تطوير وكيل متابعة الالتزامات التعاقدية بالذكاء الاصطناعي
التزامات تحت المتابعة، ومسؤولون على علم
وكيل يعنى بما يُلزمك به العقد بعد توقيعه. يحتفظ بسجل للالتزامات ومهل الإخطار وتواريخ التجديد اعتمده شخص مسؤول، ويعيّن لكل بند مسؤولاً، ويذكّره في وقت يتيح له التصرف.
وكيل يعنى بما يُلزمك به العقد بعد توقيعه. يحتفظ بسجل للالتزامات ومهل الإخطار وتواريخ التجديد اعتمده شخص مسؤول، ويعيّن لكل بند مسؤولاً، ويذكّره في وقت يتيح له التصرف.
يدخل العقد الموقّع إلى ملف، ولا يُفتح مجدداً إلا بعد أن يقع خطأ ما. فمهلة الإخطار لإيقاف التجديد التلقائي انقضت في مارس، والتقرير السنوي المستحق لأحد العملاء لم يُرسل، ومراجعة السعر التي يتيحها العقد لم يطلبها أحد. ولا إهمال في شيء من هذا. فلم يُنبَّه أحد، وكان العقد هو المكان الوحيد الذي كُتب فيه ذلك.
تصف هذه الصفحة مسار عمل نقترح بناءه مشروعاً مخصصاً، ولا وجود له بعد في صورة برنامج. وسيستفيد من إنشاء المهام المنضبط في عرضنا العملي للمعرفة الداخلية، حيث لكل مهمة مسؤول واحد وتُفتح مرة واحدة، ومن الاستخراج مع الإحالة إلى المصدر في عروضنا الخاصة بالمستندات. أما سجل الالتزامات وحساب التواريخ والتذكيرات فلم تُبنَ بعد.
ما الذي يتعثر من دونه
تجديد بالمصادفة
أُغلقت فرصة الإلغاء قبل أن ينظر إليها أحد.
التزامات بلا مسؤول
يقول العقد «يلتزم المورد»، وليس المورد شخصاً بعينه في الشركة.
تواريخ مدفونة في البنود
عبارة «قبل الذكرى السنوية بتسعين يوماً» لا تتحول أبداً إلى تاريخ.
حقوق لا تُستخدم
يُنسى حق مراجعة السعر أو حق التدقيق.
عقد لا يجده أحد
النسخة الموقّعة في بريد أحد الموظفين.
تذكير متأخر
يصل التنبيه قبل انتهاء المهلة بيوم.
ست مهام ينجزها كاملة
سجل الالتزامات
يحتفظ بقائمة ما اتُّفق عليه.
- التزامات الطرفين
- تواريخ التجديد والإخطار والمراجعة
- البند الذي جاء منه كل منها
- لا يُدخل إلا بعد الاعتماد
استخراج للاعتماد
يقترح بنوداً من العقد الموقّع.
- يجد الالتزامات والتواريخ في النص
- يحسب التواريخ وفق قواعد العقد
- يميّز كل ما هو ملتبس
- ينتظر تأكيد المراجع
تحديد المسؤولية
يعيّن لكل التزام مسؤولاً.
- شخص مسمّى لكل التزام
- بديل عند الغياب
- إعادة الإسناد عند مغادرة الموظف
- تصعيد ما لا مسؤول له
تذكير في وقته
يذكّر قبل الموعد بوقت يكفي للتصرف.
- مهل تحددها لكل نوع
- مواعيد الإخطار قبل حلولها بوقت كافٍ
- تصعيد إذا لم يحدث شيء
- حيث يعمل المسؤول أصلاً
إثبات الإنجاز
يسجّل ما أُنجز.
- يؤكد المسؤول الإنجاز
- إرفاق الإثبات
- تسجيل المتأخر والفائت
- عرض مخصص لأعمال التدقيق
نظرة على كل العقود
يعرض ما هو قادم في جميع العقود.
- التجديدات في الأرباع القادمة
- مهل الإخطار حسب الشهر
- الالتزامات حسب المسؤول
- العقود الناقصة البيانات
جرّب عليه حالة حقيقية واحدة
ثلاثون دقيقة وحالة واحدة من عملك الفعلي. نطابقها مع سير العمل في هذه الصفحة، ونخبرك بوضوح بما يمكن إعادة استخدامه من عروضنا العملية وما يجب بناؤه لأنظمتك.
