سير العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تتابع النافذة مخططاً واحداً خلال المراجعة والملاحظات والتعديل ثم الاعتماد، مروراً بالتخصصات التي يجب أن توقّع عليه. اختر أي خطوة لترى شاشتها. الشركة الهندسية والمشروع والمخطط كلها افتراضية، أُعدّت لأغراض العرض.
تقديم المستند
STR-DWG-0412النسخة A- العنوان
- تسليح بلاطة الطابق الثاني
- المشروع
- مكاتب الواجهة البحرية
- المسار
- مخطط إنشائي، ثلاث مراحل
- مطلوب قبل
- تاريخ مرتبط بصب الخرسانة
خارج المسار المعتادالمستند الذي يُقدَّم بترقيم خاطئ أو دون بيانات ترويسته يُرفض قبل أن يدخل المراجعة.
التدقيق الفني
STR-DWG-0412 Aوردت ملاحظات| الملاحظة | الحالة |
|---|---|
| تباعد الأسياخ عند المحور C | مفتوحة |
| ملاحظة طول التراكب | مفتوحة |
| مرجع المقطع | مفتوحة |
خارج المسار المعتادلا يستطيع المدقق الاعتماد ما دامت أي من ملاحظاته مفتوحة، فلا يقع الاعتماد المشروط بالملاحظات عن طريق الخطأ.
نسخة جديدة
STR-DWG-0412 Bأُعيد تقديمه| الملاحظة | الرد |
|---|---|
| تباعد الأسياخ عند المحور C | صُحّحت |
| ملاحظة طول التراكب | صُحّحت |
| مرجع المقطع | شُرح السبب، دون تغيير |
خارج المسار المعتادالرد بعدم التغيير يعود إلى صاحب الملاحظة، فإما أن يقبله وإما أن يبقي الملاحظة مفتوحة مع ذكر السبب.
مراجعة التنسيق
STR-DWG-0412 Bقيد المراجعة- الميكانيكا
- لا تعارض، مقبول
- الكهرباء
- استفسار عن موضع جلبة العبور
- العمارة
- مقبول
- متأخر
- الكهرباء، يوم واحد
خارج المسار المعتادالمراجع الذي لا يرد قبل الموعد المحدد يتلقى تذكيراً، ويجوز لرئيس التخصص أن يسند المراجعة إلى نائبه.
الاعتماد
STR-DWG-0412 Cمعتمد للتنفيذ| البيان | التفاصيل |
|---|---|
| اعتمده | مدير المشروع |
| النسخة | C، تحل محل A وB |
| صدر إلى | المقاول، بمذكرة إرسال |
خارج المسار المعتادبعد الاعتماد يُقفل الملف. وأي تغيير يحتاج إلى نسخة جديدة تبدأ المسار من أوله.
من يستخدم المنصة، وما يستطيع كل دور فعله
يترتب على الاعتماد مسؤولية مهنية، لذلك لا بد أن يكون النظام دقيقاً في تحديد من يحق له ماذا. وتتبع الأدوار طريقة العمل المعتادة في مكاتب التصميم.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| المُعدّ | مستنداته وملاحظاتها ونسخها | يقدّم المستندات، ويرد على الملاحظات، ويصدر النسخ |
| المدقق أو المراجع | المستندات المحالة إليه | يكتب الملاحظات، ويقبل الردود، ويوصي بالاعتماد |
| رئيس التخصص | المراجعات في تخصصه كله | يعيّن المراجعين، ويفصل في الخلافات |
| المعتمِد | المستندات في المرحلة الأخيرة | يعتمد، أو يرفض، أو يعيد المستند بشروط |
| مسؤول ضبط المستندات | كل مستند ومسار ومذكرة إرسال وسجل | يضبط المسارات، ويصدر المستندات، ويحافظ على السجل |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
تتعثر دورات المراجعة بطرق يمكن توقعها، وكل تعثر منها يكلّف وقتاً في الموقع. لذلك صُممت المنصة حول هذه الحالات بقدر ما صُممت حول الحالة السلسة.
| الحالة | ما يفعله النظام | من يقرر |
|---|---|---|
| المراجع لم يرد في الموعد | يذكّره، ثم يتيح لرئيس التخصص إسناد المراجعة إلى غيره | رئيس التخصص |
| المُعدّ لا يوافق على ملاحظة | يعيدها إلى صاحبها مع ذكر السبب | رئيس التخصص |
| إصدار عاجل قبل اكتمال المراجعة | يسمح بالإصدار مع تسجيل حالته وحدوده | المعتمِد |
| تعديل نسختين في الوقت نفسه | يمنع الثانية، ويبيّن من يعمل على الأولى | مسؤول ضبط المستندات |
| مستند معتمد يحتاج إلى تغيير | يشترط نسخة جديدة تمر بالمسار | المُعدّ |
| المراجع غائب | ينقل مراجعاته إلى نائب محدد بالاسم | رئيس التخصص |
| مراجعة مطلوبة من طرف خارجي | يمنحه وصولاً محدوداً إلى ذلك المستند وحده | مسؤول ضبط المستندات |
الأنظمة التي ترتبط بها المنصة
تُنشأ المستندات في أدوات التصميم، ويستخدمها فريق الموقع والعملاء. وهذه هي الروابط المعتادة، بحسب الأدوات التي يعمل بها مكتبك.
