لماذا يحتاج نظام ERP إلى الأسئلة قبل البرمجيات
نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) هو النظام الذي تقوم عليه أعمال الشركة: الطلبات، والمخزون، والمشتريات، والإنتاج، والمشاريع، والمالية، والموظفون. وبناء نظام مخصص منه مهمة كبيرة، والمشاريع التي تخيّب الآمال تتشابه غالباً في بدايتها: شخص كتب قائمة بالوحدات، وشركة قدّمت عرض سعر على أساسها، ثم اكتُشف كيف تعمل الشركة فعلاً في أثناء التطوير، بأعلى تكلفة ممكنة.
تنقل الأسئلة التالية هذا التعلّم إلى البداية. ويُفترض أن يجيب عنها من يؤدون العمل، في ورش عمل ومن خلال الملاحظة المباشرة، لا مدير واحد من خلف مكتبه. وإن كان من الممكن أن يناسبك نظام ERP جاهز، فأجب عنها على أي حال: تبيّن مقارنتنا بين نظام ERP المخصص وتنفيذ نظام Odoo كيف تحسم الإجابات نفسها هذا الخيار.
أسئلة عن الأهداف والحدود
- 01
ما الذي يجب أن يتغير حين ينتهي المشروع؟
ما تحدده الإجابةمقياس النجاح. فتقليل حالات نفاد المخزون، وتسريع إقفال نهاية الشهر، وتوحيد بيانات العملاء في نسخة واحدة، كلها أهداف. أما امتلاك نظام ERP فليس هدفاً.
- 02
ما الذي تعجز عنه الشركة اليوم؟
ما تحدده الإجابةالأولوية. فالوحدة التي تزيل أسوأ عائق تأتي أولاً في العادة.
- 03
ما الذي يعمل جيداً ويجب ألا يتضرر؟
ما تحدده الإجابةالحدود. فبعض جداول البيانات وعادات العمل جيدة، واستبدالها يضيف مخاطر بلا فائدة.
- 04
من يرعى المشروع، ومن يحسم الخلافات؟
ما تحدده الإجابةهل ستُتخذ القرارات أصلاً. فالعمل على نظام ERP يمتد عبر الإدارات، ولا بد من شخص قادر على حسم الخلافات بينها.
- 05
ما نطاق الميزانية والمدى الزمني الواقعيان؟
ما تحدده الإجابةحجم ما يمكن إنجازه في المرحلة الأولى.
أسئلة عن كل إجراء
في كل مجال يشمله النطاق، تتبّع حالة حقيقية واحدة من بدايتها إلى نهايتها مع من يتولونها: طلب حديث، أو عملية شراء حديثة، أو أمر إنتاج حديث. ثم اسأل: ماذا يحدث حين تسوء الأمور؟
| المجال | تتبّع هذه الحالة | ثم اسأل |
|---|---|---|
| المبيعات والطلبات | طلب من الاستفسار حتى الفاتورة | كيف تُحدَّد الأسعار والخصومات وحدود الائتمان؟ وماذا يحدث لطلب سُلِّم جزء منه فقط؟ |
| المشتريات | عملية شراء من الطلب حتى الدفع | من يعتمد، وعند أي مبالغ؟ وكيف تُطابَق الشحنات المستلمة مع أوامر الشراء والفواتير؟ |
| المخزون والمستودع | صنف من الاستلام حتى الشحن | كم موقعاً للتخزين؟ هل هناك دفعات وأرقام تسلسلية وتواريخ انتهاء؟ وكيف يُجرى الجرد والتصحيح؟ |
| الإنتاج أو المشاريع | أمر عمل من التخطيط حتى الإنجاز | كيف تُسجَّل المواد والعمالة والوقت؟ وماذا يحدث حين تتغير الخطة في منتصف العمل؟ |
| المالية | إقفال نهاية الشهر | أي القيود تُدخل يدوياً؟ وما الذي يصححه المحاسب كل شهر؟ |
| الموارد البشرية | موظف جديد، وطلب إجازة، وإعداد كشف الرواتب | أي القواعد يفرضها القانون، وأيها من سياسة الشركة؟ |
أثمن سؤال في كل ورشة عمل هو: ما الذي تحتفظ به في جدول بيانات خاص بك، ولماذا؟ فالإجابة تكشف أين يقصّر النظام الحالي، وما الذي يجب أن يفعله النظام الجديد.
