تطوير وكيل استقبال المستندات ومعالجتها بالذكاء الاصطناعي
مستندات تدخل، وبيانات منظمة
وكيل للمستندات التي تصل شركتك طوال اليوم. يتعرف إلى كل ملف، ويستخرج الحقول التي يحتاج إليها نوعه مع الإشارة إلى موضع كل منها، ويتحقق من اكتمال المجموعة، ثم يوجّه العمل الناتج إلى الفريق المعني.
وكيل للمستندات التي تصل شركتك طوال اليوم. يتعرف إلى كل ملف، ويستخرج الحقول التي يحتاج إليها نوعه مع الإشارة إلى موضع كل منها، ويتحقق من اكتمال المجموعة، ثم يوجّه العمل الناتج إلى الفريق المعني.
تصل المستندات مرفقات وملفات مرفوعة ونسخاً ممسوحة وصوراً. يفتح أحدهم كل واحد منها، ويقرر ما هو، ويطبع محتواه في نظام ما، ثم يحيله. قد يمضي أسبوع على معالجة طلب قبل أن ينتبه أحد إلى صفحة ناقصة، وقد يُدخل شخصان النموذج نفسه مرتين. عمل بسيط ومتواصل، وهو بالضبط النوع الذي يخون فيه الانتباه.
تصف هذه الصفحة مسار عمل نقترح بناءه مشروعاً مخصصاً، وهو غير موجود بعد كبرنامج جاهز. سيستفيد من النمط الذي أثبتناه في عرضنا العملي لمعالجة الفواتير على بيانات اختبار: حقول تُقرأ مع سطر مصدرها، وفحوص للاكتمال، وخطوة مراجعة تحفظ القيمة الأصلية، وتسليم واحد معتمد. أما تصنيف أنواع المستندات وقراءة النسخ الممسوحة والتوجيه حسب النوع فلم تُبنَ بعد.
حالة واحدة من البداية إلى النهاية
مثال على حالة واحدة في 6 خطوات، وهي الخطوات نفسها التي تظهر في الصورة أعلى هذه الصفحة.
وصول الملفات
تصل رسالة بريد فيها أربعة مرفقات لطلب فتح حساب جديد.
التعرف إلى الأنواع
تُصنَّف إلى نموذج طلب، ومستند هوية، وإثبات عنوان، وملف مجهول.
قراءة الحقول
تُستخرج حقول كل مستند معروف، مع موضعها في الصفحة.
فحص المجموعة
إثبات العنوان أقدم مما تسمح به قواعدك، والملف المجهول يحتاج إلى شخص.
المراجعة
يحدد المراجع هوية الملف المجهول ويؤكد تاريخاً غير واضح.
التوجيه
يُطلب من مقدم الطلب مرة واحدة إثبات عنوان حديث، وتنتظر الحالة في قائمة الفريق المناسب.
أين يضيع الوقت الآن
ما هذا الملف؟
يفتح الموظفون كل مرفق ليعرفوا.
إدخال يدوي
يُطبع المحتوى في النظام، ومعه الأخطاء المعتادة.
مجموعات ناقصة
تُكتشف الصفحة الناقصة بعد أسبوع من المعالجة.
المستند نفسه مرتين
يعالج شخصان الملف المرفوع نفسه.
نسخ لا تُقرأ
صورة لنموذج التُقطت بزاوية مائلة.
لا أثر يُتتبع
لا يستطيع أحد أن يقول من أين جاءت قيمة في النظام.
ست مهام ينجزها كاملة
01التصنيف
يتعرف إلى نوع كل مستند.
- قائمة أنواع المستندات لديك
- ملاحظة عن درجة الثقة
- تقسيم الملفات المختلطة إلى مستندات
- الأنواع المجهولة تذهب إلى شخص
02استخراج الحقول
يقرأ الحقول التي يحتاج إليها ذلك النوع.
- مخطط لكل نوع مستند
- موضع كل قيمة
- الحقول غير المقروءة تبقى فارغة
- الجداول وبنود السطور
03التحقق
يفحص ما قُرئ.
- الصيغ والتواريخ والمجاميع
- القيم مقابل بياناتك المرجعية
- المطابقة بين المستندات
- قواعد تحددها لكل نوع
04الاكتمال
يتأكد من اكتمال المجموعة.
- المستندات المطلوبة لكل حالة
- الصفحات والتواقيع الناقصة
- المستندات المنتهية
- طلب واحد لكل ما ينقص
05قائمة المراجعة
يضع البنود المشكوك فيها أمام شخص.
