تطوير وكيل المساعد التنفيذي بالذكاء الاصطناعي
يومك جاهز قبل أن يبدأ
وكيل يجهّز يوم الشخص المشغول. يقرأ التقويم والبريد اللذين تتيحهما له، ويعدّ موجزاً صباحياً، ويحتفظ بقائمة ما وعدت به ولمن، ويقترح ردوداً وتعديلات على الاجتماعات وتذكيرات لا يتحقق منها شيء إلا بموافقتك.
وكيل يجهّز يوم الشخص المشغول. يقرأ التقويم والبريد اللذين تتيحهما له، ويعدّ موجزاً صباحياً، ويحتفظ بقائمة ما وعدت به ولمن، ويقترح ردوداً وتعديلات على الاجتماعات وتذكيرات لا يتحقق منها شيء إلا بموافقتك.
بريد المسؤول التنفيذي وتقويمه وظيفة ثانية. الرسالة المهمة تقبع تحت أربعين رسالة عادية، والاجتماع يُقبل دون وقت للتحضير، والوعد الذي قيل في الممر يضيع. يحل المساعد البشري هذا بحكمة تراكمت عبر سنوات. أما البرامج فتحله عادة بالتصرف نيابة عنك بثقة زائدة، وأول رد خاطئ إلى الشخص الخطأ ينهي التجربة.
تصف هذه الصفحة مسار عمل نقترح بناءه مشروعاً مخصصاً، وهو غير موجود بعد كبرنامج جاهز. سيستفيد من نمط «اقتراح ثم موافقة» الذي تقوم عليه عروضنا العملية، حيث لا يُكتب شيء في أي نظام قبل أن يقبله شخص محدد. أما قراءة البريد والتقويم والموجزات والإجراءات المقترحة فلم تُبنَ بعد.
من أول إشارة إلى التسجيل
مثال على حالة واحدة في 6 خطوات، وهي الخطوات نفسها التي تظهر في الصورة أعلى هذه الصفحة.
الصباح
عند السابعة يصل الموجز وفيه ستة اجتماعات وثلاثة قرارات ووعدان تأخرا.
التحضير
قبل اجتماع مجلس الإدارة يربط الوكيل الأوراق والسؤالين المفتوحين من المرة السابقة.
الفرز
تُرتَّب أربعون رسالة جديدة، أربع منها تحتاج إلى قرار اليوم.
المسودة
يكتب مسودة رد على مورّد، ويترك قرار السعر فارغاً لك.
الاقتراح
يعرض تعارضاً يوم الخميس مع طريقتين لحله، فتختار إحداهما.
المساء
يدرج التزامات اليوم الجديدة وما يحين موعده غداً.
ما الذي يتعثر من دونه
الرسالة المهمة مدفونة
قُرئت على الهاتف ثم نُسيت.
أيام بلا فاصل
لا فسحة للتحضير أو التنقل أو التفكير.
وعود تتبخر
«سأرسل لك ذلك» تُقال خمس مرات في اليوم وتُنفَّذ مرتين.
اجتماعات لم يحتج إليها أحد
ساعة كانت رسالة بريد واحدة تغني عنها.
أتمتة تتجاوز حدودها
أداة تقبل دعوة أو ترسل رداً ما كنت لترسله.
السرية هي الأصل
في البريد شؤون لا ينبغي لأي أداة أن تنشرها.
ما نحتاج إليه لتحديد النطاق
- كيف تسير العملية اليوم، في بضعة أسطر.
- الأنظمة التي يمسّها، ومنها مثلاً البريد، التقويم، المستندات، المهام.
- الحجم الشهري التقريبي، ومن يوافق على ماذا.
ست مهام ينجزها كاملة
01الموجز الصباحي
يجهّز يومك في صفحة واحدة.
- اجتماعات اليوم والغرض منها
- ما يحتاج إليه كل اجتماع منك
- الرسائل التي تتطلب قراراً
- ما لك وما عليك
02فرز البريد
يرتب الرسائل حسب ما تتطلبه.
- قرار أو رد أو لا شيء
- المرسلون والمواضيع التي تقدمها
- المراسلات التي تنتظرك
- لا حذف ولا أرشفة إلا بقاعدة منك
03مسودات الردود
يكتب ردوداً لترسلها أنت.
