المبيعات والمالية تعملان من السجل نفسه
يصل هذا الربط بين النظام الذي تُكسب فيه الصفقات والنظام الذي تُسجَّل فيه الأموال. فحين تُغلق صفقة، يُرسَل العميل والبنود والأسعار والشروط إلى النظام المحاسبي في صورة مسودة فاتورة أو أمر بيع. ثم تعود أرقام الفواتير وتواريخ الاستحقاق والمدفوعات والأرصدة المتأخرة إلى CRM، حيث يراها مديرو الحسابات. وتُطابَق بيانات العملاء، فلا تصبح الشركة الواحدة سجلين.
وهو يناسب الشركات التي يعيد فيها قسم المالية كتابة الصفقات من CRM، أو التي لا تعرف فيها المبيعات هل دفع العميل قبل أن تعاود الاتصال به. والقرارات هنا أهم من الاتصال نفسه: أي نظام يُنشئ العميل، ومن يحق له تغيير السعر بعد كسب الصفقة، وكيف تظهر إشعارات الدائن والدفعات الجزئية، وكيف تُطابَق الضرائب والعملات. ويشارك محاسبك في هذه القرارات منذ البداية.
مطابقة العملاء
تُطابَق الشركات وجهات الاتصال بين النظامين وفق قواعد تعتمد على الرقم الضريبي والاسم والعنوان، وتظهر السجلات المكررة في قائمة ليدمجها شخص.
من الصفقة إلى الفاتورة
تنشئ الصفقة الرابحة مسودة فاتورة أو أمر بيع في النظام المحاسبي، بمنتجاتها وكمياتها وأسعارها وخصوماتها ورموزها الضريبية، جاهزة ليراجعها قسم المالية ويصدرها.
حالة الدفع في CRM
تظهر الفواتير والمدفوعات المستلمة والمبالغ المستحقة وأيام التأخير في سجل الشركة، فيرى موظفو المبيعات والخدمة وضع العميل.
مطابقة المنتجات والضرائب
تُربط منتجات CRM ببنود المحاسبة وحسابات الإيرادات والمعاملات الضريبية مرة واحدة، وتتوقف أي صفقة تستخدم بنداً غير مربوط حتى يُصحَّح.
إشعارات الدائن والتجديدات
تنعكس إشعارات الدائن والدفعات الجزئية والفواتير المتكررة في CRM، ويمكن أن تُنشئ التجديدات القادمة أو الحسابات المتأخرة مهام للمسؤول عن الحساب.
قائمة الأخطاء والتدقيق
ينتظر السجل الذي يرفضه النظام المحاسبي في قائمة ظاهرة مع سبب الرفض، وتُسجَّل كل عملية نقل مع المستخدم والصفقة اللذين وراءها.
ما تتسلمه منا
- قواعد مرجعية السجلات
- مطابقة العملاء وقائمة الدمج
- خدمة الربط مع شيفرتها المصدرية
- مسار من الصفقة إلى الفاتورة
- حالة الدفع في سجلات CRM
- مطابقة المنتجات والضرائب
- قائمة الأخطاء والمراقبة
- دليل تشغيل للمبيعات والمالية
طريقة عملنا
- 01
تتبّع صفقة
نتتبع عدة صفقات حقيقية من لحظة كسبها حتى وصول المبلغ إلى البنك، مع أحد موظفي المبيعات ومحاسبك، ونسجّل كل موضع يُكتب فيه شيء مرة أخرى.
- 02
الاتفاق على المرجعية
نقرر ونوثّق أي نظام يُنشئ العملاء والمنتجات، وما يحق للمالية تغييره بعد إغلاق الصفقة، وكيف تُعامَل الضرائب والعملات وإشعارات الدائن.
- 03
البناء والمقارنة
نبني الربط على نسخ اختبارية من النظامين، ونشغّله على عينة من صفقات سابقة، ثم نقارن الفواتير الناتجة بما أصدره قسم المالية فعلاً.
- 04
الإطلاق
تمر الصفقات الجديدة عبر الربط، ويراجع قسم المالية كل مسودة في البداية، ثم تُخفَّف المراجعة في الصفقات المعتادة بعد أن تتطابق النتائج باستمرار.
