سير العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تتابع هذه النافذة طلباً واحداً داخل البوابة، من القائمة التي يطلبها المشتري بانتظام حتى تأكيد الطلب في نظام ERP. اختر أي خطوة لتفتح شاشتها. العميل والمنتجات والكميات كلها افتراضية لغرض العرض.
قائمة إعادة الطلب
الطلب الأسبوعيقيد التعديل- الحساب
- مطابخ شارع الميناء
- موعد التوصيل
- الخميس، الجولة الصباحية
| المنتج | المعتاد | هذا الطلب |
|---|---|---|
| زيت زيتون، صندوق 6 عبوات | 4 | 4 |
| طحين، كيس كبير | 10 | 12 |
| ملح بحري، علبة | 2 | 0 |
خارج المسار المعتادالمنتج الذي سُحب من التشكيلة يبقى في القائمة باللون الرمادي، ومعه البديل الذي اختاره فريقك.
فحص الطلب
السلةيتجاوز حد المشتري| القاعدة | النتيجة |
|---|---|
| الحد الأدنى للتوصيل | مستوفى |
| الطلب بصناديق كاملة | مستوفى |
| حد الإنفاق للمشتري | متجاوَز |
خارج المسار المعتادالطلب الأقل من الحد الأدنى لخط التوصيل لا يُرفض؛ يرى المشتري ما ينقصه، فيكمله أو يختار الاستلام بنفسه.
طلب موافقة
من ج. أوكافوربانتظار الرد- السبب
- الطلب يتجاوز حد المشتري
- الفرق عن المعتاد
- كيسا طحين إضافيان
- المعتمِد
- رئيس الطهاة
خارج المسار المعتادإذا لم يردّ المعتمِد قبل إغلاق باب الطلبات لهذا الموعد، يصل إلى المشتري تنبيه، ويستطيع نقل الطلب إلى موعد آخر.
تأكيد الطلب
SO-55120في نظام ERP| البند | المطلوب | المؤكد |
|---|---|---|
| زيت زيتون، صندوق 6 عبوات | 4 | 4 |
| طحين، كيس كبير | 12 | 10 |
خارج المسار المعتادإذا لم يغطِّ المخزون إلا جزءاً من البند، يُظهر التأكيد الكمية الناقصة، ويختار العميل بين انتظارها وقبول المتوفر.
متابعة الحسابات
هذا الأسبوع3 تنبيهات| الحساب | المؤشر |
|---|---|
| مطابخ شارع الميناء | طلب أكبر من المعتاد |
| مخبز درب الطاحونة | لا طلب هذا الأسبوع |
| أطايب الرصيف | سلة لم تكتمل |
خارج المسار المعتادالحساب الموقوف ائتمانياً يستطيع أن يُعدّ طلبه، لكن الطلب يذهب إلى مسؤول الائتمان لديك بدلاً من المستودع.
من يستخدم البوابة، وما يستطيعه كل دور
عملاء الجملة شركات يطلب فيها أكثر من شخص، لذلك تُبنى البوابة حول الحساب أولاً، ثم حول الشخص. وهذا توزيع معتاد للأدوار.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| المشتري | تشكيلة الحساب وأسعاره وقوائمه وطلباته السابقة | إعداد الطلبات وتكرارها وإرسالها ضمن حد الإنفاق المسموح له |
| المدير لدى العميل | كل طلب يقدّمه المشترون التابعون له | اعتماد الطلبات أو إعادتها، وتحديد الحدود، وإدارة المشترين |
| مندوب المبيعات | حساباته، وسلال عملائه، وأنماط طلباتهم | تقديم طلب نيابة عن العميل، وتعديل قائمة |
| مكتب المبيعات | كل الحسابات، والطلبات الموقوفة، والتنبيهات | الإفراج عن الطلبات الموقوفة، وتغيير إعدادات الحسابات |
| مدير النظام | ظهور الكتالوج، والقواعد، وجداول التوصيل | تخصيص التشكيلات وقوائم الأسعار، وفتح حسابات جديدة |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
طلبات الجملة مليئة بقواعد يطبّقها الموظفون من ذاكرتهم أثناء المكالمات. ونقلها إلى البوابة يعني أن تقرر، لكل قاعدة، ما الذي يراه العميل حين تنطبق عليه.
| الحالة | ما يفعله النظام | من يقرر |
|---|---|---|
| طلب يتجاوز حد المشتري | يرسله إلى المعتمِد لدى العميل نفسه | المدير لدى العميل |
| سلة أقل من الحد الأدنى للتوصيل | يُظهر الفرق، ويعرض خيار الاستلام | المشتري |
| منتج خارج تشكيلة الحساب | يخفيه، أو يعرضه بعبارة «عند الطلب» | مدير النظام |
| المخزون يغطي جزءاً من البند | يؤكد المتوفر، ويبلّغ بالباقي | المشتري |
| حساب موقوف ائتمانياً | يستقبل الطلب ويحوّله إلى قسم الائتمان | مسؤول الائتمان |
| طلب بعد آخر موعد | ينقله إلى موعد التوصيل التالي، ويُعلم المشتري بذلك | المشتري |
الأنظمة التي ترتبط بها البوابة
الأسعار والمخزون وشروط العملاء موجودة أصلاً في أنظمتك الداخلية. تقرؤها البوابة من هناك، وتعيد إليها الطلبات، بأي طريقة ربط تسمح بها أنظمتك.
