سير العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تتابع النافذة حجزاً واحداً لشركة في مؤتمر، من التسجيل حتى الدخول، ومعه الأرقام كما يراها المنظّم. اختر أي خطوة لترى شاشتها. الفعالية والشركة والمشاركون كلها افتراضية، أُعدّت لأغراض العرض.
إعداد الفعالية
ملتقى الخدمات اللوجستية الشماليالبيع مفتوح| التذكرة | القاعدة |
|---|---|
| الحجز المبكر | حتى تاريخ محدد، بعدد محدود |
| التذكرة العادية | من ذلك التاريخ حتى الفعالية |
| موظفو العارضين | برمز فقط |
| ورشة إضافية | سعة محددة لكل قاعة |
خارج المسار المعتادحين تنفد فئة من التذاكر تُغلق وتُفتح الفئة التالية، وتبدأ قائمة انتظار إن كنت قد فعّلتها.
حجز جماعي
BK-418704 مشاركين- الشركة
- الميناء للشحن
- المشاركون
- أُدخلت الأسماء وعناوين البريد
- الورش
- تُختار لكل شخص
- الفاتورة
- واحدة، باسم الشركة
خارج المسار المعتادإذا لم يعرف المسؤول كل الأسماء بعد، يستطيع حجز المقاعد وإضافة الأسماء لاحقاً، حتى موعد نهائي.
الدفع
BK-41870بانتظار التحويل| البند | الحالة |
|---|---|
| الطريقة | تحويل بنكي بموجب فاتورة |
| المقاعد | محجوزة حتى تاريخ الاستحقاق |
| التذاكر | تصدر عند وصول الدفعة |
خارج المسار المعتادالمقاعد المحجوزة مقابل فاتورة غير مسددة تُحرَّر بعد تاريخ الاستحقاق، ويصل مسؤول الحجز تحذير قبل ذلك.
تذكرتي
TK-41870-3مؤكدة- الرمز
- للمسح عند الدخول
- المتطلبات الغذائية
- يُدخلها المشارك
- الورشة
- القاعة والوقت ظاهران
- نقل التذكرة
- إلى زميل، حتى موعد نهائي
خارج المسار المعتادنقل التذكرة إلى شخص آخر يلغي الرمز القديم فوراً، فلا يستطيع الدخول إلا حاملها الجديد.
تسجيل الحضور
المدخل أالأبواب مفتوحة| البيان | الآن |
|---|---|
| الواصلون | يتحدّث مع كل مسح |
| المتوقعون | المتبقون لهذا اليوم |
| طابعة البطاقات | متصلة |
خارج المسار المعتادالرمز الممسوح مرة ثانية يُظهر من استخدمه أولاً ومتى، ويُوجَّه المشارك إلى مكتب المساعدة.
من يستخدم المنصة، وما يستطيع كل دور فعله
في كل فعالية أشخاص يتعاملون مع النظام مرة واحدة، وموظفون يعتمدون عليه خلال ساعات قليلة مزدحمة. وقد بُنيت الأدوار حول هذين الاستخدامين المختلفين تماماً.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| المشارك | تذكرته وجلساته وبياناته | يحدّث بياناته، ويختار الجلسات، وينقل تذكرته |
| مسؤول الحجز الجماعي | حجزه والمشاركون فيه وفاتورته | يسجّل، ويدفع، ويضيف الأسماء، ويجري التعديلات |
| المنظّم | التذاكر والجلسات والتسجيلات والإيرادات | يضبط الفعالية ويدير الحجوزات |
| فريق الدخول | شاشة تسجيل الحضور الخاصة بمدخله | يمسح الرمز، ويبحث بالاسم، ويطبع البطاقة |
| المالية | المدفوعات والفواتير والمبالغ المستردة | تطابق الإيرادات وتعتمد رد المبالغ |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
للفعالية تاريخ ثابت وسعة ثابتة، فلا مجال لتدارك الأخطاء لاحقاً. وهذه هي الحالات التي صُممت المنصة لتتعامل معها.
| الحالة | ما يفعله النظام | من يقرر |
|---|---|---|
| نفاد فئة تذاكر أو جلسة | يغلقها ويفتح قائمة انتظار | المنظّم |
| فاتورة غير مسددة في تاريخ الاستحقاق | يحذّر، ثم يحرّر المقاعد المحجوزة | المالية |
| المشارك لا يستطيع الحضور | يتيح نقل التذكرة أو استرداد المبلغ وفق سياستك | المنظّم |
| مسح الرمز نفسه مرتين | يعرض الاستخدام الأول ويحيل إلى مكتب المساعدة | فريق الدخول |
| انقطاع الاتصال عند المدخل | يواصل المسح من نسخة محلية، ويزامن لاحقاً | فريق الدخول |
| تأجيل الفعالية أو إلغاؤها | يُبلغ الجميع ويطبّق قاعدة الاسترداد | المنظّم |
| حضور دون تذكرة | يبيع تذكرة أو يسجّل في الموقع إن سمحت السعة | فريق الدخول |
الأنظمة التي ترتبط بها المنصة
التسجيل هو المدخل إلى بقية أدوات المنظّم. وهذه هي أكثر الروابط طلباً، بحسب ما تستخدمه أصلاً.
