مسار العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تابع أدناه طلب شراء واحداً، من تقديمه حتى صدور أمر الشراء وسجل تدقيقه. كل خطوة تفتح الشاشة التي يراها صاحب ذلك الدور. أما الأقسام والموردون والمبالغ فافتراضية لأغراض العرض.
طلب شراء جديد
PR-7730مسودة- الاحتياج
- حواسيب محمولة بديلة لفريق التصميم
- الفئة
- أجهزة تقنية المعلومات
- مركز التكلفة
- التصميم، الميزانية التشغيلية
- شريحة القيمة
- أعلى من سقف القسم
خارج المسار المعتادإذا طابق الطلب عقداً قائماً، يعرض النظام بنود ذلك العقد أولاً، فيقصر مسار الاعتماد.
مسار الاعتماد
PR-7730المسار محدد| المرحلة | المعتمِد | السبب |
|---|---|---|
| مسؤول الميزانية | رئيس قسم التصميم | مسؤول عن مركز التكلفة |
| تقنية المعلومات | مدير تقنية المعلومات | قاعدة الفئة |
| المالية | المدير المالي | شريحة القيمة |
خارج المسار المعتادإن كان أحد المعتمِدين غائباً، ينتقل الطلب إلى المفوَّض الذي سمّاه، ويُظهر السجل ذلك.
مراجعة عروض الأسعار
PR-7730صدرت التوصية| المورّد | التوريد | ملاحظة |
|---|---|---|
| الأفق للأنظمة | من المخزون | موصى به |
| ضياء لتقنية المعلومات | يتوفر بالطلب | سعر أقل وتوريد أبطأ |
| الصقر للتوريدات | من المخزون | يتجاوز الميزانية |
خارج المسار المعتادإذا اختير مورّد غير صاحب العرض الأقل سعراً، وجب ذكر السبب كتابةً، ويبقى السبب مرفقاً بالطلب.
مطلوب اعتمادك
PR-7730بانتظارك- مقدّم الطلب
- قائد فريق التصميم
- رصيد الميزانية بعد الطلب
- يظهر مقابل مركز التكلفة
- التوصية
- الأفق للأنظمة، من المخزون
خارج المسار المعتاديستطيع المعتمِد أن يعيد الطلب مع سؤال، وبعد الإجابة يعود الطلب إلى المرحلة نفسها، لا إلى البداية.
معتمد
PO-4418صدر أمر الشراء| الحدث | المنفّذ |
|---|---|
| تقديم طلب الشراء | قائد فريق التصميم |
| اعتماد المراحل الثلاث | المعتمِدون المعيَّنون |
| إنشاء الأمر في نظام ERP | النظام |
خارج المسار المعتادإذا اختلف السعر النهائي عن المبلغ المعتمد بأكثر من هامش السماح المحدد، يتوقف أمر الشراء لإعادة اعتماده.
من يستخدم النظام، وما الذي يستطيعه كل دور
يتعامل كل من في الشركة تقريباً مع المشتريات من حين لآخر، بينما يقضي قلة منهم يومهم كله فيها. وتعكس الأدوار هذا الفرق في مقدار ما يحتاج كل شخص إلى رؤيته.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| مقدّم الطلب | طلباته والمرحلة التي بلغها كل منها | تقديم الطلب، والإجابة عن الأسئلة، وسحب الطلب |
| مسؤول الميزانية | الطلبات المحمّلة على مراكز التكلفة التابعة له، والرصيد المتبقي | الاعتماد أو الرفض أو الإعادة مع سؤال |
| مسؤول المشتريات | كل الطلبات المفتوحة وعروض أسعار الموردين | طلب عروض الأسعار ومقارنتها، والتوصية، وإصدار أوامر الشراء |
| المعتمِد المالي | الطلبات التي تتجاوز حدود القيمة | الاعتماد والرفض، ومنح استثناء من الميزانية |
| المدقق | كل طلب بتاريخه الكامل، للاطلاع فقط | البحث والتصفية وتصدير السجلات |
| مسؤول النظام | حدود القيمة والفئات والمفوَّضون ومسارات الاعتماد | تغيير القواعد، مع تسجيل كل تغيير |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
تفشل أنظمة الاعتماد حين يصبح الالتفاف عليها الطريقة الوحيدة لإتمام شراء غير معتاد. لذلك نجعل لكل استثناء مما يلي مساراً رسمياً داخل النظام.
| الحالة | ما يفعله النظام | صاحب القرار |
|---|---|---|
| المعتمِد غير متاح | يحيل الطلب إلى المفوَّض المسمّى ويسجّل ذلك | المفوَّض |
| شراء عاجل | يتيح مساراً طارئاً بمراحل أقل | المعتمِد المالي |
| تجاوز الميزانية | يوقف الطلب ويطلب استثناءً | المعتمِد المالي |
| مورّد وحيد بلا مقارنة | يشترط مبرراً مكتوباً قبل الاعتماد | مسؤول المشتريات |
| تغيّر السعر بعد الاعتماد | يوقف أمر الشراء إذا تجاوز الفرق هامش السماح | مسؤول الميزانية |
| تجزئة الطلب لتفادي حد القيمة | ينبّه المشتريات إلى الطلبات المترابطة | مسؤول المشتريات |
الأنظمة التي يرتبط بها
تبقى الميزانيات والموردون وأوامر الشراء في نظامك المالي، ويعمل نظام الاعتماد أمامه، فلا يمرّر إليه إلا ما اعتُمد.
