من مبيعات المتجر إلى دفاتر مطابَقة
يحوّل ربط Shopify بالمحاسبة نشاط المتجر إلى قيود محاسبية. فالطلبات والمبالغ المستردة والخصومات وإيرادات الشحن والضرائب وبطاقات الهدايا ورسوم الدفع ودفعات التسوية تُقرأ من Shopify، وتُرحَّل إلى دفاترك وفق قواعد يعتمدها محاسبك. ونبني على Admin API في Shopify، بما فيها بيانات دفعات التسوية والمعاملات، وعلى واجهة البرمجة (API) لنظامك المحاسبي، مع خطوة مطابقة بينهما.
يناسب هذا التجار الذين يعيد محاسبهم بناء الإيرادات من ملفات مصدَّرة في كل فترة، أو الذين يبيعون بعدة عملات أو في عدة مناطق ضريبية، أو الذين لا تتطابق دفعات التسوية لديهم تماماً مع تقرير المبيعات. فالمتجر والدفاتر يقيسان شيئين مختلفين: الأول يحسب الطلبات لحظة تقديمها، والثاني يحسب المال حين يُكتسب ويُقبض. ومعظم عمل التصميم هو الاتفاق على طريقة سد هذه الفجوة.
ربط دليل الحسابات
تُربط المبيعات والخصومات والشحن والضرائب بحسب المنطقة وبطاقات الهدايا والرسوم والمبالغ المستردة، كلٌّ بحساب ورمز ضريبي، في جدول يعتمده محاسبك.
مستوى الترحيل واتجاهه
تسير القيود في اتجاه واحد، من المتجر إلى الدفاتر. ونتفق على ترحيل كل طلب في فاتورة أو ترحيل الطلبات في قيد يومي ملخص، فتبقى الدفاتر مقروءة مع ارتفاع عدد الطلبات.
وصول يناسب البيانات المالية
يحمل تطبيق المتجر صلاحيات قراءة فقط للطلبات ودفعات التسوية، وتقتصر بيانات الاعتماد المحاسبية على إنشاء القيود، فلا يستطيع الربط تغيير الإعدادات أو البيانات البنكية.
مطابقة دفعات التسوية
تُفكَّك كل دفعة إلى عمليات التحصيل والاسترداد والرسوم والتسويات، وتُطابَق مع الإيداع البنكي، وتُدرج المبالغ غير المطابَقة للمراجعة.
الاستثناءات وإعادة المحاولة
القيد الذي ترفضه الدفاتر، كالترحيل إلى فترة مقفلة، ينتظر مع سبب رفضه. وتحمل كل إعادة محاولة مرجعاً يمنع الترحيل المزدوج.
فحوص نهاية الفترة
قبل كل إقفال، تُقارن إجماليات المتجر بالإجماليات المرحَّلة، وتُفصَّل الفروق بنداً بنداً، ويصل تنبيه إلى فريق المالية حين لا يتوازن أحد الأيام.
ما تتسلمه منا
- جدول معتمد لربط الحسابات
- قواعد ترحيل لكل نوع من المعاملات
- خدمة الربط مع الشيفرة المصدرية
- مطابقة دفعات التسوية مع البنك
- قائمة استثناءات لفريق المالية
- تقرير مقارنة لنهاية الفترة
- خيار تحميل البيانات التاريخية
- دليل تشغيل وجلسة تسليم
طريقة عملنا
- 01
الاتفاق على القواعد
نقرر مع محاسبك مستوى الترحيل، وتوقيت الاعتراف بالإيراد، والمعالجة الضريبية لكل منطقة، وطريقة التعامل مع بطاقات الهدايا والدفعات المقدمة، والحسابات الوسيطة التي تقع بين البيع ودفعة التسوية والبنك.
- 02
البناء والاختبار
نبني الخدمة على متجر تطوير ودفاتر تجريبية، باستخدام طلبات حقيقية سابقة تشمل الاسترداد الكامل والجزئي، واعتراضات حاملي البطاقات، وتحويل العملات، إلى أن تتطابق إجماليات الاختبار.
- 03
تشغيل موازٍ لفترة كاملة
يرحّل الربط القيود إلى شركة تجريبية طوال فترة محاسبية كاملة إلى جانب إجراءاتك الحالية، ويقارن فريق المالية المجموعتين سطراً سطراً.
- 04
الانتقال والإقفال
يبدأ الترحيل الفعلي مع بداية فترة محاسبية. ونبقى معك خلال الإقفال الأول، ونعالج الاستثناءات مع فريق المالية، ثم نسلّم تقارير المطابقة ودليل التشغيل.
