تطوير وكيل التحضير للاجتماعات بالذكاء الاصطناعي
ادخل الاجتماع وأنت تعرف الحساب
وكيل يحضّر فريقك لاجتماعات العملاء. قبل كل اجتماع يجمع ما جرى في الحساب، ومن سيحضر، وما زال مفتوحاً، وما وُعد به في المرة السابقة، ثم يقدم موجزاً قصيراً مع أسئلة تستحق أن تُطرح.
وكيل يحضّر فريقك لاجتماعات العملاء. قبل كل اجتماع يجمع ما جرى في الحساب، ومن سيحضر، وما زال مفتوحاً، وما وُعد به في المرة السابقة، ثم يقدم موجزاً قصيراً مع أسئلة تستحق أن تُطرح.
تضيع الدقائق العشر التي تسبق الاجتماع في البحث: آخر سلسلة رسائل، وملاحظات المكالمة السابقة، والتذكرة التي ذكرها أحدهم. يُعثر على نصفها، ويبدأ الاجتماع بعبارة «ذكّرني أين توقفنا». ويلاحظ العميل ذلك. كان كل ما يلزم موجوداً في نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) والبريد ومكتب الدعم، لكن أحداً لم يجد وقتاً لقراءته مجتمعاً.
تصف هذه الصفحة مسار عمل نقترح بناءه مشروعاً مخصصاً، وهو غير موجود بعد في صورة برنامج. سيعيد استخدام البحث الموثق في الحسابات من عرضنا العملي لإعداد التواصل الخارجي، وقواعد الوصول من عرضنا العملي للمعرفة الداخلية. أما قراءة التقاويم والبريد وسجل CRM في موجز واحد فلم تُبنَ بعد.
كيف يمضي طلب واحد في المسار
مثال على حالة واحدة في 6 خطوات، وهي الخطوات نفسها التي تظهر في الصورة أعلى هذه الصفحة.
إيجاد الاجتماع
يُظهر تقويم الغد مراجعة ربع سنوية مع عميل.
جمع التاريخ
تُجمع ملاحظات المراجعة السابقة، والرسائل التي تلتها، وطلبات الحساب.
مراجعة الحضور
أحد الحضور جديد، ويُعثر على منصبه في موقع الشركة مع الرابط.
سرد المسائل المفتوحة
تذكرتان مفتوحتان، وتقرير وُعد به ولم يُرسل.
اقتراح الأسئلة
يقترح الموجز السؤال عن أولويات الحاضر الجديد وعن التقرير المتأخر.
تسليم الموجز
يتلقى مدير الحساب صفحة واحدة في المساء السابق، مع روابط إلى كل مصدر.
ست مهام ينجزها كاملة
مراقبة التقويم
يعرف أي الاجتماعات تحتاج إلى موجز.
- يقرأ التقاويم التي تحددها
- يميّز الاجتماعات الخارجية
- يعمل وفق المهلة التي تحددها
- يتخطى الاجتماعات المستثناة
تاريخ الحساب
يجمع ما جرى حتى الآن.
- آخر الاجتماعات ونتائجها
- الرسائل الأخيرة في الحساب
- الصفقات أو الطلبات أو العقود
- التغيرات منذ آخر اجتماع
سياق الحضور
يذكر من سيكون في الغرفة.
- المنصب وتاريخ التعامل مع شركتك
- المحادثات السابقة معهم
- تعليم من يحضر أول مرة
- معلومات عامة من مصادر معتمدة
المسائل المفتوحة
يسرد ما لم يُحل.
- التذاكر والشكاوى المفتوحة
- وعود لم تُنفَّذ بعد
- فواتير أو تجديدات قادمة
- المسؤول عن كل بند
أسئلة مقترحة
يقترح ما يُسأل عنه.
- بناءً على المسائل المفتوحة
- بناءً على ما تغيّر
- معلَّمة بوصفها اقتراحات
- أسئلة قليلة لا قائمة طويلة
تسليم الموجز
يسلّم صفحة واحدة في وقتها.
- حيث يعمل الحاضر أصلاً
- قصير يُقرأ في دقيقتين
- روابط إلى المصادر للتفاصيل
- يُحدَّث إذا تغيّر شيء
ما نحتاج إليه لتحديد النطاق
- كيف تسير العملية اليوم، في بضعة أسطر.