- بنبرتك
- مما ورد في المراسلة ومستنداتك
- قصيرة، والقرار متروك لك
- تُحفظ مسودات
04مقترحات التقويم
يقترح تعديلات على التقويم.
- التعارضات وخيارات حلها
- وقت للتحضير قبل الاجتماعات الرئيسية
- اجتماعات يمكن تقصيرها أو الاعتذار عنها
- اقتراح فقط بلا تطبيق
05متابعة الالتزامات
يحتفظ بقائمة الوعود.
- ما قلت إنك ستفعله
- ما يدين به الآخرون لك
- تذكير قبل كل موعد
- يُغلق البند حين يُظهر البريد أو المهمة إنجازه
06قواعد السرية
يحترم ما يجب ألا يمسه.
- مجلدات ومرسلون تستبعدهم
- مواضيع تحددها خاصة
- لا محتوى يُشارك خارج حسابك
- سجل لما قرأه
يجهّز ويقترح، ولا يتصرف باسمك أبداً
كل ما يوجهه هذا الوكيل إلى الخارج مقترح: مسودة، أو تعديل مقترح، أو تذكير. توافق أنت على كل واحد منها، وترى ما قرأه. فهو لا يرسل بريداً باسمك، ولا يقبل اجتماعات، ولا يشارك معلوماتك مع أحد.
في بريد المسؤول التنفيذي شؤون سرية تخص آخرين. لذلك لا يقرأ الوكيل إلا ما تدرجه، داخل حساب مؤسستك، ويحتفظ بسجل لما اطلع عليه.
- مسودات ومقترحات فقط
- لا يُرسل شيء باسمك
- لا تعديل في التقويم دون موافقة
- لا قراءة للمجلدات المستبعدة
- سجل لما قُرئ
- وصول مقصور على حسابك
الأنظمة من حوله
الأنظمة المذكورة هنا أمثلة على ما يعمل معه هذا الوكيل، أما ما يتصل به في حالتك فيتحدد عند وضع النطاق.
البريد
- Microsoft 365
- أو Google Workspace
التقويم
- تقويمك والتقاويم المتاح لك الاطلاع عليها
المستندات
- أوراق وملاحظات مرتبطة بالاجتماعات
المهام
- أداة المهام أو المشاريع لديك
جهات الاتصال
- من يهمك، كما تحدده
السياسات
- ما هو مستبعد وما هو خاص
إجابات مباشرة
ليس بحسب تصميمه. يكتب المسودات ويقترح، وأنت توافق. فالتوفير عند معظم الناس في التحضير لا في النقرة الأخيرة. وإذا أردت لاحقاً تنفيذ إجراءات روتينية بعينها دون سؤالك، فكل إجراء يُفعَّل على حدة.
يبني وكيل التحضير موجزاً لكل اجتماع مع عميل، لأي شخص في الفريق. أما هذا الوكيل فيخدم شخصاً واحداً طوال يومه: البريد والتقويم والالتزامات. ويمكنه إدراج موجز الاجتماع جزءاً من الموجز الصباحي.
يعمل وكيل البريد على صندوق مشترك لفريق كامل وينشئ التذاكر. أما هذا الوكيل فيعمل على بريد شخص بعينه وتقويمه معاً، ويتبع ذلك الشخص وحده.
لا يوجد كبرنامج جاهز بعد، فهذه الصفحة تصف مسار عمل مقترحاً. سيستفيد من نمط «اقتراح ثم موافقة» الذي تقوم عليه عروضنا العملية، حيث لا يُكتب شيء في أي نظام قبل أن يقبله شخص محدد. أما قراءة البريد والتقويم والموجزات والإجراءات المقترحة فلم تُبنَ. يبدأ المشروع برسم عمليتك، ثم إثبات الخطوات الأولى على بيانات اختبار قبل أن يمس أي نظام فعلي.
حدّثنا عن مشروعك
صف لنا ما تريد بناءه والأنظمة التي سيعمل معها. نرد عليك بطريقة تعاملنا مع المشروع وبالقرارات التي تأتي أولاً. جلسة تحديد النطاق مجانية.