سير العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تتابع النافذة مستثمراً واحداً من التسجيل حتى كشف الحساب الربعي، وعلى الطرف الآخر فريق علاقات المستثمرين. اختر خطوة لترى شاشتها. الصندوق والمستثمر وكل الأرقام افتراضية لأغراض العرض.
التسجيل
INV-0418استُلمت المستندات- نوع المستثمر
- شركة خاصة
- مستندات الهوية
- مرفوعة، قيد المراجعة
- نموذج الاكتتاب
- موقّع إلكترونياً
- البيانات المصرفية
- مُدخلة، بانتظار التحقق
خارج المسار المعتادإذا رُفض مستند، يرى المستثمر أي مستند رُفض وسبب الرفض، ويبقى الالتزام معلّقاً حتى يُستبدل.
مراجعة المستثمر
INV-0418معتمد| الفحص | النتيجة |
|---|---|
| الهوية | تم التحقق |
| مصدر الأموال | الإقرار مقبول |
| فحص القوائم | لا تطابق |
| الحساب المصرفي | أُكّد بمعاودة الاتصال |
خارج المسار المعتادإذا أظهر الفحص تطابقاً، يتوقف الاعتماد وتُفتح حالة لمراجع ثانٍ، ويُحفظ السبب في الملف.
استدعاء رأس المال
CALL-07صادر| البند | التفاصيل |
|---|---|
| الصندوق | صندوق حي الميناء |
| الغرض | بناء المرحلة الثانية |
| تاريخ الاستحقاق | نهاية الشهر المقبل |
| الإشعارات المرسلة | جميع المستثمرين |
خارج المسار المعتادالمستثمر الذي لم يفتح الإشعار مع اقتراب تاريخ الاستحقاق يظهر في قائمة متابعة ليُتصل به شخصياً.
استثماراتي
INV-0418استدعاء مستحق- الالتزام
- بعملة الصندوق
- المستدعى حتى تاريخه
- يُحدَّث مع كل استدعاء
- هذا الاستدعاء
- المبلغ والبيانات المصرفية
- التوزيعات
- لا توجد بعد
خارج المسار المعتاديجري الدفع بتحويل مصرفي خارج البوابة، وتتغير الحالة حين تسجّل محاسبة الصندوق استلام المبلغ.
التقرير الربعي
Q-REPORTمنشور| المستند | الموجّه إليهم |
|---|---|
| تقرير الصندوق | جميع المستثمرين |
| كشف رأس المال | كل مستثمر بأرقامه |
| مستجدات العقار | جميع المستثمرين |
خارج المسار المعتادإذا احتاج كشف إلى تصحيح، تحل النسخة الجديدة محل القديمة لدى المستثمر، وتبقى النسختان في سجل التدقيق.
من يستخدم البوابة، وما صلاحيات كل دور
يتوقع المستثمرون السرية أمراً بديهياً، وتتوقع الجهات الرقابية سجلاً موثقاً. لذلك تفصل الأدوار ما يراه كل طرف، وتنسب كل إجراء إلى من قام به.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| المستثمر | استثماراته وإشعاراته ومستنداته | إكمال التسجيل، والإقرار بالإشعارات، وتحميل المستندات |
| مستشار المستثمر | ما يختار المستثمر مشاركته | الاطلاع والتحميل نيابةً عن المستثمر |
| فريق علاقات المستثمرين | جميع مستثمري الصناديق التي يديرها | نشر الإشعارات والتقارير، والرد على الأسئلة |
| مسؤول الامتثال | ملفات التسجيل ونتائج الفحص | اعتماد المستثمر أو رفضه أو تصعيد ملفه |
| محاسب الصندوق | المراكز والاستدعاءات والتوزيعات | تأكيد الأرقام قبل نشرها |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
تلتقي في هذا المنتج الأموال والهويات والمواعيد النهائية، لذلك تهم الحالات غير المعتادة أكثر من الإجراءات الروتينية. ونصمم كل مسار من المسارات التالية مع فريق الامتثال لديك.
| الحالة | ما يفعله النظام | من يقرر |
|---|---|---|
| رفض مستند هوية | يحدد المستند ويعلّق الالتزام | مسؤول الامتثال |
| الفحص يُظهر تطابقاً | يوقف الاعتماد ويفتح حالة مراجعة | مسؤول الامتثال |
| استدعاء غير مسدد في تاريخ الاستحقاق | يضع إشارة على ملف المستثمر ويبدأ المتابعة | فريق علاقات المستثمرين |
| تغيير البيانات المصرفية | يشترط التأكيد عبر قناة ثانية | محاسب الصندوق |
| كشف صدر بخطأ | يستبدله ويحتفظ بالنسختين في السجل | محاسب الصندوق |
| المستثمر ينقل حصته | يغلق مركزاً ويفتح آخر | فريق علاقات المستثمرين |
الأنظمة التي ترتبط بها البوابة
تعرض البوابة أرقاماً تُحسب في مكان آخر. لذلك نحدد قبل اعتماد أي تصميم أيَّ هذه الأنظمة تستخدم، وكيف يمكن الوصول إلى كل منها.
