متى يفيد طلب تقديم العروض ومتى لا يفيد
طلب تقديم العروض (RFP) وسيلة لإجراء مقارنة عادلة. وهو يناسب المشاريع الكبيرة بما يكفي لتبرير الوقت الذي تبذله عدة شركات، والمؤسسات الملزمة بإثبات عملية اختيار موثقة، والجهات المشترية التي تعرف المشكلة التي تريد حلها. أما حين تكون المشكلة ما زالت غامضة، فلا يجدي كثيراً، لأن كل شركة تسعّر حينها تخميناتها الخاصة، فتتعذر المقارنة بين الردود.
متى يناسبك طلب العروض
- المشكلة والهدف متفق عليهما داخلياً
- توجد ميزانية تقريبية وصاحب قرار
- تنوي المقارنة بين ثلاث شركات أو أربع
- أنظمة المشتريات لديك تشترط إجراءً مكتوباً
متى تبحث عن طريق آخر أولاً
- ما زلت تقرر ما الذي ستبنيه
- المشروع صغير بما يكفي لمحادثة وعرض سعر
- تعرف أصلاً مع من تريد أن تعمل
- لا أحد في الداخل لديه وقت للإجابة عن الأسئلة
إن انطبقت عليك القائمة الثانية، فمرحلة استكشاف مدفوعة مع شركة واحدة كثيراً ما تكون بداية أفضل. فهي تنتج الوضوح الذي يحتاج إليه طلب العروض، وتبقى بعدها حراً في طرح البناء في مناقصة.
ما يجب أن يتضمنه طلب العروض في مشاريع البرمجيات
| القسم | ما تكتبه | لماذا تحتاج إليه الشركات |
|---|---|---|
| الخلفية | التعريف بشركتك، وما الذي دفع إلى المشروع | لتقدّر مدى ملاءمتها لك، وتفهم ما على المحك |
| المشكلة والهدف | ما الذي لا يعمل، وكيف يبدو النجاح | لتقترح حلاً بدلاً من تسعير قائمة |
| المستخدمون ومسارات العمل | من سيستخدم النظام، وأهم ما يفعلونه | جوهر التقدير |
| النطاق | ما يشمله، وما يستبعده، وما لم يُحسم بعد | لتسعّر المشروع نفسه الذي يسعّره الآخرون |
| الأنظمة الحالية | ما يجب ربطه أو استبداله أو إبقاؤه | فعند الربط تخطئ التقديرات غالباً |
| القيود | المواعيد النهائية، ونطاق الميزانية، والتقنية، والأمان، والجوانب القانونية | لتجنّب عروض لا يمكنك قبولها أبداً |
| الإجراءات | الجدول الزمني، وطريقة طرح الأسئلة، وكيف ستقرر | لتخطط جهدها وتأخذ الطلب بجدية |
| الأسئلة | الأسئلة نفسها لكل الشركات | لتكون الردود قابلة للمقارنة |
ما لا داعي لإدراجه
طلبات العروض الطويلة تنفّر الشركات الجيدة، وتكافئ الشركات التي تملك أكثر الوقت للأعمال الورقية. وهذه عادات تزيد المستندات طولاً دون أن تحسّن العروض.
- فرض الحل مسبقاً. المواصفات المكتوبة شاشةً شاشة قبل التصميم لا تترك مجالاً لفكرة أفضل. صِف العمل والنتيجة المطلوبة.
- الاستبيانات العامة. عشرات الأسئلة القياسية عن سياسات الشركة لا تنتج إلا إجابات محفوظة. اسأل الأسئلة القليلة التي قد تغيّر إجاباتها قرارك.
- إخفاء الميزانية. حجب نطاق الميزانية لا يمنحك سعراً أقل، بل عروضاً لمشاريع بأحجام مختلفة لا يمكن المقارنة بينها.
- عمل التصميم دون مقابل. طلب تصاميم مبدئية أو نماذج أولية ضمن العرض يحابي الشركات التي تحسن التخمين على حساب تلك التي تحسن السؤال.
نموذج لطلب العروض يمكنك نسخه
استبدل كل بند إرشادي بنصك الخاص. وتكفي عادةً جملتان أو ثلاث لكل بند. ولا تحذف بنداً، بل اكتب «لم يُحسم بعد» حيث يكون هذا هو الواقع.