| النظام | ما ينتقل | الاتجاه |
|---|---|---|
| نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) أو النظام المالي | الموردون، ومراكز التكلفة، والميزانيات، وأوامر الشراء المعتمدة | في الاتجاهين |
| دليل الموظفين وتسجيل الدخول | الموظفون والمديرون والتسلسل الإداري لتحديد مسار الاعتماد | إلى النظام |
| البريد الإلكتروني وتطبيقات المحادثة | طلبات اعتماد يُرد عليها من البريد أو المحادثة مباشرة | في الاتجاهين |
| كتالوجات الموردين | بنود العقود والأسعار المتفق عليها | إلى النظام |
| نظام حفظ المستندات | عروض الأسعار والمبررات المحفوظة مع الطلب | من النظام |
ما يتضمنه الإصدار الأول
نماذج طلبات الشراء
نماذج قصيرة حسب الفئة، تعرض بنود العقود أولاً، وتتحقق من مركز التكلفة أثناء كتابة الطلب.
قواعد التوجيه
مسارات اعتماد تُحسب من القيمة والفئة ومركز التكلفة والتسلسل الإداري، مع مفوَّضين لحالات الغياب.
مقارنة عروض الأسعار
طلبات تُرسل إلى الموردين، وعروض تُسجَّل جنباً إلى جنب، وتوصية مع سببها.
الاعتماد من أي مكان
قرارات عبر الهاتف أو البريد أو المحادثة، مع كل ما يحتاجه المعتمِد من معلومات في شاشة واحدة.
إنشاء أوامر الشراء
أوامر شراء تصدر في نظام ERP من الطلبات المعتمدة، مع التحقق من هامش السماح في السعر النهائي.
سجل التدقيق
تاريخ واضح لكل طلب وقرار واستثناء وتغيير في القواعد، يمكن البحث فيه وتصديره.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- استلام البضائع ومطابقة الفواتير
- تقارير الإنفاق حسب الفئة والمورّد
- تسجيل الموردين الجدد مرتبطاً بأول عملية شراء
- تجديد العقود والتذكير بمواعيدها
- طلبات متكررة للمشتريات الدورية
ما نحتاجه منك
- سياسة الاعتماد لديك كما هي مكتوبة، وكيف تُطبَّق فعلياً
- حدود القيمة والفئات، والأشخاص الذين يشغلون كل دور
- نسخة تجريبية من النظام المالي فيها مراكز التكلفة والميزانيات
- أمثلة حديثة لمشتريات تعثرت أو جرت خارج الإجراءات
- راعٍ للمشروع من الإدارة المالية وآخر من المشتريات
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
أرسل إلينا سياسة الاعتماد لديك وعدداً من الطلبات الحديثة. نرسم مسارات الاعتماد، ونبيّن أين تختلف السياسة عن الممارسة الفعلية، ثم نعود إليك بنطاق للعمل وعرض. ابدأ المحادثة أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
نظام ERP لدينا يتضمن اعتماد المشتريات، فلماذا نبني نظاماً آخر؟
قد يكون كافياً، وسنقول لك ذلك بصراحة إن كان كذلك. تلجأ إلينا الشركات حين يصعب على من يقدّمون الطلبات بين حين وآخر استخدام اعتمادات نظام ERP، أو حين لا يستوعب قواعد التوجيه لديها، أو لا يغطي مقارنة عروض الأسعار، أو يُبقي الطلبات معلّقة حتى يعود المعتمِدون إلى مكاتبهم. أما الواجهة المستقلة فتُبقي نظام ERP المرجع الرسمي للبيانات، وتمنح بقية الموظفين أداة أسرع في الاستخدام.
ما مدى مرونة قواعد الاعتماد؟
تجمع القواعد العناصر التي تُكتب بها السياسات عادةً: شرائح القيمة، والفئة، ومركز التكلفة، والمشروع، والتسلسل الإداري، وحالة المورّد. ويغيّر مسؤولو النظام لديك حدود القيمة والمعتمِدين بأنفسهم، ويُسجَّل كل تغيير مع تاريخه واسم من أجراه. أما السياسات غير المعتادة، كاشتراط معتمِدَين اثنين لفئات معينة، فتُعالَج بقواعد إضافية. وقبل أن نبدأ البناء، نصوغ سياستك كما تُطبَّق فعلاً في صورة قواعد.
ماذا يستطيع المدقق أن يرى؟
لكل عملية شراء: الطلب الأصلي، وكل معتمِد مع وقت قراره، وعروض الأسعار التي دُرست، وسبب اختيار المورّد، وأي استثناء ومن منحه، وأمر الشراء الذي نتج عنها. وتُسجَّل كذلك التغييرات التي تطرأ على القواعد نفسها. ودور المدقق للاطلاع فقط، ويستطيع تصدير السجلات لفترة محددة أو لفئة بعينها.
هل سيستخدمه الموظفون فعلاً بدلاً من البريد الإلكتروني؟
يستخدمونه حين يكون أسرع من البريد. وهذا يتطلب نموذج طلب قصيراً، واعتماداً بلمسة واحدة من الإشعار، ورؤية واضحة للمرحلة التي توقف عندها الطلب. ومما يساعد أيضاً أن المشتريات لن تُصدر أمر شراء دون طلب معتمد. لذلك نصمم النسخة الأولى حول المشتريات الأكثر تكراراً، لتتكوّن العادة مبكراً.