- الحقول الضعيفة الثقة
- عمليات التحقق الفاشلة
- المستند بجانب الحقول
- التصحيحات محفوظة مع الأصل
06التوجيه والتسليم
يرسل النتيجة إلى مكانها.
- الفريق المناسب حسب نوع المستند
- سجل يُنشأ مرة واحدة
- المستند الأصلي مرفق
- التعرف إلى المكررات
ما نحتاج إليه لتحديد النطاق
- كيف تسير العملية اليوم، في بضعة أسطر.
- الأنظمة التي يمسّها، ومنها مثلاً الاستقبال، قراءة المستندات، المخططات، البيانات المرجعية.
- الحجم الشهري التقريبي، ومن يوافق على ماذا.
كل قيمة تعود إلى الصفحة التي جاءت منها
لا نفع في الاستخراج ما لم يمكن التحقق منه. لذلك تحتفظ كل قيمة برابط إلى موضعها في المستند الأصلي، وتذهب الحقول الضعيفة الثقة إلى مراجع، ويُحفظ التصحيح بجانب القراءة الأصلية.
يصنّف الوكيل ويستخرج ويوجّه. أما القرارات التي تسندها المستندات، كالموافقة على طلب، فتبقى لدى الفريق المسؤول عنها. وتُعالَج المستندات الحساسة في البيئة التي تعتمدها.
- رابط من كل قيمة إلى مصدرها
- الأنواع غير المؤكدة تذهب إلى شخص
- لا تُمرَّر مجموعة ناقصة على أنها مكتملة
- التصحيحات محفوظة مع الأصل
- تسليم واحد لكل حالة
- القرارات للفريق المسؤول
ما يقرؤه وما يكتبه
الأنظمة المذكورة هنا أمثلة على ما يعمل معه هذا الوكيل، أما ما يتصل به في حالتك فيتحدد عند وضع النطاق.
الاستقبال
- صناديق بريد مشتركة
- بوابات رفع
- ماسحات ضوئية
قراءة المستندات
- قارئ للنسخ الممسوحة والصور، يُختار بما يناسب مستنداتك
المخططات
- الحقول التي يحتاج إليها كل نوع مستند
البيانات المرجعية
- العملاء والمنتجات والرموز التي تُطابَق بها القيم
أنظمة العمل
- إدارة علاقات العملاء (CRM) أو تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو إدارة الحالات
المراجعة
- الأشخاص الذين يبتّون في البنود المشكوك فيها
ما يسأل عنه المشترون أولاً
ما الفرق بينه وبين وكيل معالجة الفواتير؟
معالجة الفواتير هي هذا النمط مخصصاً لنوع واحد من المستندات، مع مطابقة أوامر الشراء والتسليم المحاسبي ضمنه. أما هذا الوكيل فهو النسخة العامة: أنواع كثيرة من المستندات، لكل منها مخططه، وتُوجَّه إلى فرق مختلفة.
ما الفرق بينه وبين وكيل صندوق البريد؟
يقرأ وكيل البريد الرسالة ويستنتج ما يريده المرسل. أما هذا الوكيل فيقرأ المرفقات ويحوّلها إلى بيانات منظمة. وكثيراً ما يحتاج صندوق البريد المشترك إلى الاثنين معاً.
ما مدى دقة الاستخراج؟
يتوقف ذلك على مستنداتك، ونقيسه على عينة منها قبل أن نعد بشيء. تُقرأ النماذج الرقمية النظيفة بصورة موثوقة، أما الصور وخط اليد والتنسيقات غير المعتادة فلا، ولهذا تذهب الحقول الضعيفة الثقة دائماً إلى مراجع.
ما الموجود اليوم؟
لا يوجد كبرنامج جاهز بعد، فهذه الصفحة تصف مسار عمل مقترحاً. سيستفيد من النمط الذي أثبتناه في عرضنا العملي لمعالجة الفواتير على بيانات اختبار: حقول تُقرأ مع سطر مصدرها، وفحوص للاكتمال، ومراجعة تحفظ القيمة الأصلية، وتسليم واحد معتمد. أما تصنيف الأنواع وقراءة النسخ الممسوحة والتوجيه حسب النوع فلم تُبنَ. يبدأ المشروع برسم عمليتك، ثم إثبات الخطوات الأولى على بيانات اختبار قبل أن يمس أي نظام فعلي.
حدّثنا عن مشروعك
صف لنا ما تريد بناءه والأنظمة التي سيعمل معها. نرد عليك بطريقة تعاملنا مع المشروع وبالقرارات التي تأتي أولاً. جلسة تحديد النطاق مجانية.