التقنيات التي نستخدمها
| المجال | التقنيات |
|---|---|
| جانب CRM | HubSpot APIs، Salesforce APIs، Zoho CRM APIs، واجهات CRM المخصصة |
| جانب المحاسبة | QuickBooks Online API، Xero API، Odoo APIs، واجهات المالية في أنظمة ERP |
| خدمة الربط | Node.js، TypeScript، PostgreSQL، طوابير الرسائل |
| التشغيل | قائمة الأخطاء، مراقبة المزامنة، سجل التدقيق، التنبيهات |
المالية تعيد كتابة كل صفقة تغلقها المبيعات
تُعلَّم الصفقة رابحة في CRM، ثم تُوصف من جديد في رسالة بريد إلى قسم المالية، الذي يُنشئ الفاتورة يدوياً. ولا تعرف المبيعات هل دُفعت. وتختلف أسماء العملاء بين النظامين، ولا تتطابق تقارير الإيرادات تماماً.
- شركات B2B تبيع بالفواتير
- الوكالات والشركات المهنية
- أعمال الاشتراكات والخدمات
- موزعون لديهم مديرو حسابات
- شركات تجاوزت الفوترة اليدوية
- فرق تستعد للتدقيق
أسئلة شائعة
هل يتصل نظام CRM بنظامنا المحاسبي بالفعل؟
كثيراً ما تتوفر أداة ربط جاهزة، وهي أول ما نقيّمه. وتتعامل هذه الأدوات جيداً مع الحالات البسيطة، مثل إرسال جهة اتصال وفاتورة من بند واحد. أما الربط المخصص فيستحق تكلفته حين تتضمن صفقاتك بنوداً معقدة، أو معاملات ضريبية متعددة، أو فوترة جزئية، أو خطوات اعتماد، أو بيانات لا تنقلها الأداة. ونختبر الأداة على أصعب صفقاتك قبل أن نقدّم نصيحتنا.
أي نظام ينبغي أن يُنشئ العميل الجديد؟
عادةً CRM، لأن العلاقة تبدأ فيه، ثم يستقبل النظام المحاسبي العميل عند كسب أول صفقة. بعد ذلك يتولى قسم المالية الحقول التي تقع ضمن مسؤوليته، مثل الرقم الضريبي وشروط الدفع والحد الائتماني. المهم أن يكون لكل حقل مسؤول واحد. ونكتب ذلك في جدول يتفق عليه الفريقان قبل بناء أي شيء.
هل يمكن إصدار الفواتير تلقائياً من الصفقات الرابحة؟
من الناحية التقنية، نعم. لكننا ننصح بالبدء بمسودات يراجعها قسم المالية ويصدرها، لأن الفاتورة الخاطئة التي تصل إلى العميل يصعب التراجع عنها، وقد تترتب عليها آثار ضريبية. وبعد أن تطابق مسودات الصفقات المعتادة ما كان قسم المالية سيصدره طوال فترة كافية، يمكن تفعيل الإصدار التلقائي لها، مع إبقاء الصفقات غير المعتادة قيد المراجعة.
هل سيرى موظفو المبيعات معلومات مالية حساسة؟
يرون ما تقرره أنت. وعادةً يشمل ذلك حالة الفواتير والمبالغ المستحقة وهل الحساب متأخر، وهذا يكفي لإدارة العلاقة. أما البيانات المصرفية والهوامش وبقية دفتر الأستاذ فتبقى في النظام المحاسبي. وتتبع الصلاحيات الأدوار في CRM، فيرى المندوب وضع حساباته، ويرى المدير حسابات فريقه.
كيف تُعالَج الضرائب والعملات بين النظامين؟
بمطابقة صريحة. يُربط كل منتج في CRM ببند محاسبي ومعاملته الضريبية، وتحمل كل صفقة الوضع الضريبي للعميل وعملته. وتتبع أسعار الصرف والتقريب النظام المحاسبي، فهو المرجع في كل ما يتعلق بالمتطلبات النظامية. وتختلف متطلبات الفواتير من بلد إلى آخر، لذلك يؤكد محاسبك القواعد، ونبني المطابقة وفقها.