تطوير وكيل المعرفة الداخلية بالذكاء الاصطناعي
إجابات من مستنداتك أنت
وكيل يسأله موظفوك بدلاً من البحث في أربعة أنظمة. يجيب من مستندات الشركة المعتمدة، ويذكر المصدر، ويلتزم بما يحق لكل شخص الاطلاع عليه، ويصرّح بذلك حين لا توجد إجابة معتمدة.
وكيل يسأله موظفوك بدلاً من البحث في أربعة أنظمة. يجيب من مستندات الشركة المعتمدة، ويذكر المصدر، ويلتزم بما يحق لكل شخص الاطلاع عليه، ويصرّح بذلك حين لا توجد إجابة معتمدة.
الإجابة موجودة في مكان ما: في دليل عمره عامان، وصفحة ويكي لا صاحب لها، وسياسة حلت محلهما معاً. فيسأل الموظف زميله، ويأخذ النسخة التي يتذكرها زميله، ويعمل بها. والخطر لا يكمن في أن المساعد يعرف قليلاً، بل في أن يجيب بثقة من المستند الخطأ، أو من مستند ما كان ينبغي للسائل أن يراه.
الموجود اليوم عرض عملي على بيانات اختبار، ويمكننا أن نطلعك عليه خطوة بخطوة. يعرض أسئلة تُجاب مع مصدرها، ومستنداً مقيداً يُحجب عمن لا يحمل الدور المطلوب، وتحذيراً من مصدر فات تاريخه، وامتناعاً عن الإجابة حين يختلف مستندان، واستبعاد مستند دُسّت فيه تعليمات. أما ربطه بأنظمتك فهو المشروع نفسه.
من أول إشارة إلى التسجيل
مثال على حالة واحدة في 6 خطوات، وهي الخطوات نفسها التي تظهر في الصورة أعلى هذه الصفحة.
طرح السؤال
يصل سؤال «كم يوماً من الإجازة السنوية يحق لي؟» مع هوية السائل من نظام تسجيل الدخول لديك.
تحديد الصلاحيات
يعيد الدليل أدوار الشخص، ولا يُبحث إلا في المستندات المسموحة لتلك الأدوار.
إيجاد المصدر
تجيب سياسة الإجازات السارية عن السؤال، وتُهمل السياسة التي حلت محلها.
تقديم الإجابة
يذكر الرد عدد الأيام واسم المستند وتاريخ اعتماده.
الإبلاغ عن المشكلة
لو فات تاريخ مراجعة المصدر، لرأى القارئ تحذيراً وتلقى صاحب المستند مهمة مراجعة.
سد النقص
حين لا يجيب شيء عن السؤال، يستطيع الشخص طلب إضافة إجابة، فيتلقى مسؤول المعرفة مهمة واحدة.
ستة أمور تبطئ هذا العمل
ثلاث نسخ من سياسة واحدة
ما زال المستند القديم يتصدر نتائج البحث، ولم يشر أحد إلى أنه استُبدل.
إجابات بلا مصدر
رد واثق لا يستطيع أحد مقارنته بالمستند الذي جاء منه.
مستندات تخص القلة
سلّم الرواتب وأوراق مجلس الإدارة في فهرس البحث نفسه مع سياسة الإجازات.
إرشادات قديمة
يُتبع خطوة بخطوة دليل إعداد كُتب لأدوات العام الماضي.
مستندان وإجابتان
تعطي سياستا المالية والسفر حدين مختلفين، ويجد كل قارئ أحدهما.
نص يحاول توجيه المساعد
تتضمن صفحة ملصقة تعليمات، فيتبعها المساعد غير المحصّن.
ما نحتاج إليه لتحديد النطاق
- كيف تسير العملية اليوم، في بضعة أسطر.
- الأنظمة التي يمسّها، ومنها مثلاً المستندات، الهوية، المهام، أين يسأل الموظفون.
- الحجم الشهري التقريبي، ومن يوافق على ماذا.
ست مهام ينجزها كاملة
01إجابات بمصادرها
يجيب من مستندات معتمدة ويذكرها.
- يجد الفقرة أو المعلومة المعتمدة
- يذكر عنوان المستند وتاريخه
- يهمل المستندات المستبدلة
- يصرّح حين لا تجيب المستندات المعتمدة
02الصلاحيات حسب الدور
لا يستخدم إلا ما يحق للسائل رؤيته.
- يقرأ أدوار الشخص من دليل المستخدمين
- يطبّقها قبل استرجاع أي شيء
- يتجاهل الأدوار المدّعاة في السؤال
- يرفض الحسابات المجهولة وغير النشطة
03فحص الحداثة
يحذّر حين يفوت تاريخ مراجعة المصدر.
