ما الغرض من مرحلة الاستكشاف
معظم المشاريع البرمجية التي تتجاوز ميزانيتها لم تُحدَّد كما ينبغي في بدايتها. فقد قدّر أحدهم تكلفة قائمة من الميزات دون أن يعرف من سيستخدمها، أو ما الأنظمة القائمة المعنية، أو أي نصف من القائمة هو المهم فعلاً. والاستكشاف مرحلة قصيرة ومدروسة تحلّ فيها القرارات محل هذه التخمينات، قبل أن يبدأ العمل المكلف.
ويأخذ الاستكشاف أشكالاً مختلفة: يوماً واحداً مكثفاً لمنتج صغير، أو بضعة أسابيع من المقابلات ورسم مسارات العمل وبناء النماذج الأولية لمنتج معقد. والشكل أقل أهمية من النتيجة. ففي النهاية، يجب أن يحمل من يموّلون المشروع ومن يبنونه الصورة نفسها عما سيُبنى أولاً ولماذا.
ما يجب أن تتسلمه
| المُخرَج | ما يتضمنه | كيف تحكم عليه |
|---|---|---|
| المشكلة والأهداف | المشكلة في فقرة واحدة، وكيف سيُقاس النجاح | هل سيوقّع عليها كل أصحاب المصلحة؟ |
| المستخدمون ومسارات العمل | من يستخدم المنتج، وخطوات مهامهم الرئيسية | هل يستطيع شخص جديد أن يتتبع حالة من بدايتها إلى نهايتها؟ |
| نطاق الإصدار الأول | ما يدخل فيه، وما ينتظر، وما يخرج منه | هل قائمة ما يخرج محددة بقدر قائمة ما يدخل؟ |
| الشاشات الرئيسية أو النموذج الأولي | قدر من التصميم يكفي لإظهار كيف يبدو مسار العمل الرئيسي عند استخدامه | هل تفاعل معه مستخدمون أو موظفون حقيقيون؟ |
| النهج التقني | مخطط عام للبنية التقنية، والتكاملات، والبيانات، والاستضافة | هل المجهول مسمّى، لا مخفي؟ |
| المخاطر والافتراضات | ما قد يغيّر الخطة، مع طريقة التعامل مع كل منها | هل دُوّن شيء غير مريح؟ |
| التقدير والخطة | نطاقات للتكلفة والمدة للإصدار الأول، مرحلةً مرحلة | هل يذكر ما الذي قد يجعله خاطئاً؟ |
اسأل قبل بدء الورشة هل ستُسلَّم إليك المخرجات لتستخدمها مع أي شركة. فالاستكشاف الذي لا يفهم نتائجه إلا من أعدّوه عملية بيع، لا خدمة.
ابحث عن القرارات لا عن الملاحظات
أسهل استكشاف يمكن إجراؤه هو الذي يسجل كل ما قاله الجميع، فيُنتج مستنداً سميكاً ولا يُحرز أي تقدم. أما الاستكشاف المفيد فيفرض الاختيار، والدليل عليه ما حُذف.
علامات الاستكشاف الحقيقي
- ميزات حُذفت أو أُجّلت، مع ذكر الأسباب
- خلاف بين إدارتين حُسم
- افتراض اختُبر فتبيّن أنه خاطئ
- التقدير نطاق، مع أسباب اتساعه
- سؤال أو سؤالان ما زالا مفتوحين، مع إشارة واضحة إلى ذلك
علامات ورشة اكتفت بالاستماع
- كل طلب دخل في النطاق
- الملخص يكرر الموجز الأصلي
- لا ذكر لأي مخاطر
- رقم واحد دقيق بلا افتراضات
- الخطوة التالية ببساطة توقيع عقد البناء
مثال تطبيقي
استكشاف لمنتج خاص بالتفتيش الميداني
هذا مثال افتراضي. شركة هندسية تريد تطبيقاً يسجل فيه المفتشون زياراتهم الميدانية، وتأتي بقائمة من أربعين ميزة.
- مسارات العملمرافقة مفتشَين طوال صباح واحد تكشف أن معظم وقتهما يذهب في التصوير وفي إعادة كتابة الملاحظات في المكتب. فكتابة التقارير، التي لم تكن في قائمة الميزات، هي المشكلة الحقيقية.
- النطاقيصبح الإصدار الأول تسجيلاً للبيانات دون اتصال مع الصور، وتقريراً يُولَّد آلياً. وتنتقل الجدولة والفوترة وبوابة العملاء إلى مراحل لاحقة. وتتقلص قائمة الأربعين إلى إحدى عشرة ميزة.
- المخاطرةنظام المستندات لدى الشركة لا يملك واجهة منشورة للربط. فيختبر الاستكشاف طريقاً للتصدير، ويسجله افتراضاً مع بديل احتياطي.
- التقديرنطاق لتكلفة الإصدار الأول على ثلاث مراحل، مع تسعير الربط بنظام المستندات منفصلاً لأنه الجزء الأقل يقيناً.
تعرض الشركة المخرجات على شركتين أخريين للمقارنة، فتستطيع كلتاهما تسعيرها دون ورشة إضافية، وتقع أرقامهما داخل النطاق، وهذا أقوى دليل على أن الاستكشاف كان سليماً.
من يجب أن يحضر الورشة
يفشل الاستكشاف بصمت حين يحضره الأشخاص الخطأ. فكبار المسؤولين الراعين للمشروع يصفون كيف يُفترض أن يسير العمل، أما من يؤدونه فيعرفون كيف يسير فعلاً، وفي الفجوة بين الاثنين تكمن المتطلبات.