من أول إشارة إلى التسجيل
مثال على حالة واحدة في 6 خطوات، وهي الخطوات نفسها التي تظهر في الصورة أعلى هذه الصفحة.
توقيع العقد
تُوقَّع اتفاقية توريد مدتها ثلاث سنوات وتُحفظ.
اقتراح البنود
يقترح الوكيل أحد عشر بنداً، منها تاريخ تجديد ومهلة إخطار مدتها تسعون يوماً.
المراجعة
يؤكد مدير العقود عشرة بنود ويصحح تاريخاً ملتبساً في البند الأخير.
تعيين المسؤولين
يُسند كل بند إلى مسؤول، وتذهب مهلة الإخطار إلى رئيس المشتريات.
إرسال التذكير
قبل مهلة الإخطار بأربعة أشهر، يتلقى المسؤول تذكيراً مع نص البند والخيارات المتاحة.
تسجيل النتيجة
يقرر المسؤول إعادة التفاوض، ويرسل الإخطار وفق إجراءاتكم ويسجّله.
الأنظمة من حوله
الأنظمة المذكورة هنا أمثلة على ما يعمل معه هذا الوكيل، أما ما يتصل به في حالتك فيتحدد عند وضع النطاق.
مستودع العقود
- أداة إدارة العقود أو مخزن المستندات لديك
التقويم والمهام
- حيث يرى المسؤولون المواعيد
دليل الموظفين
- المسؤولون والبدلاء ومن غادروا الشركة
المراسلة
- البريد الإلكتروني أو المحادثة للتذكيرات
المراجعة
- مدير العقود الذي يؤكد البنود
التقارير
- تقويم للتجديدات ومهل الإخطار
سجل أكّده شخص مسؤول، وتذكير يترك لك وقتاً للتصرف
كثيراً ما تُحدَّد تواريخ العقود بالإحالة إلى تواريخ أخرى، وقراءتها خطأً باهظة الثمن. لذلك يقترح الوكيل كل بند مع نصه وطريقة حسابه، ولا يُعتد به إلا بعد أن يؤكده مدير العقود.
يذكّر الوكيل ويسجّل، لكنه لا يرسل إخطاراً، ولا يجدد، ولا ينهي عقداً، ولا يتفق على شيء مع الطرف الآخر. فهذه تصرفات تخص شركتك، ويقوم بها المخوّلون بها.
- كل بند مرتبط بنصه في العقد
- يؤكد البنود شخص مسؤول
- مسؤول مسمّى لكل التزام
- تذكيرات تترك وقتاً للتصرف
- لا إخطارات ولا تجديدات من الوكيل
- إثبات لكل إنجاز
إجابات مباشرة
المراجعة تقارن المسودة بدليل التفاوض لديك قبل التوقيع. أما هذا الوكيل فيبدأ بعد التوقيع، ويتابع ما يُلزمك به العقد الموقّع. الأول يساعدك على الاتفاق على الشروط الصحيحة، والثاني يساعدك على الوفاء بها.
يعمل وكيل التجديد على تجديدات عملائك للحفاظ على الإيرادات. أما هذا الوكيل فيتابع الالتزامات في جميع عقودك، ومنها العقود التي تكون فيها أنت المشتري، لتفي بتعهداتك وتستخدم حقوقك.
نعم، في صورة مقترحات. وعادة ما يُحمَّل أرشيف العقود على دفعات، ويؤكد مدير العقود بنود كل دفعة. وتحتاج العقود الممسوحة ضوئياً إلى قارئ مستندات أولاً، أما البنود الملتبسة فتُحال مميَّزة إلى شخص.
لا وجود له بعد في صورة برنامج، فهذه الصفحة تصف مسار عمل مقترحاً. وسيستفيد من إنشاء المهام المنضبط في عرضنا العملي للمعرفة الداخلية، حيث لكل مهمة مسؤول واحد وتُفتح مرة واحدة، ومن الاستخراج مع الإحالة إلى المصدر في عروضنا الخاصة بالمستندات. أما سجل الالتزامات وحساب التواريخ والتذكيرات فلم تُبنَ بعد. يبدأ المشروع برسم عمليتك، ثم إثبات الخطوات الأولى على بيانات اختبار قبل أن يمس أي شيء نظاماً فعلياً.
حدّثنا عن مشروعك
صف لنا ما تريد بناءه والأنظمة التي سيعمل معها. نرد عليك بطريقة تعاملنا مع المشروع وبالقرارات التي تأتي أولاً. جلسة تحديد النطاق مجانية.