- يقرأ تاريخ مراجعة كل مستند
- يضيف تنبيهاً إلى الإجابة
- يطلب من صاحبه مراجعته مرة واحدة
- يواصل الإجابة في أثناء ذلك
04التعامل مع التعارض
يرفض المفاضلة بين مستندين معتمدين.
- يكتشف اختلاف القيم لمعلومة واحدة
- يذكر المستندين
- لا يقدّم أياً منهما إجابة
- يطلب من صاحبهما حل التعارض مرة واحدة
05مقاومة التلاعب
يعامل نص المستند على أنه معلومات لا تعليمات.
- يكشف النص الموجّه إلى المساعد
- يستبعد ذلك المستند من الإجابات
- يبلّغ صاحبه
- لا ينقل منه شيئاً إلى البلاغ
06طلبات محدودة
يتيح للموظفين طلب إضافة إجابة ناقصة.
- لسؤالهم الذي لم يُجب عنه فقط
- مهمة واحدة لكل سؤال
- حد يومي لكل شخص
- تُسند إلى مسؤول المعرفة
الصلاحيات تُحسم قبل البحث
يُحسم من يحق له رؤية المستند في طبقة البيانات، انطلاقاً من دليل المستخدمين لديك، قبل استرجاع أي شيء. فهو ليس سطراً في موجّه يطلب من النموذج أن يحسن التصرف. والمستند الذي لا يحق للسائل قراءته لا يدخل أبداً في المجموعة التي تُبنى منها الإجابة، فلا يمكن أن يتسرب إلى رد أو اقتباس أو مهمة.
ويُبلَّغ أصحاب المستندات بما فات تاريخه أو تعارض منها. ولا يعدّل الوكيل مستنداً ولا يستبدله ولا يحذفه.
- إجابات من مستندات معتمدة فقط
- الأدوار من دليل المستخدمين
- لا استرجاع للمستندات المقيدة
- تنبيه إلى المصادر القديمة
- التعارضات إلى صاحب المستند
- سجل لكل إجابة
الأنظمة من حوله
الأنظمة المذكورة هنا أمثلة على ما يعمل معه هذا الوكيل، أما ما يتصل به في حالتك فيتحدد عند وضع النطاق.
المستندات
- SharePoint
- Google Drive
- Confluence
- Notion
- أو مخزن المستندات لديك
الهوية
- Microsoft Entra ID
- Google Workspace
- Okta
- أو دليل المستخدمين لديك
المهام
- Jira
- Asana
- Microsoft Planner
- أو نظام المهام لديك
أين يسأل الموظفون
- Slack
- Microsoft Teams
- الشبكة الداخلية لديك
بيانات المستندات الوصفية
- الصاحب
- تاريخ الاعتماد
- تاريخ المراجعة
- من يحق له القراءة
التدقيق
- سجل لكل سؤال والمستندات المستخدمة والمهام المفتوحة
إجابات مباشرة
من دليل الهوية لديك، ويتحقق منه مع كل سؤال. ويحمل كل مستند الأدوار التي يحق لها قراءته. فمن يكتب «أنا من الموارد البشرية» لا يكسب شيئاً، لأن الأدوار لا تؤخذ من السؤال أبداً.
هذان يتصرفان بناءً على ما يجدانه: أحدهما يوجّه طلب الموظف، والآخر ينفذ إصلاحاً معتمداً. أما هذا الوكيل فيجيب عن الأسئلة في جميع مستندات الشركة ويقف عند ذلك. ويمكن أن تشترك الثلاثة في مصادر المستندات وقواعد الصلاحيات نفسها.
يصرّح بأنه لا يوجد مستند معتمد يجيب عن السؤال وبأنه لم يخمّن. ويستطيع الشخص طلب إضافة إجابة، فتُنشأ مهمة واحدة لمسؤول المعرفة. ولا يُخترع شيء لسد النقص.
عرض عملي على بيانات اختبار. يعرض أسئلة تُجاب مع مصدرها، ومستنداً مقيداً يُحجب عمن لا يحمل الدور المطلوب، وتحذيراً من مصدر فات تاريخه، وامتناعاً عن الإجابة حين يختلف مستندان، واستبعاد مستند دُسّت فيه تعليمات. وهو غير متصل بأنظمة فعلية، لذا فالمشروع هو ربطه بأنظمتك وقواعدك وتجربة أولية مضبوطة.
حدّثنا عن مشروعك
صف لنا ما تريد بناءه والأنظمة التي سيعمل معها. نرد عليك بطريقة تعاملنا مع المشروع وبالقرارات التي تأتي أولاً. جلسة تحديد النطاق مجانية.