سير العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تعرض النافذة أدناه المسار الرئيسي في البوابة، من إرسال الموزع طلبه حتى البتّ في مطالبة ضمان. اختر أي خطوة لترى شاشتها. الموزع والمنتجات والسجلات كلها افتراضية، أُعدّت لأغراض العرض.
طلب جديد
مسودةلم يُرسَل- الموزع
- الأفق الشمالي للمعدات
- قائمة الأسعار
- الفئة الثانية، أسعار العقد
| الصنف | الكمية | التوفر |
|---|---|---|
| وحدة ضخ HX-240 | 6 | متوفر |
| طقم موانع تسرب SK-12 | 40 | متوفر |
| لوحة تحكم CP-3 | 2 | بانتظار التوريد |
خارج المسار المعتاديبقى الصنف المنتظر توريده في الطلب مع تاريخ توفره المتوقع، أو يقسم الموزع الطلب بخطوة واحدة.
مراجعة الطلب
SO-10482معلّق ائتمانياً- السبب
- الطلب يتخطى حد الائتمان للموزع
- القاعدة المطبّقة
- إيقاف الطلب وإشعار مدير الحساب
| التحقق | النتيجة |
|---|---|
| أسعار العقد | مطبّقة |
| المخزون | محجوز |
| حد الائتمان | متجاوَز |
خارج المسار المعتادالطلبات التي لا تتجاوز الحد لا تصل إلى هذه الشاشة أصلاً، بل تذهب مباشرة إلى نظام ERP.
حالة الطلب
SO-10482شُحن جزئياً| البند | الحالة | التتبع |
|---|---|---|
| وحدة ضخ HX-240 | تم الشحن | رابط شركة الشحن |
| طقم موانع تسرب SK-12 | تم الشحن | رابط شركة الشحن |
| لوحة تحكم CP-3 | في الشحنة التالية | قيد الانتظار |
خارج المسار المعتادإذا غيّر نظام ERP موعد التسليم، يُبلَّغ الموزع، ويظهر في الطلب الموعدان القديم والجديد.
مطالبة ضمان
WR-2291مُرسَلة- المنتج
- وحدة ضخ HX-240
- الرقم التسلسلي
- مطابق لشحنة مسجّلة
- العطل
- تلف في مانع التسرب، والصور مرفقة
- المطلوب
- قطعة بديلة
خارج المسار المعتادإذا لم يطابق الرقم التسلسلي أي شحنة أُرسلت إلى هذا الموزع، ينبّه النظام إلى ذلك قبل أن يتاح إرسال المطالبة.
قرار المطالبة
WR-2291مقبولة| الخطوة | المسؤول | الحالة |
|---|---|---|
| مراجعة الأدلة | مهندس الخدمة | مكتملة |
| القرار | مدير الخدمة | مقبولة |
| طلب القطعة البديلة | أُنشئ في نظام ERP | مرتبط |
خارج المسار المعتادالمطالبة المرفوضة تعود إلى الموزع مع سبب الرفض وبند الضمان الذي استند إليه القرار.
من يستخدم البوابة، وما يستطيع كل دور فعله
يدور معظم العمل في أي بوابة حول سؤال واحد: من يحق له أن يرى ماذا، وأن يفعل ماذا. هذه هي الأدوار التي نبدأ منها عادةً، ثم نعدّلها بحسب طريقة تنظيم شبكة موزعيك.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| مسؤول الشراء لدى الموزع | كتالوج شركته وأسعارها وطلباتها ومطالباتها | يطلب، ويكرر الطلبات السابقة، ويقدّم مطالبات الضمان ويتابعها |
| المدير لدى الموزع | كل ما فعله مستخدمو شركته | يعتمد الطلبات التي تتجاوز قيمة محددة، ويدير مستخدمي شركته |
| مكتب المبيعات | الطلبات الموقوفة للمراجعة، وحسابات جميع الموزعين | يُفرج عن الطلب، أو يعدّله، أو يعيده مع ذكر السبب |
| فريق الخدمة | مطالبات الضمان مع أدلتها | يطلب معلومات إضافية، ويقبل المطالبة أو يرفضها، ويبدأ الاستبدال |
| مسؤول النظام | الموزعون، وقائمة الأسعار المخصصة لكل منهم، والمستندات | يدعو الموزعين، وينشر المستندات، ويضبط القواعد السابقة |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
الجزء الأكبر من القيمة، ومن جهد التصميم أيضاً، يكمن في الحالات التي لا تسير على المسار المثالي. ولكل حالة منها سلوك محدد ومسؤول يتولاها.
| الحالة | ما يفعله النظام | من يقرر |
|---|---|---|
| طلب يتجاوز حد الائتمان | يوقف الطلب ويُشعر مدير الحساب | مكتب المبيعات |
| صنف غير متوفر | يعرض تاريخ التوفر المتوقع، ويقترح تقسيم الطلب | الموزع |
| تغيّر السعر بعد إصدار العرض | يعرض السعرين ويطلب من الموزع التأكيد | الموزع |
| تعذّر الاتصال بنظام ERP | يقبل الطلب، ويضعه في قائمة انتظار، ويعلّمه بأنه معلّق | لا أحد، فالنظام يعيد المحاولة تلقائياً |
| ضمان خارج فترة التغطية | يمرّر المطالبة مع وسمها بأنها خارج التغطية | مدير الخدمة |
| حساب موزع موقوف | يسمح لمستخدميه بالدخول بصلاحية القراءة فقط | مسؤول النظام |
الأنظمة التي ترتبط بها البوابة
البوابة نافذة على أنظمة تعمل بها أصلاً. نحدد الأنظمة التي ترتبط بها في حالتك أثناء تحديد النطاق، وهذه أكثرها شيوعاً.
