إجابات مستقاة من مكتبات SharePoint لديك
نصل في هذه الخدمة مساعداً ذكياً بمواقع ومكتبات مختارة في SharePoint. تُقرأ المستندات عبر Microsoft Graph، وتُقسَّم إلى مقاطع، وتُفهرس مع صلاحياتها. وحين يطرح أحدهم سؤالاً، يجد المساعد المقاطع التي يحق لهذا الشخص رؤيتها، ويجيب منها، ويربط كل معلومة بمستندها. ويظهر حيث يعمل الموظفون: في Teams، أو على الشبكة الداخلية، أو في صفحة ويب.
يناسب هذا الحل المؤسسات التي تحتفظ في SharePoint بسنوات من السياسات والإجراءات وملفات المشاريع، ولا يكفي البحث وحده لإظهارها. ويقرأ Copilot من Microsoft محتوى SharePoint أيضاً، وينبغي النظر فيه أولاً. ويكون المساعد المخصص مبرراً حين تريده محصوراً في مواقع مختارة، أو مضبوطاً لمهمة محددة، أو موصولاً بأنظمة خارج Microsoft 365. ونستخدم إذن Graph الذي يمنح الوصول إلى مواقع محددة بالاسم فقط.
المواقع المختارة فقط
يستخدم تسجيل تطبيق المساعد إذن Sites.Selected، فلا يستطيع قراءة أي شيء افتراضياً، ويمنحه المسؤول كل موقع باسمه.
إجابات تلتزم بالصلاحيات
يحتفظ كل مقطع بقائمة الوصول الخاصة بمستنده، ويُصفّى الاسترجاع بهوية المستخدم الذي سجّل دخوله قبل أن يصل أي شيء إلى النموذج.
محتوى محدّث باستمرار
تُلتقط المستندات الجديدة والمعدّلة والمحذوفة عبر إشعارات التغيير، فيتبع الفهرس المكتبة، ويتوقف الاقتباس من الملف المسحوب.
مصادر مع كل إجابة
تذكر الإجابات المستند والقسم والإصدار الذي جاءت منه، مع رابط يفتح الملف في SharePoint ليتحقق القارئ بنفسه.
تقرير جودة المحتوى
قبل الإطلاق نبلغك بما نجده في المكتبات المختارة من تكرار وإصدارات قديمة وملفات ممسوحة ضوئياً وتناقضات، مع تحديد أصحاب المحتوى الذين يعالجونها.
رفض صريح
حين لا تتضمن المواقع المختارة إجابة، يقول المساعد ذلك ويقترح الجهة المسؤولة عن الموضوع، بدل أن يختلق شيئاً يبدو معقولاً.
ما تتسلمه منا
- تسجيل التطبيق مع المواقع الممنوحة
- مسار الفهرسة مع شيفرته المصدرية
- خدمة المساعد وواجهته
- تقرير جودة المحتوى
- مجموعة اختبار من أسئلة حقيقية
- دليل إداري لأصحاب المواقع
- لوحة بيانات للاستخدام والنواقص
- دليل التشغيل وخطة الدعم
طريقة عملنا
- 01
نختار المواقع
نختار المواقع والمكتبات مع أصحابها، ونبدأ بالمحتوى الذي يثق به الخبراء أصلاً، ونجمع أسئلة حقيقية مع إجاباتها الصحيحة.
- 02
نراجع المحتوى
نفحص المكتبات المختارة بحثاً عن الإصدارات القديمة والتكرار والملفات غير المقروءة، ونتحقق من الصلاحيات الأوسع مما ينبغي، ويصلح أصحاب المحتوى ما قد يضلل المساعد.
- 03
نفهرس ونقيّم
نفهرس المستندات مع صلاحياتها ونبني المساعد، ثم يقيّم أشخاص يعرفون الموضوع جيداً إجاباته على أسئلة الاختبار.
- 04
نطلق ونصون
تستخدمه مجموعة أولية أولاً، ونراجع الأسئلة التي لم يجب عنها لنكتشف المحتوى الناقص، ولا نضيف مواقع أخرى إلا بعد أن يجهزها أصحابها.