| النظام | ما ينتقل | الاتجاه |
|---|---|---|
| نظام محاسبة الصناديق | الالتزامات والاستدعاءات والتوزيعات والأرصدة | وارد إلى البوابة |
| خدمة التحقق من الهوية والفحص | نتائج التحقق والفحص | في الاتجاهين |
| خدمة التوقيع الإلكتروني | مستندات الاكتتاب والموافقات | في الاتجاهين |
| تخزين المستندات | التقارير وكشوف الحساب والمستندات الضريبية | وارد إلى البوابة |
| نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) | جهات اتصال المستثمرين ونشاطهم | في الاتجاهين |
ما يشمله الإصدار الأول
تسجيل المستثمرين
طلب موجَّه خطوة بخطوة، مع رفع المستندات، والتوقيع الإلكتروني، وقائمة مراجعة لفريق الامتثال لديك.
عرض الاستثمارات
الالتزام، ورأس المال المستدعى، والتوزيعات، والمركز الحالي، لكل صندوق أو عقار يملك فيه المستثمر حصة.
استدعاءات رأس المال والتوزيعات
إشعارات تصل إلى المستثمرين المعنيين، مع الإقرار بالاستلام، وتواريخ الاستحقاق، والحالة من محاسبة الصندوق.
مكتبة المستندات
التقارير وكشوف الحساب والمستندات الضريبية، مصنفة حسب المستثمر والفترة، مع سجل لكل عملية تحميل.
وصول آمن
تسجيل دخول فردي بخطوة تحقق ثانية، وصلاحيات مفوّضة للمستشارين، وسجل لكل اطّلاع.
مساحة عمل علاقات المستثمرين
مكان واحد للنشر، ولمعرفة من قرأ ماذا، ولمتابعة البنود المفتوحة.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- الاكتتاب الإلكتروني في الطروحات الجديدة
- نقل الحصص بين المستثمرين
- تصويت المستثمرين وموافقاتهم
- لوحات أداء لكل عقار
- تطبيق جوال للإشعارات
ما نحتاجه منك
- هياكل صناديقك، والمستندات التي يتسلمها المستثمرون اليوم
- كيف تُسجَّل الالتزامات والاستدعاءات والتوزيعات في محاسبة الصندوق
- سياسة التسجيل والفحص لديك، كما اتُّفق عليها مع فريق الامتثال
- الدول التي يقيم فيها مستثمروك
- مدير لعلاقات المستثمرين، ومستثمر متعاون نختبر معه البوابة
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
أرسل إلينا نموذجاً لكشف حساب مستثمر، وقائمة التحقق التي تعتمدها في التسجيل، بعد حذف الأسماء. نرد عليك بالإصدار الأول الذي نقترحه، وبما سنحتاجه من محاسبة الصندوق لديك. ابدأ محادثة معنا أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
هل تحسب البوابة مراكز المستثمرين؟
لا، ولا ينبغي لها ذلك. فالمراكز والاستدعاءات والتوزيعات تُحسب في نظام محاسبة الصناديق، ويبقى هو المرجع الوحيد. تقرأ البوابة تلك الأرقام وتعرضها لكل مستثمر. وحصر الحساب في مكان واحد يمنع أن يختلف كشف الحساب عمّا تعرضه البوابة، وهو اختلاف يهز الثقة أسرع من أي تأخير.
كيف تُحمى بيانات المستثمرين السرية؟
يتحقق الخادم من كل طلب مقارنةً بما يحق لذلك المستثمر رؤيته، ويتضمن تسجيل الدخول خطوة تحقق ثانية، وتُخزَّن المستندات مشفّرة، ويُسجَّل كل اطّلاع وكل تحميل. ونوصي باختبار أمني مستقل قبل الإطلاق. وتختلف المتطلبات التنظيمية من بلد إلى آخر، لذلك نتفق على الضوابط مع مستشاري الامتثال والمستشارين القانونيين لديك أثناء تحديد النطاق.
هل يستطيع المستثمرون الاكتتاب في الطروحات الجديدة عبرها؟
نعم، في مرحلة لاحقة. فالاكتتاب الإلكتروني يضيف التحقق من الأهلية، ومستندات الطرح، والتوقيعات، والتخصيص، وتختلف أنظمته من بلد إلى آخر. وتبدأ معظم الشركات بالتسجيل والتقارير والإشعارات للمستثمرين الحاليين، ثم تضيف الاكتتاب حين تصبح البوابة جزءاً من العمل اليومي.
هل تصلح للصناديق ولصفقات العقار الواحد معاً؟
نعم. فالبنية مجموعة من الكيانات الاستثمارية، لكل منها مستثمروه ومراكزهم. وقد يكون الكيان صندوقاً يملك عدة عقارات، أو شركة تملك عقاراً واحداً. ويرى المستثمر الذي له حصص في عدة كيانات استثماراته كلها معاً، وينشر فريقك لكيان واحد أو للجميع.