تطوير وكيل استقبال طلبات الشراء بالذكاء الاصطناعي
طلبات شراء مكتملة من البداية
وكيل عند مدخل المشتريات. يحوّل عبارة «أحتاج إلى شراء هذا» إلى طلب مكتمل، ويتحقق هل يغطيه مورد معتمد أو عقد قائم، ثم يوجّهه إلى من تسميهم سياستك للموافقة عليه.
وكيل عند مدخل المشتريات. يحوّل عبارة «أحتاج إلى شراء هذا» إلى طلب مكتمل، ويتحقق هل يغطيه مورد معتمد أو عقد قائم، ثم يوجّهه إلى من تسميهم سياستك للموافقة عليه.
لا يعرف الموظفون كيف يشترون. فيرسلون إلى المشتريات جملة واحدة بالبريد، أو يشترون ثم يقدّمون الفاتورة لاحقاً. ويقضي فريق المشتريات وقته في طرح الأسئلة الخمسة نفسها، لماذا، وبكم، ومتى، وممن، ومن أي ميزانية، ليكتشف أن عقداً يغطي هذا الشراء موجود أصلاً. ومعظم التأخير الذي يشكو منه الموظفون هو الوقت اللازم لاستكمال الطلب.
تصف هذه الصفحة مسار عمل نقترح بناءه مشروعاً مخصصاً، ولا وجود له بعد في صورة برنامج. وسيستفيد من جمع المعلومات سؤالاً بعد سؤال في عرضنا العملي لتأهيل العملاء المحتملين، ومن توجيه الموافقات في عرضنا العملي لدعم تقنية المعلومات. أما البحث في الموردين والعقود، وقواعد سياسة الشراء، والربط بنظام المشتريات، فلم تُبنَ بعد.
أين يضيع الوقت الآن
طلبات في جملة واحدة
«نحتاج إلى شاشات جديدة» بلا كمية ولا ميزانية ولا تاريخ.
الشراء أولاً والسؤال لاحقاً
الفاتورة هي أول ما تعرفه المشتريات عن الأمر.
عقود لم يعلم بها أحد
يُتعاقد مع مورد جديد بينما توجد اتفاقية للشيء نفسه.
الموافق الخطأ
ينتظر الطلب أسبوعاً عند شخص لا يملك الموافقة عليه.
موردون جدد تلقائياً
يُسجَّل مورد كامل من أجل شراء لمرة واحدة.
قائمة لا تُرى
لا يستطيع مقدم الطلب معرفة أين وصل طلبه.
من أول إشارة إلى التسجيل
مثال على حالة واحدة في 6 خطوات، وهي الخطوات نفسها التي تظهر في الصورة أعلى هذه الصفحة.
ظهور الحاجة
يكتب موظف أن فريقه يحتاج إلى برنامج تصميم لخمسة أشخاص.
جمع التفاصيل
يسأل الوكيل عن الميزانية ومركز التكلفة وتاريخ الحاجة.
إيجاد خيار قائم
توجد اتفاقية سارية للشركة مع مورد لبرامج التصميم.
تطبيق السياسة
المبلغ دون الحد الذي يستدعي عروض أسعار متنافسة، لكن البرامج الجديدة تتطلب مراجعة أمنية.
التوجيه
يذهب الطلب إلى صاحب الميزانية، وإلى مراجع الأمن في الوقت نفسه.
التسليم
بعد الموافقة، يتسلم فريق الشراء طلباً مكتملاً ويصدر أمر الشراء.
ست مهام ينجزها كاملة
استقبال موجَّه
يجمع ما يحتاج إليه الطلب.
- ماذا ولماذا وبكم ومتى
- الميزانية ومركز التكلفة
- سؤال واحد في كل مرة
- بلغة واضحة
التوجيه حسب الفئة
يتعرف إلى نوع الشراء.
- برامج أو معدات أو خدمات أو سفر
- السياسة السارية
- أسئلة إضافية للفئات الحساسة
- مراجعة أمنية أو قانونية عند اللزوم
الخيارات المعتمدة
يدل على ما هو موجود أصلاً.
- الموردون المفضلون للفئة
- العقود واتفاقيات الأسعار السارية
- أصناف الكتالوج المطابقة
- ملاحظة حين لا يناسب شيء
فحص السياسة
يطبّق قواعد الشراء لديك.
