تطوير وكيل استقبال القضايا القانونية بالذكاء الاصطناعي
الوقائع مرتبة قبل أن يقرأ المحامي
وكيل عند باب مكتب المحاماة أو الإدارة القانونية. يجمع الوقائع والمستندات الأولى للقضية الجديدة، ويجهّز ما يحتاج إليه فحص تعارض المصالح، ويوجّه الاستفسار إلى المحامي المناسب مع ملخص واضح.
وكيل عند باب مكتب المحاماة أو الإدارة القانونية. يجمع الوقائع والمستندات الأولى للقضية الجديدة، ويجهّز ما يحتاج إليه فحص تعارض المصالح، ويوجّه الاستفسار إلى المحامي المناسب مع ملخص واضح. ولا يقدّم استشارة قانونية، ولا يكوّن رأياً في موضوع القضية.
يصل الاستفسار الجديد إلى مكتب المحاماة رسالة صوتية طويلة أو نموذجاً قصيراً على الموقع. يعاود أحد المحامين الاتصال، ويقضي نصف ساعة في تحديد الأساسيات، ثم يكتشف أن المكتب لا يتولى هذا النوع من القضايا أو أن لديه تعارض مصالح. أما الاستفسارات التي يرغب فيها المكتب فتنتظر تلك المكالمة ثلاثة أيام. وداخل الشركات، تتلقى الإدارة القانونية طلبات بلا عقد مرفق ولا موعد مذكور.
تصف هذه الصفحة مسار عمل نقترح بناءه مشروعاً مخصصاً، وهو غير موجود بعد كبرنامج جاهز. سيستفيد من الاستقبال القائم على سؤال تلو الآخر في عرضنا العملي لتأهيل العملاء، ومن معالجة المستندات في عرض الفواتير، ومن التحويل مع الملخص الذي يعمل في كل عروض المحادثة لدينا. أما التوجيه حسب مجال الممارسة وتجهيز فحص التعارض والربط بنظام إدارة المكتب فلم تُبنَ بعد.
ستة أمور تبطئ هذا العمل
نصف ساعة لمعرفة الأساسيات
يتولى المحامون الاستقبال بكلفة وقت المحامي.
قضية من غير الاختصاص
لا يتولاها المكتب، ولا يعرف ذلك إلا أثناء المكالمة.
تعارض يُكتشف متأخراً
يبدأ العمل قبل إتمام الفحص.
مواعيد تفوت عند الباب
تنقضي مهلة التقادم والاستفسار ينتظر.
استشارة دون قصد
يقول موظف الاستقبال للمتصل ما ينبغي عليه فعله.
تفاصيل سرية في المكان الخطأ
تُرسل وقائع حساسة عبر نموذج مفتوح.
ست مهام ينجزها كاملة
استقبال منظم
يجمع الوقائع الأولى.
- من يسأل وبأي صفة
- ما حدث بكلماته
- التواريخ وأي موعد يذكره
- أسئلة حسب نوع القضية
تحديد الأطراف
يجمع ما يحتاج إليه فحص التعارض.
- صاحب الاستفسار والأطراف ذات الصلة
- الطرف الآخر كما سُمّي
- الشركات ومجموعاتها
- إعداد طلب الفحص
جمع المستندات
يجمع المستندات الأولى.
- العقد أو الخطاب أو الإخطار
- رفع آمن
- قراءة التواريخ والأطراف مع مصدرها
- لا مراجعة للأثر القانوني
تنبيه المواعيد
ينبّه إلى التواريخ التي قد تكون مهمة.
- التواريخ التي يذكرها صاحب الاستفسار
- التواريخ في المستندات الواردة
- تنبيه المحامي فوراً
- لا حساب للمهل القانونية
التوجيه
يرسل الاستفسار إلى الشخص المناسب.
- مجال الممارسة وفق قواعدك
- القضايا التي لا تقبلها مع ردك المعتمد
- القضايا العاجلة أولاً
- ملخص للمحامي
التواصل مع صاحب الاستفسار
يخبره بما سيحدث بعد ذلك.
- إقرار بالاستلام ومرجع
- من سيتواصل معه ومتى
- لا تعليق على موقفه
- تنبيه واضح بأنه لم تُقدَّم استشارة
جرّب عليه حالة حقيقية واحدة
ثلاثون دقيقة وحالة واحدة من عملك الفعلي. نطابقها مع سير العمل في هذه الصفحة، ونخبرك بوضوح بما يمكن إعادة استخدامه من عروضنا العملية وما يجب بناؤه لأنظمتك.
