تطوير وكيل تهيئة الموظفين بالذكاء الاصطناعي
كل شيء جاهز من الصباح الأول
وكيل يضمن أن يسير اليوم الأول لزميلك الجديد كما ينبغي. ينفذ قائمة مهام دوره بين الموارد البشرية وتقنية المعلومات والمرافق ومديره، ويجمع المستندات، ويرفع طلبات الصلاحيات للموافقة، ويبلّغ المعني حين تتأخر خطوة.
وكيل يضمن أن يسير اليوم الأول لزميلك الجديد كما ينبغي. ينفذ قائمة مهام دوره بين الموارد البشرية وتقنية المعلومات والمرافق ومديره، ويجمع المستندات، ويرفع طلبات الصلاحيات للموافقة، ويبلّغ المعني حين تتأخر خطوة.
الصباح الأول للموظف الجديد يقول الكثير عن الشركة. وكثيراً ما لا يجد جهازاً ولا حساباً ولا خطة، لأن التهيئة تمر بأربعة أقسام ولا تتبع أياً منها. أرسلت الموارد البشرية العقد، ولم يُبلَّغ قسم تقنية المعلومات بتاريخ المباشرة، وظن المدير أن غيره رتّب الأسبوع الأول. كل خطوة صغيرة، لكن القائمة بلا صاحب.
تصف هذه الصفحة مسار عمل نقترح بناءه مشروعاً مخصصاً، ولا وجود له بعد في صورة برنامج. وسيستفيد من توجيه الموافقات في عرضنا العملي لمكتب دعم تقنية المعلومات، حيث تُفتح طلبات الصلاحيات للموافقة ولا ينفذها الوكيل أبداً، ومن الإجابات المعرفية في عرضنا العملي للمعرفة الداخلية. أما خطط التهيئة حسب الدور، واستلام المستندات، والمتابعة بين الفرق، فلم تُبنَ بعد.
ست مهام ينجزها كاملة
01خطة حسب الدور
ينشئ الخطة لهذا الموظف.
- يختار القالب حسب الدور والموقع
- مهام للموارد البشرية وتقنية المعلومات والمرافق والمدير
- تواريخ تُحسب عكسياً من يوم المباشرة
- مسؤول لكل مهمة
02استلام المستندات
يجمع ما تحتاج إليه الموارد البشرية قبل اليوم الأول.
- يطلب كل مستند مرة واحدة
- يتحقق من اكتماله ووضوحه
- يحفظه حيث تقتضي إجراءاتك
- يذكّر وفق جدولك
03طلبات الصلاحيات
يرفع ما يحتاج إليه الدور من صلاحيات للموافقة.
- يستخدم القائمة المعتادة للدور
- طلب واحد لكل نظام
- موافقة من المسؤول المسمّى
- لا شيء خارج القائمة المعتادة دون سبب
04المعدات ومكان العمل
يتأكد من جاهزية الأمور العملية.
- طلب الجهاز والمعدات
- بطاقة دخول المبنى والمكتب
- التوصيل لمن يعمل عن بُعد
- تأكيد قبل تاريخ المباشرة
05إرشاد الأسبوع الأول
يرشد الموظف في أيامه الأولى.
- رسالة ترحيب مع الخطة
- إجابات من دليل الموظفين لديك
- التدريب المطلوب وموعد إنهائه
- جهة الاتصال لكل موضوع
06التقدم وإنهاء الخدمة
يتابع الإنجاز، والعملية العكسية أيضاً.
- ما أُنجز وما تأخر
- تذكير مسؤولي المهام
- تقرير للموارد البشرية والمدير
- العناية نفسها بإزالة صلاحيات المغادرين
من أول إشارة إلى التسجيل
مثال على حالة واحدة في 6 خطوات، وهي الخطوات نفسها التي تظهر في الصورة أعلى هذه الصفحة.
قبول العرض
يقبل مهندس جديد عرض عمل يبدأ بعد ثلاثة أسابيع.
إنشاء الخطة
تُنشأ خطة تهيئة المهندسين، وفيها مهام للموارد البشرية وتقنية المعلومات والمرافق والمدير.
جمع المستندات
يُطلب من المنضم مرة واحدة ما يلزم من مستندات، ويُفحص كل مستند عند وصوله.
طلب الصلاحيات
تُرفع قائمة الصلاحيات المعتادة للدور طلبات يوافق عليها مسؤول كل نظام.
فحص الجاهزية
قبل المباشرة بخمسة أيام، ما زال طلب الجهاز مفتوحاً، فيُبلَّغ رئيس فريق تقنية المعلومات.
إرشاد الأسبوع الأول
في اليوم الأول يتسلم المنضم خطة الأسبوع، ويستطيع أن يسأل الوكيل أين يجد ما يحتاج إليه.
أين يضيع الوقت الآن
لا جهاز في اليوم الأول
علم قسم تقنية المعلومات بتاريخ المباشرة في ذلك الصباح.
