نقاط البيع ونظام ERP على رقم واحد
يجمع هذا الربط بين نظام نقاط البيع في فروعك ونظام ERP الذي يدير المشتريات والمخزون والمالية. تنتقل الأصناف والأسعار والعروض من نظام ERP إلى كل جهاز. وتعود المبيعات والمبالغ المستردة والخصومات والمدفوعات، معاملةً بمعاملة أو ملخصاً لكل وردية. ويُخفَّض المخزون في الموقع الصحيح، وتُرحَّل الإيرادات إلى الحسابات الصحيحة. ثم تقارن مطابقة يومية بين الجانبين، وتبلّغ عن أي فرق.
يناسب هذا الربط متاجر التجزئة ومجموعات المطاعم التي يصدّر مديروها تقرير مبيعات كل ليلة ويدخلونه في نظام ERP. ونقل البيانات نادراً ما يكون جوهر العمل، فهو أمر بسيط، أما الجوهر فهو القرارات: أي نظام يحق له تغيير السعر، وكيف يصل المبلغ المسترد إلى المخزون، وكيف تُرحَّل الإكراميات والقسائم والمدفوعات المجزأة، وماذا يفعل الجهاز حين ينقطع اتصاله. وهذه نحسمها أولاً.
مزامنة الأصناف والأسعار
تُدار المنتجات والباركود والأسعار والرموز الضريبية والعروض في نظام ERP، وتُرسل إلى كل جهاز، مع سجل بالنسخة الموجودة لدى كل فرع.
ترحيل المبيعات
تصل المبيعات والمبالغ المستردة إلى نظام ERP معاملةً بمعاملة أو ملخصاً للوردية، مرتبطة بالفرع ومركز التكلفة والمعالجة الضريبية وحساب الإيراد الصحيح.
حركات المخزون
تخفّض كل عملية بيع المخزون في موقعها، وتُفكَّك الوصفات أو الحزم إلى مكوناتها، وتعود المرتجعات إلى المخزون الصالح للبيع أو التالف بحسب تصنيفها.
مطابقة المدفوعات
تُرحَّل مدفوعات النقد والبطاقات والقسائم ومنصات التوصيل بحسب نوعها، وتُقارن بتسويات البنك والمزوّدين، وتُعرض الفروق في قائمة للفريق المالي.
العمل عند انقطاع الاتصال
تواصل الأجهزة البيع حين ينقطع الاتصال، وتُرسل معاملاتها بالترتيب عند عودته، مع ضوابط تمنع ترحيل أي شيء مرتين.
تقرير الرقابة اليومي
يقارن تقرير لكل فرع إجماليات الأجهزة بما وصل إلى نظام ERP، فتظهر الوردية الناقصة أو الترحيل الفاشل في صباح اليوم التالي.
ما تتسلمه منا
- قواعد النظام المرجعي لكل بيان وقواعد الترحيل
- خدمة الربط مع شيفرتها المصدرية
- توزيع الأصناف والأسعار
- ترحيل المبيعات والمدفوعات
- مطابقة حركات المخزون
- تقرير المطابقة اليومي
- طابور الأخطاء والتنبيهات
- دليل تشغيل وتدريب للفريق المالي
طريقة عملنا
- 01
رسم خريطة اليوم
نتابع يوم عمل كاملاً من رصيد الصندوق الافتتاحي إلى الإيداع في البنك، مع مدير فرع ومحاسبك، ونسجل كل رقم يُنقل كتابةً من نظام إلى آخر.
- 02
الاتفاق على القواعد
قبل التصميم نحسم ونعتمد كتابةً أي نظام يملك الأصناف والأسعار، ومستوى التفصيل الذي يحتاجه الفريق المالي، والمعالجة الضريبية، والتعامل مع المبالغ المستردة والقسائم والإكراميات.
- 03
البناء والمطابقة
نبني الربط ونشغّله إلى جانب الإجراء اليدوي في فرع واحد، ونقارن نتائج كل يوم حتى تتطابق إلى آخر وحدة نقدية.
- 04
التوسع إلى الفروع
نضيف بقية الفروع على مجموعات، ويتوقف المديرون عن التصدير الليلي بعد أن يتطابق فرعهم طوال فترة متفق عليها، ونراجع الاستثناءات مع الفريق المالي.