- حدود عروض الأسعار والمناقصات
- سقوف الإنفاق لكل موافق
- توفر الميزانية حيث تتيحه
- القاعدة وراء كل متطلب
توجيه الموافقات
يرسل الطلب إلى الأشخاص المناسبين.
- الموافقون حسب المبلغ والفئة
- بالترتيب الصحيح
- تذكيرات على فترات تحددها
- إبقاء مقدم الطلب على علم
التسليم إلى فريق الشراء
يمرر طلباً مكتملاً.
- كل شيء في سجل واحد
- روابط العقود والخيارات
- جاهز لأمر الشراء
- الحالة ظاهرة لمقدم الطلب
ما نحتاج إليه لتحديد النطاق
- كيف تسير العملية اليوم، في بضعة أسطر.
- الأنظمة التي يمسّها، ومنها مثلاً نظام المشتريات، الموردون، العقود، الميزانيات.
- الحجم الشهري التقريبي، ومن يوافق على ماذا.
يستكمل الطلب ويترك الشراء لفريق المشتريات
مهمة الوكيل أن يصل الطلب مكتملاً، في فئته الصحيحة، وقد رُوجعت العقود القائمة وتحدد المخوّلون بالموافقة. ولا يختار مورداً، ولا يفاوض، ولا يصدر طلباً، ولا يلتزم بمال.
لقواعد الشراء أسباب منها القانون والتدقيق. لذلك يطبّق الوكيل قواعدك كما كُتبت، ويخبر مقدم الطلب بالقاعدة السارية عليه، ولا يستطيع منح استثناء.
- سياسة الشراء في صورة قواعد
- مراجعة العقود القائمة أولاً
- الموافقون حسب المبلغ والفئة
- لا اختيار للموردين
- لا طلبات ولا التزامات
- الحالة ظاهرة لمقدم الطلب
الأنظمة من حوله
الأنظمة المذكورة هنا أمثلة على ما يعمل معه هذا الوكيل، أما ما يتصل به في حالتك فيتحدد عند وضع النطاق.
نظام المشتريات
- SAP Ariba
- Coupa
- أو أداة الشراء لديك
الموردون
- قائمة الموردين المعتمدين والكتالوجات
العقود
- الاتفاقيات وقوائم الأسعار السارية
الميزانيات
- مراكز التكلفة وأصحاب الميزانيات
السياسة
- الحدود والفئات وقواعد المراجعة
أين يسأل الموظفون
- المحادثة أو الشبكة الداخلية أو نموذج طلب
إجابات مباشرة
ما الفرق بينه وبين وكيل مقارنة عروض الموردين؟
يأتي الاستقبال أولاً: يكمل الطلب ويحدد هل تلزم عروض أسعار أصلاً. وحين تلزم، يتولى وكيل المقارنة الأمر، فيوحّد صيغة عروض الأسعار التي يرسلها الموردون.
هل يوافق على المشتريات؟
لا. يوجّه كل طلب إلى من تمنحهم سياستك هذه الصلاحية، بالترتيب الصحيح، ويتابعهم. ويستطيع أن يخبر مقدم الطلب بأن الشراء دون حد معين، لكنه لا يستطيع الموافقة عليه.
هل يعمل دون نظام مشتريات؟
نعم، على نطاق أصغر. فيمكن أن يعمل الاستقبال وقواعد السياسة والتوجيه عبر نموذج وصندوق بريد مشترك وبريد الموافقين. ويضيف نظام المشتريات بيانات الموردين والعقود والميزانيات، فتصبح فحوصه أقوى.
ما الموجود اليوم؟
لا وجود له بعد في صورة برنامج، فهذه الصفحة تصف مسار عمل مقترحاً. وسيستفيد من جمع المعلومات سؤالاً بعد سؤال في عرضنا العملي لتأهيل العملاء المحتملين، ومن توجيه الموافقات في عرضنا العملي لدعم تقنية المعلومات. أما البحث في الموردين والعقود، وقواعد سياسة الشراء، والربط بنظام المشتريات، فلم تُبنَ بعد. يبدأ المشروع برسم عمليتك، ثم إثبات الخطوات الأولى على بيانات اختبار قبل أن يمس أي شيء نظاماً فعلياً.
حدّثنا عن مشروعك
صف لنا ما تريد بناءه والأنظمة التي سيعمل معها. نرد عليك بطريقة تعاملنا مع المشروع وبالقرارات التي تأتي أولاً. جلسة تحديد النطاق مجانية.