أربعة أقسام بلا مسؤول
يفترض كل قسم أن غيره يتولى الأمر.
مطالبات متكررة بالمستندات
يطلب ثلاثة أشخاص نسخة الهوية نفسها.
صلاحيات منسوخة من زميل
يرث الموظف الجديد صلاحيات لم يراجعها أحد.
خطة واحدة لكل الأدوار
يحصل المهندس وموظف المبيعات على الأسبوع الأول نفسه.
مغادرون منسيون
تبقى الحسابات مفتوحة بعد رحيل أصحابها بوقت طويل.
جرّب عليه حالة حقيقية واحدة
ثلاثون دقيقة وحالة واحدة من عملك الفعلي. نطابقها مع سير العمل في هذه الصفحة، ونخبرك بوضوح بما يمكن إعادة استخدامه من عروضنا العملية وما يجب بناؤه لأنظمتك.
ينسّق قائمة المهام ولا يمنح أي صلاحية
عمل الوكيل هو التنسيق: المهام الصحيحة، إلى المسؤولين الصحيحين، في المواعيد الصحيحة، مع تنبيه حين تتأخر إحداها. يرفع طلبات الصلاحيات من القائمة المعتادة للدور، ويوافق عليها مسؤولو كل نظام. ولا يستطيع إنشاء حساب أو إسناد صلاحية.
وتمر بالتهيئة وثائق هوية وبيانات عقود. لذلك تُحفظ حيث تقتضي إجراءات الموارد البشرية لديك، ولا يراها أحد من خارج تلك الإجراءات.
- خطط من قوالب أدوارك
- طلب كل مستند مرة واحدة
- طلب الصلاحيات دون منحها
- تصعيد المتأخر قبل اليوم الأول
- الوثائق الشخصية في نظام الموارد البشرية
- متابعة صلاحيات المغادرين حتى إزالتها
الأنظمة من حوله
الأنظمة المذكورة هنا أمثلة على ما يعمل معه هذا الوكيل، أما ما يتصل به في حالتك فيتحدد عند وضع النطاق.
نظام الموارد البشرية
- Workday
- BambooHR
- Personio
- أو منصة الموارد البشرية لديك
الهوية والصلاحيات
- Microsoft Entra ID
- Okta
- أو Google Workspace
خدمات تقنية المعلومات
- أدوات التذاكر وإدارة الأجهزة لديك
المرافق
- دخول المبنى وحجز المكاتب
المعرفة
- دليل الموظفين وقائمة التدريب وصفحات الفرق
المراسلة
- البريد الإلكتروني أو Slack أو Microsoft Teams
إجابات مباشرة
ما الفرق بينه وبين وكيل تهيئة العملاء؟
تهيئة العملاء تجعل العميل يعمل بمنتجك، وهذا الوكيل يجعل الزميل يعمل في شركتك. كلاهما ينفذ خطة بمهام على عدة أطراف، لكن الأنظمة هنا هي الموارد البشرية والهوية وتقنية المعلومات، والبيانات شخصية.
ما الفرق بينه وبين وكيل دعم تقنية المعلومات؟
يستجيب مكتب الدعم لمشكلات يبلّغ عنها الموظفون. أما هذا الوكيل فيبدأ قبل أن يظهر الموظف في أنظمتك، ومن نواتجه مجموعة طلبات صلاحيات تتولاها بعد ذلك قوائم الموافقة في مكتب الدعم.
هل يستطيع إنشاء الحسابات تلقائياً؟
يرفع طلبات من القائمة المعتادة لصلاحيات الدور، ويوافق عليها مسؤولو الهوية لديك. ويمكن أتمتة الإنشاء بعد الموافقة عبر مسار العمل الخاص بنظام الهوية نفسه. ويبقى القرار والموافقة بيد موظفيك.
ما الموجود اليوم؟
لا وجود له بعد في صورة برنامج، فهذه الصفحة تصف مسار عمل مقترحاً. وسيستفيد من توجيه الموافقات في عرضنا العملي لمكتب دعم تقنية المعلومات، حيث تُفتح طلبات الصلاحيات للموافقة ولا ينفذها الوكيل أبداً، ومن الإجابات المعرفية في عرضنا العملي للمعرفة الداخلية. أما خطط التهيئة حسب الدور، واستلام المستندات، والمتابعة بين الفرق، فلم تُبنَ بعد. يبدأ المشروع برسم عمليتك، ثم إثبات الخطوات الأولى على بيانات اختبار قبل أن يمس أي شيء نظاماً فعلياً.
حدّثنا عن مشروعك
صف لنا ما تريد بناءه والأنظمة التي سيعمل معها. نرد عليك بطريقة تعاملنا مع المشروع وبالقرارات التي تأتي أولاً. جلسة تحديد النطاق مجانية.