تطوير وكيل معالجة الفواتير بالذكاء الاصطناعي
قراءة ومطابقة، ثم جاهزة للاعتماد
وكيل لصندوق الحسابات الدائنة. يقرأ كل فاتورة مورد، ويحتفظ بالسطر الذي جاء منه كل رقم، ويطابقها مع أمر الشراء والبضاعة المستلمة، ويكشف التكرار، ويجهّز قيداً ليعتمده شخص مسمّى.
وكيل لصندوق الحسابات الدائنة. يقرأ كل فاتورة مورد، ويحتفظ بالسطر الذي جاء منه كل رقم، ويطابقها مع أمر الشراء والبضاعة المستلمة، ويكشف التكرار، ويجهّز قيداً ليعتمده شخص مسمّى.
دفع الفاتورة سهل، أما التحقق منها فصعب. يجب أن يكون رقمها جديداً، والمورد معروفاً، والحساب المصرفي لم يتغير، والأسعار هي التي طُلبت، والكميات هي التي وصلت. وكل فحص من هذه يقيم في نظام مختلف. فتحت ضغط نهاية الشهر تُترك الفحوص، وتمر الفاتورة المكررة أو الحساب المصرفي المتغير.
الموجود اليوم عرض عملي على بيانات اختبار، ويمكننا أن نطلعك عليه خطوة بخطوة. يعرض فاتورة سليمة، وأخرى مكررة، وثالثة لا تطابق الطلب، وتصحيحاً من المراجع محفوظاً بجانب القيمة الأصلية، وفاتورة مورد لا تُنشأ في النظام المحاسبي إلا بعد اعتماد شخص مسمّى. أما ربطه بأنظمتك فهو المشروع نفسه.
ست مهام ينجزها كاملة
01قراءة الحقول
يقرأ حقول الفاتورة ويحتفظ بمصدر كل منها.
- المورد والرقم والتواريخ والعملة
- البنود والمجموع الفرعي والضريبة والإجمالي
- سطر المصدر لكل حقل
- يترك القيم غير المقروءة فارغة
02الحساب والاكتمال
يتأكد أن الفاتورة مكتملة وأن أرقامها صحيحة.
- الكمية في السعر لكل بند
- البنود مقابل المجموع الفرعي
- المجموع الفرعي والضريبة مقابل الإجمالي
- وجود الحقول المطلوبة
03كشف التكرار
يجد الفواتير الموجودة لديك أصلاً.
- الملف نفسه يصل مرتين
- الرقم نفسه من المورد نفسه
- فاتورة مسجلة في الدفاتر
- فحص ثانٍ عند الاعتماد
04المطابقة مع الطلب والاستلام
يقارن الفاتورة بما طُلب وما وصل.
- المورد والعملة مقابل الطلب
- سعر الوحدة لكل بند
- الكمية المطلوبة والمستلمة
- الإجمالي مقابل الطلب
05المراجعة والتصحيح
يتيح للمراجع تصحيح حقل دون فقدان الأصل.
- يحتفظ بالقيمة المقروءة من المستند
- يسجّل من غيّرها ومتى ولماذا
- يعيد كل الفحوص
- يمنع المصحح من اعتماد حالته
06التسليم بعد الاعتماد
يسلّم القيد المعتمد إلى النظام المحاسبي مرة واحدة.
- يتطلب معتمِداً مسمّى
- ينشئ فاتورة المورد مرة واحدة
- يسجّل مرجع النظام المحاسبي
- يصرّح حين يفشل التسليم
حالة واحدة من البداية إلى النهاية
مثال على حالة واحدة في 6 خطوات، وهي الخطوات نفسها التي تظهر في الصورة أعلى هذه الصفحة.
وصول الفاتورة
تصل فاتورة مورد إلى صندوق الحسابات الدائنة. وإذا وصل الملف نفسه ثانية عُرف أنه الحالة ذاتها.
قراءة البيانات
تُقرأ الأرقام والتواريخ والمورد والبنود والإجماليات، وكل منها مع السطر الذي جاء منه في المستند.
إجراء الفحوص
يُطابق الحساب وسجل المورد والفواتير السابقة وأمر الشراء والبضاعة المستلمة.
مراجعة الاستثناء
يُعرض على المراجع سعر أعلى من الطلب مع القيمتين، فيصحح أو يقبل أو يرفض.
اقتراح القيد
تتحول الحالة السليمة أو التي رُوجعت إلى قيد مقترح، يحتفظ به الوكيل ولا يُكتب في أي مكان بعد.
الاعتماد والترحيل
يقبله معتمِد مسمّى، فتُنشأ فاتورة المورد مرة واحدة، وتنتظر هناك موافقتك على الدفع.
