الخدمات والأوقات المتاحة كما تُقرأ من نظام حجوزاتك، ثم تسجّل اختياره وتكتب الموعد في النظام. وتُرسل التذكيرات في صورة قوالب معتمدة فيها أزرار للتأكيد أو تغيير الموعد أو الإلغاء، ويحدّث كل رد التقويم فوراً. نبني على Cloud API من Meta وعلى واجهة نظام الحجوزات الذي تستخدمه.
تناسب هذه الخدمة العيادات والصالونات ومراكز الخدمة وكل نشاط يطلب عملاؤه المواعيد برسائل، ويدخلها موظفوه يدوياً. وللمنصة قواعد تحدد شكل التصميم. فالتذكيرات رسائل تبدأها الشركة، لذلك تحتاج إلى قالب معتمد وموافقة العميل، وتتقاضى Meta رسوماً عليها. أما كل ما هو حساس، مثل التفاصيل الطبية، فيبقى خارج المحادثة داخل نظامك.
التوافر الفوري
تُقرأ الأوقات المتاحة من نظام حجوزاتك لحظة السؤال، بحسب الخدمة والفرع والموظف المختارين، فلا يُعرض موعد محجوز.
مسار حجز موجَّه
تقود الأزرار والقوائم العميل عبر الخدمة والمكان واليوم والوقت بنقرات قليلة، ويفهم النظام الإجابات المكتوبة حين يفضّل العميل الكتابة.
التأكيد وتغيير الموعد
تحمل رسائل التذكير أزراراً للتأكيد أو النقل أو الإلغاء، ويحدّث كل اختيار الموعد، فيُحرَّر الوقت أو يُشغل دون تدخل موظف الاستقبال.
التحويل إلى الموظفين
الطلب الذي لا يستطيع المسار معالجته، أو العميل الذي يطلب التحدث إلى شخص، ينتقل إلى موظف الاستقبال مع المحادثة حتى تلك اللحظة ومواعيد العميل القادمة.
متابعة من لم يحضر
يمكن أن يطلق الموعد الفائت رسالة مهذبة واحدة تعرض إعادة الحجز، لا تُرسل إلا إلى العملاء الذين وافقوا على ذلك، وتُسجَّل على الموعد.
الموافقة والخصوصية
تُسجَّل موافقة العميل بتاريخها، ولا تحمل الرسائل إلا التفاصيل اللازمة لتحديد الموعد، وينهي طلب الإيقاف كل التذكيرات فوراً.
ما تتسلّمه منّا
- تصميم محادثة الحجز
- قوالب مقدَّمة للاعتماد
- خدمة ربط مع شيفرتها المصدرية
- ربط فوري بتقويمك
- مسار التذكير والتأكيد
- قواعد التحويل إلى موظفي الاستقبال
- تقرير عن الحجوزات وحالات عدم الحضور
- دليل تشغيل وتدريب للموظفين
طريقة عملنا
- 01
دراسة مكتب الاستقبال
نراقب كيف تُطلب المواعيد وتُدخل اليوم، ونحصر الخدمات والقواعد التي تجعل الموعد صالحاً، ونتفق على الطلبات التي تعالجها المحادثة وتلك التي تذهب إلى شخص.
- 02
فحص الأنظمة
نختبر واجهة نظام الحجوزات في قراءة التوافر وكتابة المواعيد، ونسجّل رقم شركتك على المنصة، ونقدّم القوالب للاعتماد.
- 03
بناء المسار
نبني الحجز والتذكيرات وتغيير المواعيد والتحويل، ونختبرها على نسخة من تقويمك، بما في ذلك اختيار عميلين للموعد نفسه وفرع يغلق مبكراً.
- 04
إطلاق تدريجي
يبدأ المسار بفرع واحد أو خدمة واحدة، ويظل موظفو الاستقبال يتابعون المحادثات، ونعدّل الصياغة والقواعد قبل إضافة بقية المواقع.