- الأنظمة التي يمسّها، ومنها مثلاً التقويم، إدارة علاقات العملاء، البريد، مكتب الدعم.
- الحجم الشهري التقريبي، ومن يوافق على ماذا.
ستة أمور تبطئ هذا العمل
تحضير بالبحث
عشر دقائق من التنقيب في أربع أدوات قبل كل مكالمة.
وعود منسية
يتذكر العميل ما اتُّفق عليه في المرة السابقة، وينساه فريقك.
حضور مجهولون
اسم جديد في الدعوة، ولا أحد يعرف منصبه.
مسائل مفتوحة تفاجئك
يثير العميل تذكرة لم يرها مدير الحساب.
ملاحظات حبيسة عند شخص
الزميل الذي يعرف الحساب في إجازة.
موجزات طويلة أكثر من اللازم
مستند لا يقرؤه أحد في الوقت المتاح.
أين يتصل
الأنظمة المذكورة هنا أمثلة على ما يعمل معه هذا الوكيل، أما ما يتصل به في حالتك فيتحدد عند وضع النطاق.
التقويم
- تقويم Microsoft 365
- تقويم Google Workspace
إدارة علاقات العملاء
- الحسابات وجهات الاتصال والصفقات والملاحظات السابقة
البريد
- سلاسل الرسائل الخاصة بالحساب، ضمن قواعد الوصول لديك
مكتب الدعم
- التذاكر والشكاوى المفتوحة
الفوترة
- الفواتير والتجديدات والعقود
البحث
- مصادر عامة معتمدة عن الحضور الجدد
لا يقرأ إلا ما يحق للحاضر قراءته
يستقي الموجز من صناديق البريد والتذاكر والصفقات، لذلك تكتسب الصلاحيات أهميتها. فلا يستخدم الوكيل إلا السجلات التي يحق لمتلقي الموجز رؤيتها أصلاً، ويتجنب الاجتماعات وصناديق البريد التي تستثنيها.
ولكل ما في الموجز رابط إلى مصدره، وتظهر الاقتراحات بوصفها اقتراحات. ولا ينضم الوكيل إلى الاجتماع، ولا يرسل شيئاً إلى العميل، ولا يحدّث أي سجل.
- ما يحق للحاضر رؤيته فقط
- لا قراءة للاجتماعات المستثناة
- رابط إلى المصدر لكل بند
- اقتراحات معلَّمة بوصفها اقتراحات
- لا رسائل إلى العميل
- لا تغيير في السجلات
أسئلة قبل أول مكالمة
يعمل هذا الوكيل قبل الاجتماع وينتج موجزاً. أما وكيل المحاضر فيعمل بعده: القرارات والمهام ورسالة المتابعة. وما يخرج من أحدهما يدخل إلى الآخر في الاجتماع التالي.
ينظر البحث عن العملاء المحتملين إلى الخارج، إلى شركة لا تعرفها بعد، من مصادر عامة. أما التحضير للاجتماع فينظر إلى الداخل، إلى تاريخك أنت مع العميل: الرسائل والتذاكر والصفقات والملاحظات السابقة.
لا. يقرأ صناديق البريد والتقاويم التي تحددها، في ما يخص الحسابات المعنية، ولا يبني الموجز إلا من سجلات يحق لمتلقيه رؤيتها أصلاً. ونطاق ذلك إعداد تتحكم فيه.
لا شيء منه في صورة برنامج بعد. تصف هذه الصفحة مسار عمل مقترحاً، يعيد استخدام البحث الموثق في الحسابات من عرضنا العملي لإعداد التواصل الخارجي، وقواعد الوصول من عرضنا العملي للمعرفة الداخلية. أما قراءة التقاويم والبريد وسجل CRM في موجز واحد فلم تُبنَ بعد. يبدأ المشروع برسم عملياتك، ثم نثبت الخطوات الأولى على بيانات اختبار قبل أن يمس أي شيء نظاماً فعلياً.
حدّثنا عن مشروعك
صف لنا ما تريد بناءه والأنظمة التي سيعمل معها. نرد عليك بطريقة تعاملنا مع المشروع وبالقرارات التي تأتي أولاً. جلسة تحديد النطاق مجانية.