التقنيات التي نستخدمها
| المجال | التقنيات |
|---|---|
| جانب Shopify | GraphQL Admin API، معاملات دفعات التسوية، خطافات الويب للطلبات، العمليات المجمّعة |
| جانب المحاسبة | Xero API، QuickBooks Online API، NetSuite REST، محاسبة Odoo |
| خدمة الربط | Node.js، TypeScript، PostgreSQL، المهام المجدولة |
| الضوابط | تقارير المطابقة، سجل التدقيق، التنبيهات، قفل الفترات |
دفاترك ومتجرك يعطيان أرقاماً مختلفة
في كل فترة يصدّر أحدهم الطلبات، ويعدّلها وفق المبالغ المستردة والرسوم، ويكتب القيود يدوياً. ولا تساوي الدفعة التي تصل إلى البنك إجمالي المبيعات، وتفسير الفرق يستغرق يوماً كاملاً. أما الضريبة بحسب المنطقة فتُجمع في جدول بيانات.
- متاجر تبيع بعدة عملات
- ضريبة المبيعات عبر عدة مناطق
- أعداد كبيرة من المبالغ المستردة
- عدة مزوّدين لخدمات الدفع
- متاجر تستعد للتدقيق
- مجموعات تضم عدة كيانات
أسئلة شائعة
ما الصلاحيات التي يحتاجها الربط للوصول إلى بياناتنا المالية؟
في Shopify، تطبيق مخصص بصلاحية قراءة الطلبات والمبالغ المستردة ودفعات التسوية، دون حاجة إلى تغيير أي شيء في المتجر. وفي النظام المحاسبي، اتصال API يأذن به مسؤول النظام، ويقتصر على إنشاء الفواتير والقيود والمدفوعات. ويجب أن تشمل خطتك المحاسبية إتاحة API، ونتحقق من ذلك في وثائق المورّد الحالية. ولا يحتاج الربط إلى بيانات الدخول المصرفية في أي مرحلة.
هل يجب أن يتحول كل طلب إلى فاتورة في الدفاتر؟
ليس بالضرورة. فترحيل كل طلب يعطي تفصيلاً كاملاً، لكنه قد يُغرق الدفاتر ويبلغ حدود النظام المحاسبي عند ارتفاع عدد الطلبات. وكثيراً ما يكون قيد يومي ملخص لكل قناة بيع أنظف، مع الاحتفاظ بتفاصيل الطلبات في خدمة الربط للرجوع إليها. نعرض الخيارين مع أثر كل منهما في التقارير والضرائب، ويتخذ محاسبك القرار. وقد يختلف الخيار من قناة إلى أخرى.
لماذا لا تتطابق دفعات التسوية مع تقرير المبيعات؟
لأنهما يقيسان لحظتين مختلفتين. فالدفعة تتضمن مبالغ حُصّلت في أيام معينة، مطروحاً منها المبالغ المستردة والرسوم واعتراضات حاملي البطاقات والمبالغ المحتجزة، وتصل لاحقاً. أما تقارير المبيعات فتحسب الطلبات بتاريخ تقديمها. والطلبات المدفوعة عبر مزوّدين آخرين لا تدخل في الدفعة أصلاً. لذلك يرحّل الربط المبيعات إلى حساب وسيط، ثم يسوّيه مع وصول كل دفعة، فيبقى الفرق مفسَّراً في كل وقت.
هل تكفي التطبيقات التي يوفرها موردو أنظمة المحاسبة؟
للمتجر البسيط، كثيراً ما تكفي، وسنخبرك إن كان أحدها يغطي حالتك. لكنها تتعثر عادةً مع تعدد العملات، والضرائب في مناطق كثيرة، وأكثر من مزوّد دفع، وفوترة الجملة، والمجموعات ذات الكيانات القانونية المتعددة. ويصبح الربط المخصص مبرراً حين يقضي فريق المالية وقتاً حقيقياً في تصحيح ما يرحّله الموصل القياسي، أو حين يعجز عن تتبع إيداع حتى طلباته.
هل تقدمون استشارات ضريبية أو محاسبية؟
لا. نحن نبني الآلية، ومحاسبك يضع القواعد. فطريقة الاعتراف بالإيراد، والضريبة المطبقة في كل منطقة، وكيفية معالجة بطاقات الهدايا أو الدفعات المقدمة، كلها أحكام مهنية تعود إلى فريق المالية أو مستشاريك. ودورنا أن ننفذ هذه القرارات بدقة، ونوثقها في جدول الربط، ونجعل كل رقم مرحَّل قابلاً للتتبع حتى مصدره.