طلب تقديم العروض لتطوير البرمجيات
Template1. من نحن
المؤسسة ونشاطها، والفريق المسؤول عن هذا المشروع
لماذا هذا المشروع، ولماذا الآن
2. المشكلة والهدف
ما الذي لا يعمل اليوم، مع مثال ملموس
ما الذي نريد أن يتحقق عند انتهاء المشروع
كيف سنقيس النجاح
3. المستخدمون ومسارات العمل
كل فئة من المستخدمين، وعددها التقريبي
مسار العمل الرئيسي، خطوة بخطوة
الاستثناءات التي تسبب أكبر المتاعب اليوم
4. النطاق
ما يشمله الإصدار الأول
ما نريده لاحقاً
ما يخرج عن النطاق
ما لم يُحسم بعد، وما يتوقف عليه القرار
5. الأنظمة والبيانات الحالية
الأنظمة التي يجب الربط بها، وكيف يمكن الوصول إليها
الأنظمة التي سيحل محلها، والبيانات التي ستُنقل منها
6. القيود
المواعيد النهائية وما يفرضها
نطاق الميزانية
متطلبات التقنية أو الاستضافة أو الأمان، أو المتطلبات القانونية
7. ما نطلب منكم تقديمه
فهمكم للمشكلة، بكلماتكم
النهج الذي تقترحونه، وما الذي ستبنونه أولاً
الأشخاص الذين سينفذون العمل، وأدوارهم
كيف سيُدار المشروع، وكيف سنتابع التقدم
السعر، وكيف حُسب، وما الذي قد يغيّره
الافتراضات والاستثناءات والمخاطر
التكاليف بعد الإطلاق: الاستضافة، والتراخيص، والدعم
جهتان مرجعيتان لأعمال مماثلة
8. الإجراءات
آخر موعد لإرسال الأسئلة، وطريقة إرسالها
آخر موعد لتسليم العروض، وبأي صيغة
كيف ستُقيَّم العروض، مع المعايير
موعد القرار، ومن يتخذه
مسؤول التواصل
مثال تطبيقي
جزء من طلب عروض لنظام عضويات
هذا مثال افتراضي يوضح مستوى التفصيل المناسب. جمعية مهنية تستبدل قاعدة بيانات العضوية لديها، وهذه ثلاث من إجاباتها.
- المشكلة والهدفتُدار تجديدات العضوية بالبريد الإلكتروني وجدول بيانات. ولا يستطيع الأعضاء رؤية حالة عضويتهم، فيقضي الموظفون موسم التجديد في الإجابة عن الأسئلة نفسها. وحين ينتهي المشروع، يستطيع العضو أن يجدد ويدفع وينزّل شهادته دون أن يتواصل معنا.
- لم يُحسم بعدهل يدخل حجز الفعاليات في الإصدار الأول؟ يتوقف ذلك على إمكانية ربط أداة الفعاليات الحالية، ونود أن نعرف رأيكم.
- نطاق الميزانيةلدينا موافقة على إصدار أول ضمن نطاق محدد، ونتوقع تمويل المراحل اللاحقة على حدة. وسنقرأ العروض التي تتجاوز هذا النطاق، على أن تذكر ما يمكن حذفه لتدخل فيه.
تتلقى الجمعية أربعة عروض، كلها تبدأ بالتجديدات، وكلها تعلّق على حجز الفعاليات، وكلها في نطاق سعري متقارب. وتسأل شركتان هل لأداة الفعاليات واجهة تسمح بالربط، فتعرف الجمعية من قرأ المستند بعناية.
أدِر العملية بطريقة تشجع الشركات الجيدة على المشاركة
- 01
اختر القائمة القصيرة قبل الإرسال
ادعُ ثلاث شركات أو أربعاً تشبه أعمالها السابقة مشروعك. فالإرسال الواسع يأتي بردود هزيلة، والشركات الجادة تعتذر حين تعرف كم شركة دُعيت.
- 02
أتِح فرصة للنقاش
امنح كل شركة مكالمة تطرح فيها أسئلتها قبل أن تكتب. وشارك أي إجابة تغيّر النطاق مع الشركات كلها، حتى لا تتميز إحداها على غيرها.