كيف يمضي طلب واحد في المسار
مثال على حالة واحدة في 6 خطوات، وهي الخطوات نفسها التي تظهر في الصورة أعلى هذه الصفحة.
وصول الاستفسار
يكتب شخص عبر موقع المكتب عن نزاع مع صاحب عمل سابق.
جمع الوقائع
يسأل الوكيل من هو، وماذا حدث، وهل تلقى أي مستندات.
تسجيل الأطراف
يُسجَّل اسم صاحب العمل ومجموعته من أجل طلب فحص التعارض.
استلام المستند
يُرفع خطاب فيه موعد للرد، فيُنبَّه المحامي إلى الموعد فوراً.
التوجيه
يذهب الاستفسار إلى فريق قضايا العمل مع الملخص والخطاب والموعد المحدد.
إبلاغ صاحب الاستفسار
يتلقى مرجعاً واسم الفريق وتوضيحاً بأنه لم تُقدَّم له أي استشارة بعد.
أين يتصل
الأنظمة المذكورة هنا أمثلة على ما يعمل معه هذا الوكيل، أما ما يتصل به في حالتك فيتحدد عند وضع النطاق.
إدارة المكتب
- Clio
- LEAP
- iManage
- أو نظامك
فحص التعارض
- قاعدة بيانات التعارض لديك وإجراءاتها
المستندات
- رفع وتخزين آمنان
قنوات الاستقبال
- الموقع
- الهاتف
- البريد الإلكتروني
قواعد التوجيه
- مجالات الممارسة والقضايا التي تقبلها
المحامون
- من يقررون قبول القضية
الاستقبال ليس استشارة
يجمع الوكيل وينظّم. فهو لا يخبر صاحب الاستفسار بحقوقه، ولا بما إذا كانت لديه قضية، ولا بما عليه فعله، ويقول ذلك صراحة. والمُهل القانونية مسألة تقدير مهني، لذلك ينبّه المحامي إلى التواريخ ولا يحسب أي مهلة.
ما يقوله صاحب الاستفسار لمكتب المحاماة سري وقد يكون مشمولاً بالامتياز المهني. لذلك تُصمَّم القنوات والتخزين والصلاحيات بما يراعي القواعد المهنية لمكتبك.
- لا استشارة قانونية، بصريح العبارة
- تسجيل الوقائع دون تقييمها
- تنبيه المحامي إلى التواريخ
- المكتب يبتّ في فحص التعارض
- قنوات وتخزين سريان
- المحامي يقرر قبول القضية
أسئلة قبل أول مكالمة
لا. يجمع الوقائع والمستندات ويوجّهها. ويبلغ صاحب الاستفسار بوضوح أنه ليس محامياً وأنه لم يقدّم استشارة. أما هل توجد قضية وما العمل، فذلك من شأن محامٍ مؤهل.
تعمل مراجعة العقود على مستند وتقارنه بدليلك. أما الاستقبال فيعمل على استفسار شخص ويوصله إلى المحامي المناسب والوقائع مرتبة. وكثيراً ما تحتاج القضية الجديدة إلى الاستقبال أولاً ثم المراجعة لاحقاً.
يطبّق التأهيل معايير تجارية. أما الاستقبال القانوني فعليه واجبات لا يعرفها مسار المبيعات: تعارض المصالح، والسرية، واستعجال المواعيد، وقاعدة عدم تقديم الاستشارة. وهذه الواجبات تشكّل كل خطوة فيه.
لا يوجد كبرنامج جاهز بعد، فهذه الصفحة تصف مسار عمل مقترحاً. سيستفيد من الاستقبال القائم على سؤال تلو الآخر في عرض تأهيل العملاء، ومعالجة المستندات في عرض الفواتير، والتحويل مع الملخص في كل عروض المحادثة لدينا. أما التوجيه حسب مجال الممارسة وتجهيز فحص التعارض والربط بنظام إدارة المكتب فلم تُبنَ. يبدأ المشروع برسم عمليتك، ثم إثبات الخطوات الأولى على بيانات اختبار قبل أن يمس أي نظام فعلي.
حدّثنا عن مشروعك
صف لنا ما تريد بناءه والأنظمة التي سيعمل معها. نرد عليك بطريقة تعاملنا مع المشروع وبالقرارات التي تأتي أولاً. جلسة تحديد النطاق مجانية.