- 01
شخص يملك القرار
لماذا نحتاج إليهمقرارات النطاق تحتاج إلى مسؤول له صلاحية على الميزانية والأولويات، يحضر عند اتخاذ القرارات، لا في الجلسة الافتتاحية فقط.
- 02
من يؤدون العمل اليوم
لماذا نحتاج إليهماثنان أو ثلاثة ممن يستخدمون الإجراء الحالي، بينهم واحد متشكك. فهم يعرفون الاستثناءات.
- 03
من يدير الأنظمة القائمة
لماذا نحتاج إليهمأسئلة الربط تحتاج إلى شخص يستطيع أن يقول ما تستطيع الأدوات الحالية تقديمه وما لا تستطيع.
- 04
مصمم ومهندس من جهة المورّد
لماذا نحتاج إليهمالتصميم دون هندسة يَعِد بما لا يمكن بناؤه، والهندسة دون تصميم تحل المشكلة الخطأ.
ما الذي يمكنك فعله بالنتيجة
الاستكشاف المكتمل يفتح أمامك ثلاثة خيارات مشروعة، والمورّد الجيد يعرضها عليك كلها.
- ابنِ الإصدار الأول. حين يكون النطاق واتجاه التصميم والتقدير متفقاً عليها، يمكن أن يبدأ التطوير بمفاجآت أقل بكثير.
- اطرحه في مناقصة. استخدم المخرجات أساساً لطلب تقديم العروض، وقارن بين عدة شركات على قدم المساواة.
- توقف، أو غيّر الاتجاه. أحياناً يكشف الاستكشاف أن منتجاً جاهزاً يفي بالغرض، أو أن مبررات المشروع ضعيفة. وهذه نتيجة ناجحة، وقليلة التكلفة.
شروط ملكية المخرجات وترخيصها تحددها اتفاقية المشروع، لذلك اقرأ هذا البند قبل أن تبدأ إن كنت تنوي مشاركة المخرجات مع شركات أخرى.
قائمة للحكم على مرحلة الاستكشاف
قائمة التحقق من مخرجات الاستكشاف
0 من 10 منجزةماذا تفعل الآن
إن عرضت عليك شركة مرحلة استكشاف، فاطلب أن ترى نموذجاً من مخرجات استكشاف سابق بعد حجب بيانات العميل، وقارنه بالجدول أعلاه. وإن كنت تستعد لواحدة، فإن أداة بناء متطلبات البرمجيات المخصصة لدينا تساعدك على تدوين أفكارك أولاً، فتقصر الورشة.
تشرح صفحة ورش استكشاف المنتج طريقة إدارتنا لها. حدّثنا عن مشروعك، وسنقول لك بصراحة هل يحتاج إلى ورشة أم لا.
أسئلة شائعة
هل تستحق ورشة الاستكشاف ما يُدفع فيها؟
في المشاريع ذات الحجم الحقيقي، نعم في الغالب، لأن تكلفة بناء الشيء الخطأ أعلى بكثير من تكلفة استكشاف قصير. أما العمل الصغير الواضح فقد لا يحتاج إليها، والشركة الجيدة تقول لك ذلك. والمعيار هو: هل ما زالت هناك أسئلة مهمة مفتوحة عن المستخدمين أو النطاق أو الأنظمة؟
كم يستغرق الاستكشاف؟
يختلف ذلك بحسب تعقيد المنتج وعدد من يجب استشارتهم، من جلسة مكثفة واحدة لمنتج صغير إلى مرحلة منظمة أطول لنظام فيه عدة فئات من المستخدمين وعدة تكاملات. واحذر من صيغة ثابتة تُباع لكل عميل أياً كان مشروعه. فالمدة يجب أن تتبع عدد الأسئلة المفتوحة.
هل يمكن أن نستخدم مخرجات الاستكشاف مع شركة أخرى؟
ينبغي أن تستطيع ذلك، ومن المفيد أن تتأكد منه قبل أن تبدأ، لأن الاتفاقية هي التي تحدد الشروط. فالاستكشاف المكتوب بحيث لا يستخدمه إلا من أعدّوه يحمي المورّد ولا يحميك. والمخرجات الواضحة المكتفية بذاتها علامة ثقة أيضاً، لأن الشركة التي تتوقع أن تفوز بعقد البناء لا تحتاج إلى أن تقيّدك بها.
ماذا لو كشف الاستكشاف أن المشروع لا يستحق التنفيذ؟
يكون حينها قد وفّر عليك معظم الميزانية. فاكتشاف أن منتجاً جاهزاً يلبي الحاجة، أو أن الفائدة المتوقعة صغيرة، أو أن الاعتماد على نظام أو طرف آخر يجعل المشروع غير عملي، نتيجة مشروعة. ومن غير المعتاد أن يُترك المشروع كلياً، فالأغلب أن يتقلص النطاق إلى الجزء الذي يغطي تكلفته بوضوح.
هل نحتاج إلى الاستكشاف إن كانت لدينا وثيقة متطلبات؟
ربما إلى استكشاف أقصر. فالوثيقة الموجودة تمنح الاستكشاف بداية متقدمة، ويصبح العمل اختبارها: المرور على مسارات العمل مع مستخدمين حقيقيين، وفحص التكاملات، ومساءلة النطاق. فالمتطلبات المكتوبة دون مشاركة من سيبنون المنتج كثيراً ما تحمل افتراضات لا تظهر إلا حين يحاول أحدهم تقدير تكلفتها.