تطوير وكيل مطالبات المصروفات بالذكاء الاصطناعي
كل مطالبة تُراجع وفق سياستك
وكيل لمصروفات الموظفين. يقرأ كل إيصال، ويراجع المطالبة وفق سياسة المصروفات لديك، وينتبه إلى الإيصال المقدَّم مرتين، ويجهّز مطالبة مكتملة للمدير المعتمِد مع شرح لكل استثناء.
وكيل لمصروفات الموظفين. يقرأ كل إيصال، ويراجع المطالبة وفق سياسة المصروفات لديك، وينتبه إلى الإيصال المقدَّم مرتين، ويجهّز مطالبة مكتملة للمدير المعتمِد مع شرح لكل استثناء.
مطالبات المصروفات عبء شهري على الطرفين. يصوّر الموظف كومة إيصالات من جيبه ويكتب المبالغ من جديد. ويعتمد المدير أربعين بنداً دون قراءتها، لأن مطابقة كل بند مع السياسة تستغرق ساعة. ثم تكتشف المالية المشكلات لاحقاً: عشاء تجاوز الحد، وسيارة أجرة طولب بها مرتين، وإيصال بعملة لم يحوّلها أحد.
تصف هذه الصفحة مسار عمل نقترح بناءه مشروعاً مخصصاً، وهو غير موجود بعد في صورة برنامج. سيعيد استخدام الفحوص وتصحيحات المراجع وخطوات الاعتماد التي تعمل على بيانات اختبار في عرضنا العملي لمعالجة الفواتير. أما قراءة الإيصالات وتطبيق سياسة المصروفات فلم تُبنَ بعد.
كيف يمضي طلب واحد في المسار
مثال على حالة واحدة في 6 خطوات، وهي الخطوات نفسها التي تظهر في الصورة أعلى هذه الصفحة.
تقديم الإيصالات
يصوّر موظف تسعة إيصالات بعد رحلة عمل.
قراءة البيانات
يقرأ الوكيل التاجر والتاريخ والمبلغ والعملة في كل إيصال، ويربطها بالصورة.
تطبيق السياسة
عشاء واحد يتجاوز حد الوجبات اليومي، وإيصال واحد لا تجوز المطالبة به.
كشف التكرار
يطابق إيصال سيارة أجرة عملية بطاقة وردت في مطالبة الأسبوع الماضي.
إكمال المطالبة
يضيف الموظف قائمة الحضور الناقصة ويحذف البند المكرر.
الإرسال للاعتماد
يرى المدير سبعة بنود ضمن السياسة واستثناءً واحداً مع سببه.
ست مهام ينجزها كاملة
قراءة الإيصال
يقرأ الإيصال ويحتفظ بما قرأه.
- التاجر والتاريخ والمبلغ والعملة
- الضريبة حيث تظهر
- الصورة مرتبطة بكل حقل
- الحقول غير المقروءة تبقى فارغة
مطابقة السياسة
يطبق سياسة المصروفات لديك قواعدَ.
- حدود لكل فئة ولكل يوم
- ما يحتاج إلى موافقة مسبقة
- ما لا تجوز المطالبة به
- القاعدة وراء كل نتيجة
كشف التكرار
يجد الإيصالات التي طولب بها أكثر من مرة.
- التاجر والتاريخ والمبلغ أنفسها
- عبر المطالبات والموظفين
- مقارنة بعمليات البطاقات
- عرض جنباً إلى جنب
اكتمال المطالبة
يكمل المطالبة قبل تقديمها.
- إيصال لكل بند
- الغرض والحضور حيث يلزم
- المشروع أو مركز التكلفة
- طلب النواقص مرة واحدة
الصرف والإجماليات
يحسب بدقة.
- مصدر الأسعار وقاعدة التاريخ لديك
- إجماليات لكل فئة
- فصل بنود البطاقة عن النقد
- حساب دقيق
إعداد الاعتماد
يجهّز المطالبة للمعتمِد.
- ملخص للبنود ضمن السياسة
- الاستثناءات مع قاعدة كل منها
- الإيصال على بعد نقرة
- الإرسال إلى المعتمِد الصحيح
أين يضيع الوقت الآن
إدخال مرتين
المبلغ مكتوب على الإيصال، والموظف يكتبه من جديد.