جرّب عليه حالة حقيقية واحدة
ثلاثون دقيقة وحالة واحدة من عملك الفعلي. نطابقها مع سير العمل في هذه الصفحة، ونخبرك بوضوح بما يمكن إعادة استخدامه من عروضنا العملية وما يجب بناؤه لأنظمتك.
ما الذي يتعثر من دونه
الفاتورة نفسها مرتين
تصل بالبريد ثم في صورة تذكير، فتُدخل الاثنتان.
أسعار زحفت
سعر الوحدة أعلى مما في الطلب، ولا أحد يقارنهما بنداً بنداً.
فوترة بلا استلام
عشر قطع في الفاتورة، وثمانٍ وصلت، والدفع كامل.
حساب مصرفي جديد
تحمل الفاتورة بيانات دفع مختلفة، وملاحظة تقول إنها تغيرت.
أرقام لا تتطابق
يختلف البنود والمجموع الفرعي والضريبة والإجمالي، فيُدخل الإجمالي كما هو.
تصحيحات بلا أثر
يعدّل أحدهم حقلاً يدوياً، فتضيع القيمة الأصلية.
مقترح ومعتمد ومرحَّل: ثلاث حالات مختلفة
القيد المقترح اقتراح من الوكيل، ولا يوجد إلا في قائمته. والمعتمد يعني أن شخصاً مسمّى ومخوَّلاً قبله. والمرحَّل يعني أن نظامك المحاسبي أكد إنشاء فاتورة المورد وأعاد مرجعها. وإذا فشل التسليم بقيت الحالة معتمدة، مع التصريح بأنها ليست في الدفاتر.
ولا سبيل للوكيل إلى دفع فاتورة أو جدولة دفعة أو تغيير البيانات المصرفية لمورد. والحساب المتغير يوقف الفاتورة حتى تؤكده إجراءات بيانات الموردين لديك.
- سطر المصدر لكل حقل
- حساب دقيق بلا تقريب
- منع التكرار لا مجرد التنبيه إليه
- حفظ التصحيحات مع الأصل
- شخص ثانٍ يعتمد
- لا دفع ولا تغيير لبيانات الموردين
ما يقرؤه وما يكتبه
الأنظمة المذكورة هنا أمثلة على ما يعمل معه هذا الوكيل، أما ما يتصل به في حالتك فيتحدد عند وضع النطاق.
استقبال الفواتير
- بريد الحسابات الدائنة
- مجلد رفع
- بوابة موردين
المحاسبة
- QuickBooks
- Xero
- NetSuite
- SAP
- أو دفتر الأستاذ لديك
المشتريات
- أوامر الشراء والبضاعة المستلمة من نظام تخطيط الموارد (ERP) أو أداة المشتريات
سجلات الموردين
- الأرقام الضريبية والبيانات المصرفية من قائمة مورديك
المراجعة
- من يحق لهم التصحيح، ومن يحق لهم الاعتماد
قراءة المستندات
- قارئ للفواتير الممسوحة، يُختار وفق صيغك
ما يسأل عنه المشترون أولاً
ليس في ما نعرضه اليوم، إذ يقرأ الفواتير بصيغة نصية. أما قراءة الممسوحة فتحتاج إلى قارئ مستندات يُختار ويُختبر على فواتيرك، ويعمل خلف الفحوص نفسها. ونبدأ المشروع باختبار القارئات على عينة من مستنداتك الفعلية.
تراجع مطالبات المصروفات إيصال الموظف وفق سياستك. وتفرز معالجة المستندات أي نوع من الملفات وتستخرج بياناته. أما هذا الوكيل فمخصص لفواتير الموردين: يطابقها مع أوامر الشراء والبضاعة المستلمة، وينتهي بفاتورة مورد في نظامك المحاسبي.
تتوقف الحالة، ولا يستطيع المراجع تمريرها. ولا يحدّث الوكيل سجلات الموردين. بل يجب تأكيد التغيير عبر إجراءات بيانات الموردين لديك، وبعدها تُعاد الفحوص.
عرض عملي على بيانات اختبار. يعرض فاتورة سليمة، وأخرى مكررة، وثالثة لا تطابق الطلب، وتصحيحاً من المراجع محفوظاً بجانب القيمة الأصلية، وفاتورة مورد لا تُنشأ في النظام المحاسبي إلا بعد اعتماد شخص مسمّى. وهو غير متصل بأنظمة فعلية، لذلك يتمثل المشروع في الربط بأنظمتك وقواعدك وتجربة مضبوطة.
حدّثنا عن مشروعك
صف لنا ما تريد بناءه والأنظمة التي سيعمل معها. نرد عليك بطريقة تعاملنا مع المشروع وبالقرارات التي تأتي أولاً. جلسة تحديد النطاق مجانية.