| النظام | البيانات المتبادلة | الاتجاه |
|---|---|---|
| نظام ERP | الأصناف، وقوائم أسعار الموزعين، والمخزون، والطلبات، والتسليمات، والفواتير | في الاتجاهين |
| مستودع المستندات أو بيانات المنتجات | أدلة الاستخدام والنشرات الفنية والشهادات لكل منتج | إلى البوابة |
| تتبع شركات الشحن | حالة الشحنات وروابط التتبع | إلى البوابة |
| تسجيل الدخول الموحد (SSO)، اختياري | هويات الموظفين لدى مجموعات الموزعين الكبيرة | إلى البوابة |
| البريد الإلكتروني والإشعارات | مستجدات الطلبات والتسليم والمطالبات | من البوابة |
| نظام إدارة علاقات العملاء (CRM)، اختياري | نشاط الموزعين لمديري الحسابات | من البوابة |
ما يتضمنه الإصدار الأول
حسابات الموزعين وأدوارهم
الدعوة، وتسجيل الدخول، ومستخدمو كل شركة، ودور المدير، مع حصر كل موزع في بياناته وحدها.
الكتالوج والأسعار
المنتجات والبحث والتصفية، مع قائمة الأسعار والتوفر الخاصين بالموزع الذي سجّل دخوله.
الطلب وإعادة الطلب
سلة المشتريات، والقوائم المحفوظة، وتكرار الطلبات، وقواعد الطلب، والإرسال إلى نظام ERP مع استلام رقم الطلب منه.
تتبع الطلبات
حالة كل بند، ومواعيد التسليم، وروابط التتبع، وفواتير وسندات تسليم قابلة للتنزيل.
مطالبات الضمان
نموذج موجَّه يتحقق من الرقم التسلسلي ويجمع الأدلة، وقائمة مراجعة لفريق الخدمة لديك، وسجل للقرارات.
مكتبة المستندات
أدلة الاستخدام والنشرات الفنية والشهادات مرتبطة بالمنتجات، ولا يرى كل موزع منها إلا ما يتعلق بالمنتجات التي يبيعها.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- مخططات قطع الغيار مع إمكانية الطلب من المخطط مباشرة
- لوحات بيانات لأداء الموزعين
- سجلات التدريب والاعتماد
- طلب المواد التسويقية
- لغات إضافية للموزعين في الخارج
ما نحتاج إليه منك
- صلاحية الوصول إلى نسخة تجريبية من نظام ERP لديك، وشخص يعرف بيانات الأصناف والأسعار والطلبات فيه
- قائمة موزعيك، مع قائمة الأسعار أو الشروط المطبقة على كل منهم
- شروط الضمان كما تطبقها اليوم، بما فيها الحالات التي تثير الخلاف
- مستندات المنتجات، أو المكان الذي تُحفظ فيه حالياً
- شخص واحد يستطيع الحسم بين المبيعات والخدمة وتقنية المعلومات حين تتعارض قواعدها
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
أرسل إلينا وصفاً قصيراً لطريقة طلب موزعيك اليوم وتقديمهم مطالبات الضمان، والمواضع التي يتعثر فيها ذلك. نردّ عليك بأسئلة، ثم بنطاق عمل وعرض ينطلقان من أنظمتك. ابدأ محادثة معنا أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
هل نحتاج إلى استبدال نظام ERP لدينا لنحصل على بوابة للموزعين؟
لا. البوابة واجهة أمامية لنظام ERP الذي تستخدمه، تقرأ منه الأصناف والأسعار والمخزون وحالة الطلبات. المهم أن يكون الوصول إلى النظام ممكناً، عبر واجهة برمجة أو عبر ملفات تُصدَّر وفق جدول زمني. نتحقق من ذلك أولاً، لأنه يحدد مدى حداثة البيانات في البوابة، وطريقة تسجيل الطلبات في النظام.
هل يمكن أن يرى كل موزع منتجات وأسعاراً مختلفة؟
نعم. يرتبط كل موزع بقائمة أسعاره وخصوماته وفئات المنتجات المسموح له ببيعها، وكلها مأخوذة من نظام ERP حيث تُحفظ هذه الشروط أصلاً. ولا يرى أي موزع أسعار موزع آخر أو طلباته. ويُفرض هذا الفصل على الخادم ويُختبر، ولا يُكتفى بإخفاء البيانات في الواجهة.
ما الفرق بين بوابة الموزعين ومتجر إلكتروني للشركات (B2B)؟
المتجر يبيع لكل من يصل إليه، أما بوابة الموزعين فتخدم شركات تربطك بها اتفاقيات قائمة، لذلك تنطلق من العقد: أسعار متفاوض عليها، وشروط ائتمان، وقواعد للطلب، وضمان، ومستندات. وكثير من البوابات تتضمن ميزات المتجر، مثل سلة المشتريات. أما الفرق الحقيقي فهو كل ما يأتي بعد الطلب، ومنه تنشأ معظم أسئلة الموزعين. وتتناول صفحة التجارة الإلكترونية بين الشركات جانب المتجر.
ما الذي يحدد حجم المشروع؟
يحدده في الغالب نظام ERP والقواعد. فالبوابة المبنية على نظام له واجهة برمجة موثّقة وقوائم أسعار بسيطة مشروع محدود الحجم. أما الأسعار الخاصة بكل عميل، وتعدد المستودعات، وشروط الضمان المعقدة، أو نظام لا يتيح إلا تصدير الملفات، فكلٌّ منها يضيف عملاً. نحدد النطاق انطلاقاً من بياناتك الفعلية، ونقترح إصداراً أول، مع قائمة منفصلة بالإضافات اللاحقة.