التقنيات التي نستخدمها
| المجال | التقنيات |
|---|---|
| جانب WhatsApp | Cloud API، Webhooks، الرسائل التفاعلية، قوالب الرسائل |
| جانب الحجوزات | واجهات أنظمة الحجز، Google Calendar API، Microsoft Graph للتقويم، واجهات الجدولة المخصصة |
| خدمة الربط | Node.js، TypeScript، PostgreSQL، قوائم الرسائل |
| التشغيل | سجلات المحادثات، حالة القوالب، تقارير عدم الحضور، التنبيهات |
موظفو الاستقبال يقضون يومهم في إدخال حجوزات الرسائل
يطلب العملاء مواعيدهم عبر WhatsApp، وينسخ الموظفون كل طلب إلى التقويم بين المكالمات. وتُرسل التذكيرات يدوياً أو تُنسى. وتصل الإلغاءات متأخرة، فتبقى المواعيد شاغرة، ولا يستطيع أحد أن يقول كم حجزاً جاء عبر الرسائل.
- العيادات وعيادات الأسنان
- الصالونات ومراكز التجميل
- مراكز صيانة السيارات
- شركات الخدمات المنزلية
- مراكز اللياقة والعافية
- الأنشطة ذات الفروع المتعددة
أسئلة شائعة
هل تسجّل المحادثة الحجز في تقويمنا مباشرة؟
نعم، حين يوفر نظام الحجوزات واجهة لقراءة الأوقات المتاحة وإنشاء المواعيد، وهذا أول ما نختبره. تقرأ المحادثة التوافر لحظياً، وتكتب الموعد لحظة تأكيد العميل. وإذا لم تكن للنظام واجهة، يمكننا الاحتفاظ بالطلبات ليقبلها موظفو الاستقبال، لكن ذلك يذهب بكثير من الفائدة، ونقول لك هذا بوضوح.
ما الذي يمنع عميلين من حجز الموعد نفسه؟
يُنشأ الموعد في نظام حجوزاتك، وهو المرجع الوحيد، ويُفحص الوقت مرة أخرى لحظة التأكيد. فإذا سبق إليه عميل آخر أو موظف استقبال قبل لحظة، تعتذر المحادثة وتعرض أقرب الأوقات المتاحة. ولا يتلقى العميل أي تأكيد حتى يقبل نظام الحجوزات الموعد.
هل تسمح منصة WhatsApp بتذكيرات المواعيد؟
نعم، في صورة رسائل قوالب معتمدة تُرسل إلى العملاء الذين وافقوا عليها. وتضع وثائق Meta هذه التذكيرات في فئة رسائل الخدمة، وتتقاضى رسوماً عن كل رسالة مسلَّمة بأسعار تختلف من بلد إلى آخر. ونُبقي التذكيرات في حدود المعلومات، لأن القالب الذي يبدو ترويجياً قد يُعاد تصنيفه أو يُرفض، ونبلغك بتكلفة كل منها.
هل تصلح الخدمة لحجز المواعيد الطبية أيضاً؟
لترتيب الوقت، نعم، مع الحذر. ينبغي ألا تحمل المحادثة أي معلومات سريرية، وما يُعدّ بيانات صحية في الرسالة يختلف من بلد إلى آخر. لذلك نقصر الرسائل على الموعد نفسه، ونُبقي التفاصيل داخل نظامك، ونراجع الصياغة والموافقة مع مستشار حماية البيانات لديك قبل أن تبدأ العيادة استخدام الخدمة.
هل يظل بإمكان العملاء الحجز بالهاتف أو عبر الموقع؟
بالطبع. المحادثة باب إضافي إلى التقويم نفسه، إلى جانب الهاتف وموقعك ومكتب الاستقبال. ولأن كل قناة تكتب في نظام حجز واحد، يبقى التوافر صحيحاً أياً كانت القناة التي يستخدمها العميل. ويجد كثير من الشركات أن الرسائل تستوعب الحجوزات المعتادة، وتترك الهاتف للمحادثات التي تحتاج إلى شخص.