كيف تستخدم هذه الأداة
- 01
صف طريقة عملك
حدّد الأنشطة التي تنطبق عليك. فالشركة التي تصنّع وتحتفظ بمخزون في عدة مواقع تحتاج إلى مرحلة أولى تختلف عن شركة تنفذ مشاريع، ولهذا تختلف قراءة الأسئلة اللاحقة لكل منهما.
- 02
ضع كل وحدة في مكانها
أعطِ كل وحدة مرحلة، وقاوم إغراء وضع أكثر من ثلاث أو أربع في المرحلة الأولى. فكل وحدة تضيفها تطيل الفترة التي يتعلم فيها الموظفون نظاماً جديداً وهم يؤدون أعمالهم المعتادة.
- 03
اختبر المرحلة الأولى
أجب الآن عن الأسئلة المتعلقة بالمعاناة وازدواج الإدخال والقرارات التي تُتخذ بلا أرقام. فإذا لم تحل الوحدات التي وضعتها أولاً المشكلة التي تصفها، فحرّكها حتى تحلها.
- 04
ثبّت ما يبقى
دوّن الأنظمة التي تنوي الاحتفاظ بها. فكل واحد منها يتحول إلى عملية ربط، لذلك تعادل هذه القائمة الوحدات نفسها أهميةً في الخطة.
ما ينبغي أن تحسمه خطة ERP أولاً
قبل مقارنة المنتجات أو التعاقد على التطوير، أكثر ما يفيد الشركة أن تتفق داخلياً على ترتيب العمل. وهذه هي القرارات التي يقوم عليها ذلك الترتيب.
| المحور | ما يحسمه | لماذا يهم |
|---|---|---|
| نموذج التشغيل | كيف تتحرك البضائع والأعمال والأموال في الشركة | يحدد أي الوحدات تهمك أصلاً |
| المراحل | أي الوحدات تأتي أولاً وثانياً ولاحقاً | يبقي التغيير صغيراً بما يكفي لاستيعابه |
| المعاناة الرئيسية | سير العمل الأكثر تعثراً | تضمن أن تثبت المرحلة الأولى جدواها سريعاً |
| ازدواج الإدخال | أين تُعاد كتابة البيانات بين الأدوات | يبيّن أين يؤتي الربط أو الاستبدال ثماره |
| ما يبقى | الأنظمة التي تُحفظ وتُربط | كل منها يضيف واجهة تُبنى وتُصان |
| البيانات | حالة السجلات الحالية | البيانات الضعيفة تؤخر كل مرحلة تعتمد عليها |
| القيادة | من يقرر عبر الأقسام | تتعثر مشاريع ERP دون شخص قادر على فض الخلافات |
مثال تطبيقي
مصنع إنارة لا يستطيع الالتزام بمواعيد التسليم
حمّل المثال لترى خطة شركة إنارة افتراضية. ومشكلتها مألوفة لدى صغار المصنّعين: المخزون والإنتاج والطلبات في جداول بيانات منفصلة.
- المرحلة الأولىالمشتريات والمخزون والتجميع. فهي معاً تجيب عن السؤال المؤلم: هل يمكن تنفيذ الطلب مما هو موجود على الرف؟
- المرحلة الثانيةالمبيعات والفوترة وسجلات العملاء. لها أهميتها، لكن الأدوات الحالية تفي بالغرض، لذلك تأتي بعد أن تصبح أرقام المخزون موثوقة.
- ما يبقىبرنامج المحاسبة والمتجر الإلكتروني. يُربطان بدلاً من أن يُستبدلا، فلا ينشغل المحاسب ولا العملاء بالتغيير.
وُضعت المحاسبة عمداً في خانة لا. فاستبعادها يجنّب شركة من خمسة عشر شخصاً أخطر جزء في التغيير إلى ERP، مقابل عملية ربط واحدة.
ما لا تقدمه هذه الأداة
ترتب الأداة تقديرك أنت في تسلسل عمل، ولها حدود واضحة.
- لا توصي بمنتج. فالخطة نفسها يمكن أن يلبيها نظام ERP جاهز أو تطوير مخصص.
- لا ترى الترابطات داخل عملياتك. لذلك ينبغي أن يراجع مستشار أو مطور ترتيب المراحل.
- لا تعطي كلفة، لأنها تتوقف على المسار المختار وحالة بياناتك.
- تُحفظ خطتك في هذا المتصفح لا غير حتى تصدّرها.
ماذا تفعل بالمستند بعد إتمامه
شارك الخطة مع رؤساء الأقسام المعنية بالمرحلة الأولى واسألهم عما ينقصها. وإذا أردت رأياً ثانياً في تقسيم المراحل، فأرسلها إلينا وسنرد عليك بأسئلة. أرسلها من صفحة التواصل أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة وأحضرها معك.
الأسئلة الشائعة
أي الوحدات ينبغي أن تأتي أولاً؟
الوحدات المحيطة بسير العمل الأكثر إزعاجاً، بشرط توافر البيانات التي تحتاج إليها. ففي الشركة التي تصنّع البضائع أو تخزنها، يكون ذلك عادةً المخزون مع المشتريات أو الإنتاج. وفي شركة الخدمات، المشاريع والوقت. أما المحاسبة فالأفضل غالباً تأجيلها، لأنها تعمل وتخضع للأنظمة ويعتمد عليها الموظفون في نهاية السنة.
كم وحدة تتسع لها المرحلة الأولى؟
ثلاث أو أربع سقف معقول لشركة صغيرة أو متوسطة. ونادراً ما يكون البرنامج هو الحد، فالحد هو عدد العادات التي يستطيع الموظفون تغييرها في وقت واحد وهم يخدمون العملاء. كما أن نجاح المرحلة الأولى يجعل الاتفاق على الثانية أسهل بكثير.
هل نستبدل برنامج المحاسبة لدينا؟
لا تفعل ذلك إلا لسبب واضح. فإذا كان البرنامج يلبي حاجاتك من التقارير والضرائب ومحاسبك مرتاح إليه، فربطه بنظام ERP أقل خطراً في العادة من استبداله. ويصبح الاستبدال منطقياً حين يعجز البرنامج عن استيعاب هيكلك، كتعدد الكيانات أو العملات، أو حين يتعذر ربطه أصلاً.
أيهما أنسب لخطة كهذه: نظام ERP جاهز أم مخصص؟
لا تحسم الخطة هذا الأمر، وينبغي إعدادها قبله. فبعد الاتفاق على المراحل يمكنك اختبار المنتجات الجاهزة على المرحلة الأولى ومعرفة مدى ملاءمتها. وتعرض مقارنتنا بين نظام ERP المخصص وتطبيق Odoo اختلاف المسارين في الكلفة والملاءمة والصيانة.