سير العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تتابع النافذة تكليفاً واحداً من بدايته حتى الاعتماد النهائي، والعميل في جانب وفريق الشركة في الجانب الآخر. اختر أي خطوة لترى شاشتها. الشركة والعميل والتكليف كلها افتراضية، أُعدّت لأغراض العرض.
التكليف
ENG-2291بداية التكليف- العميل
- المروج للأغذية
- العمل
- الحسابات الختامية والإقرار الضريبي
- قائمة الطلبات
- 23 بنداً، من نموذج جاهز
- الاستحقاق
- على مراحل خلال الشهر المقبل
خارج المسار المعتادالبنود التي قدّمها العميل في العام الماضي تظهر تلقائياً على أنها مستلمة، ما دام المستند السابق ما زال سارياً.
الطلبات
ENG-229116 من 23| البند | الحالة |
|---|---|
| كشوف الحسابات البنكية | مرفوعة |
| ملخصات الرواتب | مرفوعة |
| سجل الأصول الثابتة | طُرح سؤال |
| كشوف جرد المخزون | مستحقة هذا الأسبوع |
خارج المسار المعتادإذا رفع العميل مستنداً خاطئاً أُعيد إليه مع ملاحظة، ويبقى البند مفتوحاً بدلاً من أن يُعلَّم بأنه منجز.
الاستفسارات
ENG-22913 مفتوحة| الاستفسار | لدى |
|---|---|
| تحويل غير مفسَّر | العميل، منذ الاثنين |
| فاتورة ناقصة | العميل، أُرسل تذكير |
| شروط الإيجار | أُجيب عنه، للمراجعة |
خارج المسار المعتادالاستفسار الذي يتجاوز موعده دون رد يُرفع إلى مدير التكليف، وهو من يقرر هل يتصل بالعميل.
المخرج
مسودة الحسابات، النسخة 2لدى العميل- أصدره
- الشريك المسؤول عن التكليف
- المطلوب من العميل
- المراجعة والاعتماد
- التغييرات منذ النسخة 1
- ملخصة في صفحة واحدة
- التوقيع
- إلكتروني، من مديرين اثنين
خارج المسار المعتادلا يصل شيء إلى العميل دون إصدار من الشريك، وتُحفظ كل نسخة مرسلة كما هي تماماً.
الاعتماد والأتعاب
ENG-2291معتمد| البند | الحالة |
|---|---|
| الحسابات | وقّعها المديران |
| إشعار الأتعاب | صدر، كما اتُّفق |
| الأرشيف | حُفظ ضمن هذا العام |
خارج المسار المعتادإذا اعترض العميل على إشعار الأتعاب، يستطيع طرح اعتراضه هنا، فيذهب إلى الشريك لا إلى فريق الحسابات.
من يستخدم مساحة العمل، وما يستطيع كل دور فعله
سرية بيانات العميل هي أول واجبات الشركة، حتى بين فرقها الداخلية. لذلك تحصر الأدوار كل شخص في التكليفات والمستندات التي يُفترض أن يراها.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| مسؤول التواصل لدى العميل | تكليفاته وطلباته ومخرجاته وأتعابه | يرفع المستندات، ويجيب عن الاستفسارات، ويعتمد، وينزّل الملفات |
| المفوّض بالتوقيع لدى العميل | المخرجات التي تنتظر التوقيع | يراجع ويوقّع |
| عضو الفريق | التكليفات المسندة إليه | يراجع المستندات، ويطرح الاستفسارات، ويُعدّ المسودات |
| مدير التكليف | تكليفاته ومواعيدها وفريقه | يفتح التكليفات، ويتابع المتأخر، ويدير النطاق |
| الشريك | جميع تكليفات عملائه | يصدر المخرجات، ويحسم مسائل الأتعاب |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
كثير من المواعيد في العمل المهني مواعيد نظامية، والعملاء منشغلون. وهذه هي الحالات التي يجب أن تحمي فيها مساحة العمل التكليف.
| الحالة | ما يفعله النظام | من يقرر |
|---|---|---|
| العميل يفوّت موعد طلب | يذكّره، ثم يرفع الأمر إلى المدير | مدير التكليف |
| رفع مستند خاطئ أو ناقص | يعيده مع ملاحظة، ويبقي البند مفتوحاً | عضو الفريق |
| توسّع النطاق أثناء العمل | يسجّل طلب تغيير ليوافق عليه الشريك | الشريك |
| مسؤول التواصل يغادر شركته | يلغي وصوله، وينقل الملف إلى مسؤول جديد | مدير التكليف |
| اكتشاف تعارض في المصالح | يقيّد الوصول إلى التكليف فوراً | الشريك |
| موعد نظامي مهدد | يضع تنبيهاً على التكليف في عرض الشريك | الشريك |
الأنظمة التي ترتبط بها مساحة العمل
مساحة العمل واجهة أمامية للأدوات التي تعمل بها الشركة أصلاً. أما ما يُربط منها، وفي أي اتجاه، فنقرره مع مسؤول العمليات لديك.