أسئلة عن البيانات والأنظمة المرتبطة
- البيانات الرئيسية. أين تُحفظ اليوم قوائم العملاء والموردين والأصناف والأسعار؟ وكم نسخة منها موجودة؟ ومن يحق له إنشاء سجل أو تعديله؟
- الرموز والوحدات. هل تتبع رموز الأصناف ووحدات القياس والرموز الضريبية نظاماً متسقاً، أم تحتاج إلى توحيد وترتيب أولاً؟
- البيانات التاريخية. كم من البيانات السابقة يجب أن يتوفر في النظام الجديد، وكم منها يمكن أن يبقى في الأرشيف؟
- الأنظمة التي تبقى. برنامج المحاسبة، ونظام الرواتب، والمتجر الإلكتروني، ونظام الماسحات في المستودع، والربط مع البنوك، والبوابات الحكومية لتقديم التقارير. ما الذي يجب تبادله مع كل منها، وكم مرة؟
- المرجعية. لكل نوع من السجلات المشتركة بين الأنظمة، أي نظام هو المرجع حين تختلف البيانات؟
- إمكانية الربط. هل يوفر كل نظام من الأنظمة الباقية طريقة موثقة للربط، ضمن الباقة التي تدفع مقابلها؟
المتطلبات النظامية، كقواعد الفوترة الضريبية وقواعد الرواتب ومكان حفظ البيانات، تختلف من بلد إلى آخر وتتغير مع الوقت. اكتب قائمة بما ينطبق منها عليك، واطلب من محاسبك أو مستشارك القانوني تأكيدها، فشركة البرمجيات يجب أن تبني وفق متطلباتك المؤكدة، لا أن تخمّنها.
أسئلة عن الأشخاص والتغيير
يغيّر نظام ERP العمل اليومي لمعظم موظفي الشركة. والمشاريع التي تتعامل مع ذلك على أنه دورة تدريبية في النهاية تواجه مقاومة تبدو كأنها فشل في البرنامج.
- 01
من سيستخدم كل جزء، وأين؟
على مكتب، أو في أرض المستودع وجهاز المسح في يده، أو على هاتف في موقع العميل. وبيئة الاستخدام تحدد شكل التصميم.
- 02
من الخبراء غير الرسميين؟
في كل إدارة شخص يلجأ إليه الآخرون بأسئلتهم، ومشاركته تحسم نجاح تبنّي النظام أو فشله.
- 03
ما الذي سيتوقف الموظفون عن فعله؟
إن لم يُلغَ شيء، صار النظام الجديد عبئاً إضافياً. سمِّ جداول البيانات والنماذج الورقية التي ستتوقف.
- 04
كيف سيجري الانتقال؟
مجالاً بعد مجال، وموقعاً بعد موقع، مع فترة يعمل فيها النظامان القديم والجديد معاً. أما انتقال الشركة كلها دفعة واحدة فهو الخيار الأخطر.
- 05
من يتولى النظام بعد ذلك؟
مسؤول داخلي عن كل وحدة، وترتيب واضح للدعم الفني للبرنامج.
مثال تطبيقي
مرحلة الاستكشاف لدى موزع مواد غذائية
هذا مثال افتراضي يوضح كيف تتحول الإجابات إلى مرحلة أولى. موزع مواد غذائية يدير عمله ببرنامج محاسبة، وجدول بيانات للمستودع، وكمّ كبير من الرسائل.
- الهدفالتوقف عن بيع مخزون سبق أن وُعد به عميل آخر أو انتهت صلاحيته. فإقفال نهاية الشهر والمشتريات بطيئان أيضاً، لكن هذا هو العائق الذي يُفقد الشركة عملاءها.
- الإجراءاتتتبّع طلب واحد يكشف أن موظفي المبيعات يراجعون جدول بيانات يُحدَّث مرتين في اليوم، وأن الدفعات وتواريخ الانتهاء تُتابَع على الورق في غرفة التبريد.
- البياناتهناك ثلاث قوائم للأصناف برموز مختلفة. والوحدات مختلفة أيضاً: المبيعات تبيع بالكرتونة، والمستودع يعدّ بالمنصّات، والمشتريات تشتري بالوزن.
- الأنظمةيبقى برنامج المحاسبة، وله واجهة برمجة موثقة. وستُنشأ الفواتير فيه انطلاقاً من الطلبات المؤكدة.
- الوحدة الأولىالمخزون مع الدفعات وتواريخ الانتهاء، وإدخال الطلبات بحيث يُحجز المخزون فوراً. أما المشتريات والتقارير فمخطط لها في المرحلتين الثانية والثالثة.
قبل أي تطوير، يقضي الموزع شهراً في الاتفاق على قائمة أصناف واحدة ومجموعة واحدة من الوحدات. هذا العمل الذي لا يلفت الأنظار هو ما يجعل الوحدة الأولى ممكنة، ومرحلة الاستكشاف هي التي كشفت الحاجة إليه.