| النظام | البيانات المتبادلة | الاتجاه |
|---|---|---|
| مزوّد الدفع | مدفوعات البطاقات والمبالغ المستردة والتحويلات إليك | في الاتجاهين |
| نظام المحاسبة أو الفوترة | الفواتير والمدفوعات والضرائب | من المنصة |
| نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) وأداة البريد الإلكتروني | المشاركون، مع موافقتهم على التواصل لاحقاً | من المنصة |
| طابعات البطاقات وأجهزة المسح | تصاميم البطاقات وعمليات تسجيل الحضور | في الاتجاهين |
| تطبيق الفعالية أو أداة جدول الأعمال | الجلسات والجداول الشخصية | في الاتجاهين |
ما يتضمنه الإصدار الأول
التذاكر والتسعير
فئات تذاكر بتواريخ وحدود ورموز وإضافات، يغيّرها المنظّم في أي وقت.
نماذج التسجيل
أسئلة لكل فئة تذاكر، مثل المتطلبات الغذائية أو المسمى الوظيفي، مع أسئلة تالية بحسب الإجابة.
الحجوزات الجماعية
عدة مشاركين في حجز واحد، بفاتورة واحدة، ومقاعد محجوزة، وأسماء تُضاف لاحقاً.
الدفع والفواتير
الدفع بالبطاقة أو بفاتورة وتحويل بنكي، مع الإيصالات والبيانات الضريبية ورد المبالغ.
تسجيل الحضور والبطاقات
المسح بالهاتف أو بجهاز محمول، والبحث بالاسم، وطباعة البطاقات، والعمل دون اتصال.
تقارير مباشرة
التسجيلات والإيرادات والسعة لكل جلسة والواصلون عند كل مدخل، تظهر للمنظّم لحظة حدوثها.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- اختيار المقعد أو الطاولة
- بوابات للعارضين والرعاة
- مسح الرموز في الجلسات لاحتساب ساعات الحضور
- استبيانات بعد الفعالية
- تطبيق للمشاركين يحمل هويتك التجارية
ما نحتاج إليه منك
- أنواع الفعاليات التي تنظمها وأحجامها المعتادة
- فئات التذاكر وأسعارها، والأسئلة التي تطرحها على المشاركين
- طريقة دفع الشركات لك اليوم، وسياسة الاسترداد لديك
- أجهزة تسجيل الحضور التي تملكها أو تنوي شراءها
- مدير فعاليات وأحد أفراد فريق الدخول، لاختبار المنصة في فعالية حقيقية
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
أرسل إلينا نموذج التسجيل وقائمة التذاكر من فعالية حديثة. نردّ عليك بتصور للإصدار الأول، وبالترتيب الذي نقترحه لتسجيل الحضور، وبعرض. ابدأ محادثة معنا أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
لماذا نبني منصة بدلاً من استخدام خدمة تذاكر جاهزة؟
خدمات التذاكر ممتازة للفعاليات العامة المعتادة، ورسومها ثمن هذه السهولة. أما البناء فمنطقي حين تنظم فعاليات كثيرة فتتراكم الرسوم، أو حين تأتي الحجوزات من شركات تحتاج إلى فواتير وإدارة للمجموعات، أو حين يجب أن يرتبط التسجيل بأنظمتك، أو حين يجب أن تبقى بيانات المشاركين والهوية التجارية لديك.
هل يعمل تسجيل الحضور دون إنترنت؟
ينبغي أن يعمل، لأن الاتصال في مقار الفعاليات ينقطع في أسوأ اللحظات. تحتفظ أجهزة المسح بنسخة من قائمة المشاركين، وتواصل العمل دون اتصال، ثم تزامن بياناتها عند عودته. وإذا انقطع الاتصال عن عدة مداخل معاً، فقد يُستخدم الرمز مرتين من الناحية النظرية، لذلك يبقي التصميم الأجهزة متطابقة كلما توفر أي اتصال.
هل تناسب المنصة الفعاليات المدفوعة والمجانية؟
نعم. يستخدم التسجيل المجاني النماذج والحدود وتسجيل الحضور نفسها، دون خطوة الدفع. ويجمع كثير من المنظّمين بين النوعين، إضافة إلى تذاكر الدعوات الخاصة التي تُفتح برمز. أما الفعاليات المختلطة، كمعرض مجاني مع ورش مدفوعة، فتُدار بفئات تذاكر وإضافات داخل فعالية واحدة.
وماذا عن بيانات المشاركين وموافقتهم؟
يجمع التسجيل بيانات شخصية، تشمل أحياناً المتطلبات الغذائية أو احتياجات الوصول. وتسجّل المنصة ما جُمع، ولأي غرض، وبأي موافقة، ثم تحذفه وفق الجدول الذي تحدده. وتتطلب مشاركة قوائم المشاركين مع الرعاة موافقة صريحة في كثير من الدول، لذلك يُصمَّم هذا الخيار مع مستشار حماية البيانات لديك.