ذكاء اصطناعي يعمل داخل Gmail وDrive وCalendar
يصل هذا الربط نموذجاً لغوياً بكل من Gmail وDrive وDocs وSheets وCalendar عبر واجهات البرمجة (API) من Google. ومن استخداماته المعتادة مساعد يجيب من محركات الأقراص المشتركة مع روابط إلى الملفات، ومسودات ردود على البريد الوارد يرسلها شخص، وملخصات لسلاسل الرسائل الطويلة، ومستندات تُجهَّز من قالب. ويتصرف المساعد باسم مستخدم سجّل دخوله، فلا يصل إلا إلى ما يصل إليه ذلك المستخدم.
ويناسب الشركات التي تعمل على Google Workspace وتريد تطبيق الذكاء الاصطناعي على عمل محدد. وتضم كثير من خطط Workspace ميزات Gemini الخاصة بـGoogle، وهذه ينبغي تجربتها أولاً. أما الربط المخصص فيصبح مبرراً حين يحتاج العمل إلى قواعدك أنت، أو بيانات من أنظمة أخرى، أو نموذج مختلف. وتصنّف Google نطاقات الوصول إلى Gmail وDrive على أنها مقيَّدة، وهذا يؤثر في طريقة بناء الربط ومراجعته.
البحث في معرفة Drive
نفهرس محركات الأقراص المشتركة والمجلدات المختارة مع إعدادات مشاركتها، وتذكر الإجابات الملف والمقطع الذي جاءت منه مع رابط إليه.
إعداد المسودات في Gmail
يُعدّ المساعد، لصندوق بريد مشترك أو لبريد شخص بعينه، مسودة رد من الإجابات السابقة والسياسات المعتمدة، ثم يقرؤها شخص ويرسلها.
نطاقات وصول ضيقة
يطلب الربط أصغر مجموعة من نطاقات Google يسمح بها العمل، مثل القراءة فقط من مجلدات محددة بالاسم، ويتجنب الوصول على مستوى النطاق كله متى أمكن.
مستندات من القوالب
تُملأ العروض والتقارير والخطابات من قالب في Docs ببيانات من أنظمتك، ثم تبقى مسودة ليكملها كاتبها.
المساعدة في Calendar
تتحول طلبات الاجتماعات إلى مواعيد مقترحة بناءً على الأوقات المتاحة فعلاً، ولا يُحجز شيء حتى يؤكد منظّم الاجتماع الاقتراح.
التدقيق والمراجعة
تُسجَّل كل عملية قراءة ومسودة وإجراء مع اسم المستخدم الذي جرت لأجله، وتُراجَع عينة من المخرجات وفق معايير جودة متفق عليها.
ما تتسلمه منا
- تصميم نطاقات الوصول والصلاحيات
- خدمة الربط مع شيفرتها المصدرية
- فهرس لمحتوى Drive المختار
- مسار مسودات الردود في Gmail
- دليل إعداد وحدة تحكم المشرف
- مجموعة اختبار ومعايير جودة
- سجل تدقيق ولوحة للاستخدام
- دليل تشغيل وخطة دعم
طريقة عملنا
- 01
نحدد العمل
نتفق على مهمة واحدة، مثل الرد على أسئلة الموردين من صندوق بريد مشترك، ونجمع أمثلة حقيقية بإجابات جيدة، ونتحقق هل يؤديها Gemini داخل Workspace بما يكفي.
- 02
نصمم الوصول
ندرج النطاقات والمجلدات وصناديق البريد المعنية، ويراجعها مسؤول Workspace ومسؤول الأمان لديك، ونهيئ التطبيق للاستخدام الداخلي ضمن نطاق شركتك.
- 03
نبني ونقيّم
نبني الربط على مجموعة اختبار، ويقيّم المسودات والإجابات من يؤدون هذا العمل اليوم، ثم نعدّل الصياغة والمصادر حتى تجتاز التقييم.
- 04
نُدخله في العمل
يستخدمه فريق تجريبي مع مراجعة كل مخرَج، ونفحص السجلات بحثاً عن أي أمر غير متوقع، ولا نوسّع الوصول إلا بناءً على الأدلة وبموافقة المسؤول.