التقنيات التي نستخدمها
| المجال | التقنيات |
|---|---|
| جانب Microsoft | Microsoft Graph، إذن Sites.Selected، إشعارات التغيير، Microsoft Entra ID |
| المعرفة | تحليل المستندات، البحث المتجهي، تصفية الوصول، ربط البيانات الوصفية |
| النماذج | Azure OpenAI Service، Claude API، نماذج التضمين، إدارة التعليمات |
| التشغيل | مجموعة التقييم، تقارير نقص المحتوى، سجلات التدقيق، تنبيهات التكلفة |
لا أحد يجد ما هو موجود في SharePoint
تملأ السياسات والإجراءات ومستندات المشاريع عشرات المواقع. ويعرض البحث المسودات القديمة إلى جانب الإصدارات الحالية. فيسأل الموظفون زميلاً، أو يعملون من نسخة حفظوها قبل زمن طويل. المعرفة موجودة، لكن الوصول إليها يكلّف جهداً أكبر مما يبذله الناس.
- المؤسسات التي تعمل على Microsoft 365
- فرق السياسات والامتثال
- المكاتب الهندسية ومكاتب المشاريع
- الموارد البشرية والخدمات المشتركة
- الشركات ذات السرية المشددة
- المجموعات ذات المواقع الكثيرة في SharePoint
أسئلة شائعة
لماذا لا نكتفي بـ Microsoft Copilot لهذا الغرض؟
للأسئلة العامة عبر Microsoft 365 قد يكون Copilot الأداة المناسبة، وننصحك بتقييمه. ويستحق المساعد المخصص البناء حين تريد الإجابات مقصورة على مواقع محددة، أو حين تحتاج المهمة إلى تعليماتها وحالات رفضها الخاصة، أو يجب إدخال محتوى من خارج Microsoft 365، أو حين لا يكون ترخيص كل مستخدم عملياً. ويمكن أيضاً أن يعمل الاثنان جنباً إلى جنب.
كيف تقصرون المساعد على مواقع معينة؟
يوفر Microsoft Graph إذناً اسمه Sites.Selected. والتطبيق الذي يحمله لا يستطيع قراءة أي موقع حتى يمنحه المسؤول حق الوصول إلى كل موقع صراحةً، كما توضح وثائق Microsoft. نسجّل المساعد بهذا الإذن، ونعطي مسؤوليك خطوات منح المواقع وسحبها. ولا يمكن فهرسة أي شيء خارج المواقع الممنوحة، مهما سأل المستخدم.
هل يمكن أن يرى المستخدم إجابات من مستندات لا يستطيع فتحها؟
لا. يحمل كل مقطع مفهرس صلاحيات مستنده المصدر، ويُصفّى البحث وراء كل إجابة بهوية السائل. فإن لم يكن لأحدهم حق الوصول إلى ملف، لا يُسترجع محتواه له أبداً. وقبل الإطلاق نطلب من أشخاص ذوي صلاحيات محدودة أن يحاولوا الوصول إلى مواد مقيدة، ونصلح كل ما يصلون إليه.
ما الحالة التي يجب أن تكون عليها مستنداتنا؟
أفضل مما تكون عليه معظم المكتبات في البداية. فالمساعد يقتبس كل ما يجده، لذلك تؤدي الإصدارات القديمة والسياسات المتناقضة والصفحات الممسوحة ضوئياً إلى إجابات ضعيفة. نبلغك بهذه المشكلات في المواقع المختارة قبل البناء، ويقرر أصحاب المحتوى ما يؤرشفونه أو يصححونه. والبدء بمكتبات قليلة حسنة التنظيم يعطي نتائج أفضل من فهرسة كل شيء.
هل يعتمد ذلك على SharePoint Add-ins أو طرق أقدم؟
لا. أعلنت Microsoft إيقاف SharePoint Add-ins وخدمة الوصول التي تقف خلفها، لذلك لا ينبغي أن يعتمد أي عمل جديد على أي منهما. نستخدم تسجيل التطبيقات في Microsoft Entra مع Microsoft Graph، وهو المسار الذي تدعمه وثائق Microsoft الحالية. وحيث يظل تخصيص أقدم يغذي مكتباتك، ندوّنه خطراً يجب التخطيط له.