| النظام | البيانات المتبادلة | الاتجاه |
|---|---|---|
| أدوات التصميم والرسم | الملفات وبيانات ترويستها | إلى المنصة |
| تخزين الملفات أو نظام المستندات | النسخ المضبوطة والأرشيف | في الاتجاهين |
| نظام إدارة المشاريع | مواعيد الجدول الزمني التي تحدد مهل المراجعة | إلى المنصة |
| البريد الإلكتروني والتقويم | طلبات المراجعة والتذكيرات | من المنصة |
| بوابة العميل أو المقاول | المستندات الصادرة ومذكرات الإرسال | من المنصة |
ما يتضمنه الإصدار الأول
مسارات المراجعة
مسارات لكل نوع من المستندات ولكل مشروع، بمراحلها ومراجعيها ونوابهم ومواعيدها.
التأشير والملاحظات
ملاحظات توضع على المخطط أو الصفحة، لكل منها مسؤول ورد وحالة.
ضبط النسخ
نسخ مرقّمة تتضح بينها النسخة السارية، والنسخ الملغاة محفوظة مع وسمها بذلك.
الاعتماد والحالة
توقيع بالاسم والتاريخ، ورموز الحالة التي يستخدمها مكتبك وعملاؤه.
السجل ومذكرات الإرسال
سجل مستندات محدّث باستمرار، ومذكرات إرسال توثّق ما صدر ولمن.
سجل التدقيق
تاريخ كامل لكل إجراء على كل مستند، لا يستطيع أحد تغييره بعد وقوعه.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- مقارنة نسختين جنباً إلى جنب
- طلبات المعلومات المرتبطة بالمستندات
- الاعتماد من الهاتف أو الجهاز اللوحي
- مراجعة العميل عبر مسار خاص به
- تقارير عن أزمنة المراجعة بحسب التخصص
ما نحتاج إليه منك
- قواعد الترقيم وتسمية النسخ المعتمدة لديك
- مسارات المراجعة المستخدمة اليوم، بحسب نوع المستند
- رموز الحالة التي يشترطها عملاؤك وعقودك
- أدوات التصميم وتخزين الملفات التي تعمل بها
- مسؤول ضبط مستندات ورئيس تخصص لاختبار المنصة في مشروع قائم
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
أرسل إلينا سجل المستندات لمشروع واحد، ووصفاً لطريقة اعتماد المخططات اليوم. نردّ عليك بالمسارات التي سنضبطها، ومعها عرض. ابدأ محادثة معنا أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
ما الفرق بين هذه المنصة وميزات المراجعة في أدوات مشاركة الملفات؟
تتيح أدوات مشاركة الملفات كتابة تعليق على الملف، لكنها لا تفرض مساراً، ولا توقف الاعتماد ما دامت الملاحظات مفتوحة، ولا تضبط النسخ، ولا تطبّق رموز الحالة لديك، ولا تنتج سجلاً ومذكرات إرسال. وهذه هي الميزات التي تهم حين يكون للمستندات المضبوطة وزن مهني أو تعاقدي، وحولها بُنيت هذه المنصة.
هل تتعامل المنصة مع المخططات والنماذج الكبيرة؟
تُعرض المخططات بالصيغ الشائعة في المتصفح مع أدوات التأشير، بما فيها اللوحات الكبيرة. أما النماذج ثلاثية الأبعاد فأثقل، وتُراجع عادةً في أدواتها الخاصة، على أن يبقى الاعتماد وسجله هنا. ونختبر ملفاتك الحقيقية في وقت مبكر، لأن حجم الملف وصيغته يحددان طريقة العرض.
هل للاعتماد الإلكتروني حجية قانونية؟
تعترف كثير من الأنظمة القانونية بالاعتماد والتوقيع الإلكترونيين، بشروط تختلف بحسب البلد ونوع المستند والعقد. وبعض المستندات ما زال يتطلب صورة محددة من التوقيع أو ختماً. نبني مستوى التوقيع الذي يشترطه مستشارك القانوني وعقودك، ونسجّل الأدلة التي يستند إليها كل اعتماد.
هل يستطيع العملاء والمقاولون المشاركة في المراجعة؟
نعم. يمكن منح المراجع الخارجي وصولاً إلى مستندات محددة ومرحلة بعينها في المسار، دون أن يرى شيئاً آخر. وتدخل ملاحظاته وقراراته في السجل نفسه. أما الإصدار إلى المقاولين فيكون بمذكرة إرسال، ليبقى دليل على النسخة التي تسلموها بالضبط وعلى موعد تسلّمها.