التقنيات التي نستخدمها
| المجال | التقنيات |
|---|---|
| جانب نقاط البيع | واجهات API لدى مزوّد نظام POS، ملفات الورديات والمبيعات المصدَّرة، أحداث Webhook، برامج وسيطة محلية على الأجهزة |
| جانب ERP | واجهات Odoo، واجهات Business Central، NetSuite REST، SAP Service Layer |
| خدمة الربط | Node.js، TypeScript، PostgreSQL، طوابير الرسائل |
| التشغيل | تقارير المطابقة، طابور الأخطاء، مراقبة المزامنة، التنبيهات |
مديرو الفروع يعيدون كتابة مبيعات اليوم في نظام ERP
كل ليلة يصدّر المدير تقريراً من نقطة البيع ويكتب الإجماليات في نظام ERP. وتتأخر أرقام المخزون يوماً أو أكثر. وتُغيَّر الأسعار مرتين، وقد تختلف بين النظامين. ويكتشف الفريق المالي الأخطاء في نهاية الفترة، حين لا يتذكر أحد سببها.
- سلاسل التجزئة متعددة الفروع
- مجموعات المطاعم والمقاهي
- متاجر لها متجر إلكتروني أيضاً
- الامتيازات التي ترفع تقاريرها إلى المركز الرئيسي
- الصيدليات ومتاجر البقالة
- الشركات التي تستبدل نظام POS قديماً
أسئلة شائعة
هل يجب أن يملك نظام نقاط البيع لدينا واجهة API؟
وجود الواجهة يجعل العمل أنظف، ومعظم الأنظمة الحالية توفرها، أحياناً ضمن باقة أعلى أو عبر برنامج الشركاء. وحين لا يتيح النظام إلا عمليات تصدير مجدولة، يمكن بناء الربط على تلك الملفات، وتكون البيانات بحداثة آخر تصدير. ونتحقق مما يوفره نظامك وباقتك قبل التقدير، لأن هذه الحقيقة وحدها تحدد شكل التصميم.
هل نرحّل المبيعات واحدة تلو الأخرى أم إجماليات؟
يتوقف ذلك على ما يحتاجه الفريق المالي وفريق العمليات. فالمعاملات الفردية تتيح التتبع الكامل وتناسب ضبط المخزون لكل صنف، لكنها تضيف كميات كبيرة إلى نظام ERP. أما ملخصات الوردية أو اليوم بحسب المنتج والضريبة ونوع الدفع فأخف، وتكفي كثيراً من متاجر التجزئة. ومن الترتيبات الشائعة ترحيل حركات المخزون بالتفصيل والإيرادات ملخصة، ونتفق على ذلك مع محاسبك.
ماذا يحدث حين ينقطع الاتصال عن أحد الفروع؟
ينبغي أن تواصل الأجهزة البيع، وهذا يتوقف على نظام نقاط البيع نفسه. ثم يتلقى الربط المعاملات المخزنة عند عودة الاتصال، ويطبقها بترتيبها الأصلي. ولكل معاملة معرّف، فتُكتشف المعاملة المرسلة مرتين وتُرحَّل مرة واحدة. ويُظهر تقرير الرقابة اليومي أي فرع لم تصل أرقامه بعد.
كيف تعالجون الضرائب والقواعد الضريبية المحلية؟
نطابق النسب والرموز الضريبية صنفاً بصنف، وتبقى الفواتير والإيصالات كما ينتجها نظام نقاط البيع لتلبية القواعد المحلية. وتختلف متطلبات الأجهزة الضريبية والفوترة الإلكترونية والإبلاغ من بلد إلى آخر، وتتغير مع الوقت. لذلك يؤكد محاسبك ما ينطبق عليك، ونبني عمليات الترحيل والتصدير وفق هذه المتطلبات المؤكدة، لا وفق افتراضاتنا.
هل يمكن أن تتشارك طلبات الإنترنت ومبيعات الفروع رقم مخزون واحداً؟
نعم، وهذا هو الهدف عادةً للشركة التي لها فروع ومتجر إلكتروني. فحين تبلّغ الأجهزة والمتجر نظام ERP سريعاً، يستطيع أن يحتفظ برقم مخزون واحد لكل موقع، وأن ينشر المتاح على الإنترنت. ومخزون الفروع أقل موثوقية من مخزون المستودعات، لذلك نضيف هامش أمان وطريقة سريعة لتصحيح الجرد.