اختر الوحدة الأولى بناءً على الإجابات
وحدة أولى مناسبة
- تزيل العائق الذي تشعر به الشركة أكثر من غيره
- لها مسؤول واضح يريدها
- تعتمد على عدد قليل من المجالات الأخرى
- يمكن تشغيلها إلى جانب الأنظمة الحالية
- تحقق نتيجة ملموسة خلال المرحلة الأولى
وحدة أولى غير مناسبة
- اختيرت لأنها الأسهل في البناء
- لا تفيد إلا بوجود كل الوحدات الأخرى
- تتبع إدارة لا تريدها
- تشترط أن تكون البيانات الرئيسية كلها مثالية أولاً
- تحل محل شيء يعمل جيداً أصلاً
تتيح لك أداة تخطيط وحدات نظام ERP ترتيب مجالات عملك وفق هذه المعايير، وتُعدّ لك ملخصاً تحمله معك إلى ورشة الاستكشاف.
قائمة التحقق لمرحلة الاستكشاف
قائمة التحقق لاستكشاف نظام ERP مخصص
0 من 11 منجزةماذا تفعل الآن
اختر المجال الذي يسبب لك أكبر المتاعب، وتتبّع فيه حالة حقيقية واحدة هذا الأسبوع، مدوّناً كل خطوة، وكل انتقال للعمل من شخص إلى آخر، وكل جدول بيانات. فهذه الجولة الواحدة ستخبرك أكثر مما تخبرك به أي قائمة وحدات.
تشرح صفحة تطوير أنظمة ERP مخصصة كيف ندير مرحلة الاستكشاف ونبني على مراحل. أخبرنا بالمجال الذي تريد أن تبدأ به، وسنخبرك بما نحتاج إلى الاطلاع عليه.
أسئلة شائعة
كم تستغرق مرحلة الاستكشاف لنظام ERP؟
يعتمد ذلك على عدد المجالات التي يشملها النطاق، وعلى مدى تفرغ من يؤدون العمل. فاستكشاف مجال أو مجالين قد يكون قصيراً، أما المراجعة الشاملة للشركة كلها فتستغرق وقتاً أطول بكثير. ومن المعقول أن تُجري استكشافاً كاملاً للوحدة الأولى، ومسحاً أخف لبقية المجالات، ثم تتعمق في كل مجال حين يحين دوره.
هل نستبدل كل شيء دفعة واحدة؟
يكاد الجواب يكون دائماً: لا. فالأنسب أن يُبنى نظام ERP المخصص ويُعتمد وحدةً بعد وحدة، إلى جانب الأنظمة الموجودة لديك، بحيث تثبت كل وحدة جدواها قبل البدء في التالية. أما الانتقال الشامل دفعة واحدة فيجمع كل المخاطر في يوم واحد. كما يتيح التسليم على مراحل أن تبدأ الوحدات الأولى في رد قيمتها بينما تُبنى الوحدات اللاحقة.
هل نحتاج إلى نظام ERP مخصص، أم يكفينا نظام جاهز؟
إن كانت إجراءاتك قريبة من المعتاد، فالنظام الجاهز المهيّأ جيداً أسرع وأقل تكلفة في الغالب. أما النظام المخصص فله ما يبرره حين يكون أحد إجراءاتك الأساسية غير مألوف ويمنحك ميزة، أو حين تحتاج المنتجات الجاهزة إلى تعديلات كبيرة، أو حين لا تناسب تكاليف التراخيص حجم شركتك. وإجابات مرحلة الاستكشاف تنفعك في المسارين.
من يجب أن يشارك من جهتنا في مرحلة الاستكشاف؟
راعي المشروع، ومسؤول عن كل مجال يشمله النطاق، والأشخاص الذين يؤدون العمل فعلاً في تلك المجالات، ومن يتولى الأنظمة الحالية، ومحاسبك للأسئلة المالية والنظامية. فالجلسات التي يحضرها المديرون وحدهم تُنتج الإجراء الرسمي، أما الجلسات التي تضم من يعملون على المكاتب فتُنتج الإجراء الحقيقي.
ماذا يجب أن نتسلم في نهاية مرحلة الاستكشاف؟
وصفاً لكل إجراء كما سيعمل، ونموذجاً للبيانات في خطوطه العريضة، وقائمة بعمليات الربط مع اتجاه كل منها، ونطاق الوحدة الأولى، وخطوطاً عريضة للمراحل اللاحقة، والمخاطر مع طريقة التعامل مع كل منها، وتقديراً للتكلفة مع الافتراضات التي يقوم عليها. ويجب أن تستطيع أي شركة كفؤة الاعتماد على هذه المخرجات، لا من أعدّها فقط.