اعتماد بلا قراءة
يعتمد المدير صفحة كاملة من البنود في عشر ثوانٍ.
مراجعة السياسة بعد فوات الأوان
تكتشف المالية العشاء المتجاوز للحد بعد شهر.
الإيصال نفسه مرتين
تظهر سيارة أجرة في مطالبتين، أو في كشف بطاقة وإيصال.
إيصالات مفقودة
بند في المطالبة بلا مستند، ولا أحد يسأل عنه.
عملات بالتخمين
يحوّل الموظف المبلغ بسعر صرف يختاره بنفسه.
ما نحتاج إليه لتحديد النطاق
- كيف تسير العملية اليوم، في بضعة أسطر.
- الأنظمة التي يمسّها، ومنها مثلاً نظام المصروفات، الإيصالات، السياسة، بطاقات الشركة.
- الحجم الشهري التقريبي، ومن يوافق على ماذا.
أين يتصل
الأنظمة المذكورة هنا أمثلة على ما يعمل معه هذا الوكيل، أما ما يتصل به في حالتك فيتحدد عند وضع النطاق.
نظام المصروفات
- SAP Concur
- Expensify
- Pleo
- أو أداة المصروفات لديك
الإيصالات
- الصور والإيصالات الواردة بالبريد وكشوف البطاقات
السياسة
- الحدود والفئات وقواعد الموافقة المسبقة
بطاقات الشركة
- عمليات البطاقات للمطابقة
المعتمِدون
- هيكل الإدارة لديك
المحاسبة
- حيث تُرحَّل المطالبات المعتمدة
تُطبَّق السياسة قبل أن يراها المدير
يراجع الوكيل كل بند وفق سياستك المكتوبة، فينصرف انتباه المعتمِد إلى الاستثناءات لا إلى الحساب. ولا يعتمد مطالبة ولا يرفضها ولا يغيّر مبلغاً.
ويستطيع الموظف دائماً أن يرى سبب تعليم البند، وأن يضيف توضيحاً. أما صرف المبالغ فيجري عبر إجراءاتك المالية.
- كل حقل مرتبط بالإيصال
- سياستك قواعد مكتوبة
- عرض ما يُشتبه في تكراره
- إعادة المطالبات الناقصة أولاً
- الاعتماد للمدير
- لا يدفع الوكيل شيئاً
أسئلة قبل أول مكالمة
ما الفرق بينه وبين وكيل معالجة الفواتير؟
تأتي الفواتير من الموردين وتُطابق مع أوامر الشراء والبضائع المستلمة. أما مطالبات المصروفات فتأتي من الموظفين وتُراجع وفق سياسة المصروفات. خطوات القراءة والمراجعة متشابهة، لكن القواعد مختلفة تماماً.
هل يرفض المطالبات؟
لا. يعلّم البنود التي تخالف قاعدة ويذكر القاعدة. ويستطيع الموظف التوضيح، والمدير يقرر. وتختار بعض الشركات منع تقديم البنود التي لا تجوز المطالبة بها أصلاً، وهذا إعداد تتحكم فيه.
هل يستطيع قراءة أي إيصال؟
تُقرأ الإيصالات المطبوعة بالصيغ الشائعة جيداً. أما الورق الحراري الباهت والخط اليدوي والتخطيطات غير المألوفة فكثيراً ما تتعذر قراءتها. وحيث لا يمكن قراءة حقل بموثوقية يبقى فارغاً للموظف، ونبدأ بالاختبار على عينة من إيصالاتك الفعلية.
ما الموجود اليوم؟
لا شيء منه في صورة برنامج بعد. تصف هذه الصفحة مسار عمل مقترحاً، يعيد استخدام الفحوص وتصحيحات المراجع وخطوات الاعتماد التي تعمل على بيانات اختبار في عرضنا العملي لمعالجة الفواتير. أما قراءة الإيصالات وتطبيق سياسة المصروفات فلم تُبنَ بعد. يبدأ المشروع برسم عملياتك، ثم نثبت الخطوات الأولى على بيانات اختبار قبل أن يمس أي شيء نظاماً فعلياً.
حدّثنا عن مشروعك
صف لنا ما تريد بناءه والأنظمة التي سيعمل معها. نرد عليك بطريقة تعاملنا مع المشروع وبالقرارات التي تأتي أولاً. جلسة تحديد النطاق مجانية.