| النظام | البيانات المتبادلة | الاتجاه |
|---|---|---|
| نظام إدارة المكتب | العملاء والتكليفات والموظفون والمواعيد | إلى مساحة العمل |
| نظام إدارة المستندات | أوراق العمل والمستندات النهائية | في الاتجاهين |
| التوقيع الإلكتروني | خطابات التكليف والمخرجات | في الاتجاهين |
| نظام الفوترة أو المحاسبة | إشعارات الأتعاب وحالة الدفع | إلى مساحة العمل |
| تسجيل الدخول الموحد (SSO) | دخول الموظفين بحسابات الشركة | إلى مساحة العمل |
ما يتضمنه الإصدار الأول
مساحات التكليفات
مساحة لكل تكليف فيها فريقه وجدوله الزمني وطلباته ومستنداته ورسائله.
طلبات المستندات
قوائم طلبات من نماذج جاهزة، بمواعيد استحقاق ورفع ملفات وإعادة وتذكيرات تلقائية.
الاستفسارات والإجابات
أسئلة مرتبطة بمستند أو رقم، يُجاب عنها في موضعها، مع حفظ تاريخها.
المخرجات والاعتماد
إصدار من الشريك، ومراجعة من العميل، وتوقيع إلكتروني، وسجل لا يمكن تعديله لكل نسخة.
الأتعاب والحالة
إشعارات الأتعاب وحالة دفعها ظاهرة للعميل، مع تقدم التكليف.
عرض الشريك
كل تكليف بحسب مرحلته وموعده، مع ما ينتظر العميل وما هو معرّض للخطر.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- ترحيل التكليفات المتكررة إلى كل عام جديد
- استقبال العملاء الجدد مع التحقق من هوياتهم
- عرض الوقت والميزانية مقابل الأتعاب
- تطبيق جوال للاعتمادات
- رسائل آمنة مع إشعارات بالقراءة
ما نحتاج إليه منك
- تكليف نموذجي واحد، بقائمة طلباته ومخرجاته
- نظاما إدارة المكتب وإدارة المستندات اللذان تستخدمهما
- سياسات السرية والاحتفاظ بالبيانات لديك
- طريقة إصدار إشعارات الأتعاب ومناقشتها اليوم
- مدير تكليف وعميل مستعدان للاختبار
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
أرسل إلينا قائمة طلبات من تكليف حقيقي بعد حذف بيانات العميل منها. نردّ عليك بتصور للإصدار الأول، وبما سنربطه، وبعرض. ابدأ محادثة معنا أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
لماذا لا نستخدم مجلداً مشتركاً؟
المجلد المشترك يخزّن الملفات، لكنه لا يعرف ما طُلب، ولا ما زال ناقصاً، ولا أي نسخة اعتُمدت، ولا من ينتظر من. والشركات التي تعتمد على المجلدات والبريد تنتهي إلى متابعة ذلك كله في جدول بيانات. أما مساحة العمل فتجمع المستندات وحالة التكليف معاً.
هل بيانات العملاء آمنة في بوابة كهذه؟
ينبغي أن تكون أكثر أماناً من البريد الإلكتروني، حيث تبقى المستندات في صناديق بريد كثيرة. يُفحص حق الوصول مع كل طلب، ويتضمن تسجيل الدخول خطوة تحقق ثانية، والمستندات مشفّرة، وكل اطلاع مسجّل. وللهيئات المهنية وقوانين الخصوصية متطلباتها الخاصة بسجلات العملاء، ونراجعها مع مسؤول الامتثال لديك قبل الإطلاق.
هل سيستخدمها العملاء فعلاً؟
يستخدمونها حين تسهّل عليهم مهمتهم: قائمة واضحة بالمطلوب، ورفع الملفات من الهاتف، وتذكيرات قبل المواعيد، ومستنداتهم السابقة في مكان واحد. ويساعد على ذلك أن يقدّمها الشركاء للعميل عند بداية التكليف، وأن يرسل الموظفون الطلبات عبرها باستمرار، بدلاً من العودة إلى البريد الإلكتروني.
هل تعمل مع نظام إدارة المستندات لدينا؟
في الغالب نعم. فإذا وفّر نظامك واجهة برمجة، حفظت مساحة العمل فيه ما يرفعه العملاء، وعرضت منه المستندات النهائية، فيواصل الموظفون العمل حيث اعتادوا. وإن لم يوفّرها، احتفظت مساحة العمل بمخزنها الخاص مع إمكانية التصدير. ونتحقق أولاً مما يتيحه نظامك.