التقنيات التي نستخدمها
| المجال | التقنيات |
|---|---|
| جهة Google | Gmail API، Drive API، واجهات Docs وSheets، Calendar API |
| الوصول | نطاقات OAuth، إعدادات التطبيق الداخلي، حسابات الخدمة، ضوابط وحدة تحكم المشرف |
| النماذج | Gemini API، Claude API، نماذج التضمين، إدارة التعليمات |
| التشغيل | حزمة التقييم، سجلات التدقيق، تحليلات الاستخدام، تنبيهات التكلفة |
معرفة فريقك موزعة بين البريد وDrive
الإجابات موجودة في سلاسل بريد قديمة، وفي مستندات مبعثرة في محركات الأقراص المشتركة. يبحث الموظفون، ثم يستسلمون ويكتبون الرد نفسه من جديد. وتُجمع المستندات المتكررة بالنسخ من آخر مستند، بأخطائه، ولا يجد أحد وقتاً لترتيب شيء من ذلك.
- الشركات العاملة على Google Workspace
- فرق الدعم على صناديق البريد المشتركة
- فرق المبيعات التي تكتب العروض
- فرق العمليات ذات المستندات الكثيرة
- الوكالات وشركات الخدمات المهنية
- الشركات الناشئة التي لا تملك شبكة داخلية
أسئلة شائعة
هل نكتفي باستخدام Gemini في Google Workspace؟
جرّبه أولاً. فهو مدمج في Gmail وDocs وDrive في كثير من الخطط، ويتولى التلخيص والصياغة والبحث في ملفاتك. أما الربط المخصص فيستحق تكلفته حين تحتاج المهمة إلى قواعد عملك، أو معلومات من أنظمة خارج Workspace، أو صيغة ثابتة للمخرجات، أو نموذج تختاره أنت. نقارن الخيارين لحالتك، ونقول لك صراحة حين تكفي الميزات المدمجة.
ما النطاقات المقيَّدة، ولماذا تهمّ؟
تصنّف Google الوصول الواسع إلى بيانات Gmail وDrive ضمن النطاقات المقيَّدة. وتذكر وثائقها أن التطبيقات التي تطلبها يجب أن تجتاز عملية تحقق ما لم ينطبق استثناء، وتعدّ الاستخدام الداخلي ضمن مؤسسة واحدة من هذه الاستثناءات. أما التطبيقات التي تعالج بيانات مقيَّدة عبر خادم طرف ثالث فتخضع لتقييم أمني متكرر. ونحن نصمم للاستخدام الداخلي في نطاق شركتك وبأضيق النطاقات.
هل يستطيع المساعد إرسال الرسائل بنفسه؟
لا نبنيه على هذا النحو في البداية. يُعدّ المساعد مسودة، ويقرؤها شخص ويعدّلها ويرسلها. وحين تثبت المسودات موثوقيتها في فئة من الرسائل الروتينية، يمكن النظر في الإرسال التلقائي لتلك الفئة وحدها، مع حدود وتسجيل. أما كل ما يُلزم الشركة بشيء، أو يذهب إلى مستلم جديد، فيبقى بيد شخص.
هل يحتاج إلى الوصول إلى بريد جميع الموظفين؟
لا، ولا ينبغي أن يحصل عليه. فمعظم الاستخدامات تخص صندوق بريد مشتركاً واحداً أو ملفات في بضعة محركات أقراص محددة. وتوصي وثائق Google بتجنب التفويض على مستوى النطاق كله متى أمكن، لأنه يتيح لحساب الخدمة أن يتصرف باسم أي مستخدم. نطلب الوصول إلى صندوق البريد أو المجلدات التي تخص المهمة تحديداً، ويستطيع المسؤول لديك أن يراه ويلغيه من وحدة تحكم المشرف.
أين تُعالَج بياناتنا حين يسأل أحد الموظفين؟
يُرسَل المحتوى المسترجع من Gmail أو Drive إلى النموذج اللغوي لتلبية الطلب. فإذا استخدمت نماذج Google نفسها بموجب اتفاقية Workspace أو Cloud لديك، بقي المحتوى ضمن خدمات Google. وإذا استخدمت مزوّداً آخر، خرج إليه وفق شروطه. نوثّق هذا المسار، ونستبعد المجلدات التي يجب ألا تُرسل، ونراجعه مسبقاً مع مسؤول حماية البيانات لديك.