- 03
امنح وقتاً كافياً
العرض المدروس لمشروع كبير يتطلب جهداً حقيقياً، والمهلة القصيرة جداً تأتيك بمستندات معاد تدويرها.
- 04
قيّم وفق معايير معلنة
استخدم المعايير التي نشرتها. ويشرح دليلنا عن تقييم عروض تطوير البرمجيات كيف تضع الردود جنباً إلى جنب.
- 05
أبلغ الجميع بالنتيجة
أخبر الشركات التي لم تخترها، مع جملة عن السبب. فهذا لا يكلف كثيراً، وقد ترغب في التواصل معها مجدداً.
راجع طلب العروض قبل إرساله
قائمة التحقق من طلب العروض
0 من 10 منجزةماذا تفعل الآن
انسخ النموذج واملأ القسمين الثاني والثالث أولاً. فإن صعبت عليك كتابتهما، فالمشروع يحتاج إلى مزيد من التوافق الداخلي قبل أن تستطيع أي شركة مساعدتك، وأداة بناء متطلبات البرمجيات المخصصة لدينا طريق سريع إلى ذلك.
وحين يصبح طلب العروض جاهزاً، يسعدنا أن نتسلمه. أرسله عبر صفحة التواصل، وتوقّع منا أسئلة قبل أن نقدم عرضنا.
أسئلة شائعة
ما الطول المناسب لطلب العروض في مشاريع البرمجيات؟
بضع صفحات للمستند الأساسي، على أن تُرفق المواد التفصيلية، مثل أوصاف الإجراءات الحالية أو عينات البيانات، بشكل منفصل. فإن طال المستند الرئيسي كثيراً، فالأرجح أنه يفرض الحل أو يكرر أسئلة قياسية. والشركات تقرأ المستندات القصيرة بعناية، والطويلة بانتقائية، لذلك يحسّن الإيجاز جودة ما يصلك من ردود.
هل نذكر ميزانيتنا في طلب العروض؟
يُنصح بشدة بذكر نطاق لها. فالبرمجيات يمكن أن تُبنى بمستويات كثيرة من النطاق والإتقان، ومن دون نطاق للميزانية تختار كل شركة مستواها الخاص، فتصلك عروض لا يمكن المقارنة بينها. وذكر النطاق لا يمنع أي شركة من أن تقترح أقل منه، ويمكنك أن تسأل كل شركة عما ستضيفه أو تحذفه عند حدَّي النطاق.
كم شركة يجب أن تتلقى طلب العروض؟
ثلاث أو أربع، تُختار على أساس خبرتها ذات الصلة. فهذا يمنحك مقارنة حقيقية، ويبقي فرصة كل شركة كبيرة بما يبرر رداً متأنياً. أما الإرسال إلى عدد أكبر بكثير فيخفض الجودة عادةً، ويزيد وقت القراءة، ويجعل محادثات المتابعة غير عملية.
ما الفرق بين طلب تقديم العروض (RFP) وطلب المعلومات (RFI) وطلب عروض الأسعار (RFQ)؟
طلب المعلومات يسأل الشركات عن قدراتها، عادةً لإعداد قائمة قصيرة. وطلب تقديم العروض يسألها كيف ستحل مشكلتك وكم سيكلف ذلك. أما طلب عروض الأسعار فيطلب سعراً لمواصفات محددة مسبقاً. وفي البرمجيات المخصصة يكون طلب تقديم العروض هو المفيد عادةً، لأن النهج لا يقل أهمية عن السعر.
هل يمكن أن نطلب سعراً ثابتاً في طلب العروض؟
يمكنك ذلك، وهو معقول للعمل المحدد جيداً. أما حين يكون كثير من الأمور لم يُحسم بعد، فإن السعر الثابت إما أن يتضمن هامشاً كبيراً للمخاطر، وإما أن يقود إلى نزاعات لاحقاً. والترتيب الشائع سعر ثابت لمرحلة الاستكشاف أو للإصدار الأول، ثم تسعير العمل اللاحق حين تتضح الصورة أكثر. واطلب من كل شركة أن تشرح الصيغة التي توصي بها.