| النظام | البيانات المتبادلة | الاتجاه |
|---|---|---|
| نظام ERP أو نظام إدارة الطلبات | المنتجات، وقوائم أسعار الحسابات، والمخزون، والطلبات، والفواتير | في الاتجاهين |
| تخطيط التوصيل | خطوط التوصيل ومواعيده وآخر موعد للطلب لكل رمز بريدي | إلى البوابة |
| المدفوعات، إن وُجدت | الدفع بالبطاقة أو من الحساب البنكي للعملاء الذين ليست لهم تسهيلات ائتمانية | في الاتجاهين |
| البريد الإلكتروني والرسائل | التأكيدات، وطلبات الموافقة، وإشعارات النقص | من البوابة |
| أدوات فريق المبيعات | نشاط الحسابات وتنبيهاتها للمندوبين | من البوابة |
ما يشمله الإصدار الأول
الحسابات والمشترون
حسابات شركات بعدة مشترين، ودور للمدير، وحدود لكل مشترٍ، وتسجيل دخول بدعوة.
كتالوج الحساب
التشكيلة وأحجام الصناديق والأسعار والعروض التي يستحقها كل حساب، مع البحث والإضافة السريعة برمز المنتج.
القوائم وإعادة الطلب
قوائم محفوظة، وتكرار أي طلب سابق، وكميات مقترحة مأخوذة من سجل الحساب نفسه.
قواعد الطلب
الحدود الدنيا، ومضاعفات الكميات، وآخر مواعيد الطلب، ومواعيد التوصيل، والوضع الائتماني، وكلها تُفحص قبل إرسال الطلب.
موافقات العميل
طلبات تصل إلى المعتمِد لدى العميل بالبريد الإلكتروني وداخل البوابة، مع سجل يبيّن من وافق على ماذا.
مسار الطلبات إلى نظام ERP
تُسجَّل الطلبات في نظام ERP، وتعود التأكيدات والنواقص والفواتير إلى سجل طلبات العميل.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- تطبيق جوال للمشترين الذين يطلبون من موقع العمل مباشرة
- طلبات دورية تتكرر تلقائياً
- طلبات يقدّمها المندوب أثناء زيارة العميل
- عروض موجّهة إلى مجموعات محددة من الحسابات
- كشوف الحساب، وسداد الفواتير إلكترونياً
ما نحتاجه منك
- نسخة تجريبية من نظام ERP أو نظام الطلبات لديك، وشخص يعرف قواعد التسعير فيه
- قائمة عملائك بتشكيلاتهم وقوائم أسعارهم وشروطهم الائتمانية كما هي اليوم
- قواعد الطلب التي يطبّقها فريقك يدوياً، مكتوبة ولو بصورة تقريبية
- خطوط التوصيل وأيامه وآخر مواعيد الطلب
- عدد من العملاء المتعاونين المستعدين لتجربة البوابة قبل غيرهم
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
أخبرنا كيف تصلك الطلبات اليوم، بالهاتف أو البريد الإلكتروني أو عبر المندوبين، وكم حساباً يشمل ذلك. نعود إليك بأسئلة عن التسعير ونظام ERP لديك، ثم بنطاق للعمل وعرض. ابدأ محادثة معنا أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
هل سيتوقف العملاء فعلاً عن الطلب بالهاتف؟
سيتوقف كثير منهم، إذا كانت البوابة أسرع من الهاتف في الطلب الذي يكررونه أكثر من غيره. لهذا تهمّ قوائم إعادة الطلب والإدخال السريع برمز المنتج أكثر من كتالوج جميل. وستواصل بعض الحسابات الاتصال، ويستطيع فريقك أن يُدخل طلباتها في البوابة نفسها نيابة عنها، فيسلك كل طلب المسار نفسه أياً كان مصدره.
كيف تصل أسعار كل عميل إلى البوابة؟
من النظام الذي يحفظها أصلاً. تسأل البوابة نظام ERP، أو نسخة من بيانات أسعاره تُحدَّث وفق جدول زمني، عن السعر الذي ينطبق على هذا الحساب وهذا المنتج وهذه الكمية، فلا تُدار الأسعار في مكانين. وحين تكون قواعد التسعير معقدة، نختبر البوابة على فواتير حقيقية لنتأكد أنها تعرض المبلغ الذي سيُحاسَب عليه العميل فعلاً.
هل البوابة متجر إلكتروني أم شيء آخر؟
تشترك البوابة مع المتجر في عناصر مثل الكتالوج والسلة، لكنها مبنية حول حسابات لها شروط متفق عليها، لا حول متسوقين مجهولين. تعرض مقارنتنا بين بوابة التجارة الإلكترونية بين الشركات (B2B) والمتجر الإلكتروني المعتاد الفروق بينهما، وتتناول صفحة التجارة الإلكترونية بين الشركات المشاريع التي تحتاج إلى الاثنين معاً.
هل يستطيع مندوبو المبيعات لدينا استخدامها أيضاً؟
نعم، وغالباً ما يصبحون أشد المتحمسين لها. يستطيع المندوب أن يفتح حساب العميل، ويرى ما يشتريه عادة وما توقف عن شرائه، ثم يقدّم طلباً أو يعدّله أثناء الزيارة، وتسجّل البوابة أن المندوب هو من قدّمه. أما التنبيهات، كغياب الطلب الأسبوعي، فتمنح الفريق سبباً للاتصال قبل أن يتجه العميل إلى مورّد آخر.