تطوير وكيل استقبال المرضى وجدولة مواعيد العيادات
الإدارة على الوكيل، والطب على طاقمك
وكيل لمكتب استقبال العيادة. يجمع البيانات الإدارية التي تحتاج إليها الزيارة، ويحجز نوع الموعد المناسب مع الطبيب المناسب، ويذكّر المريض، ويحيل كل ما هو طبي إلى طاقمك.
وكيل لمكتب استقبال العيادة. يجمع البيانات الإدارية التي تحتاج إليها الزيارة، ويحجز نوع الموعد المناسب مع الطبيب المناسب، ويذكّر المريض، ويحيل كل ما هو طبي إلى طاقمك. لا يقدّم نصيحة طبية ولا يحكم على مدى الإلحاح.
يرن هاتف العيادة بينما موظف الاستقبال يسجّل دخول مريض آخر. فينتظر المرضى على الخط لحجز زيارة عادية، أو يستسلمون. وتُملأ الاستمارات ورقياً في غرفة الانتظار ثم تُكتب في النظام لاحقاً. وتظل التذكيرات رهن ساعة فراغ قد يجدها أحدهم، بينما تضيع أوقات الطاقم الطبي في أسئلة عن مواعيد العمل ومواقف السيارات.
تصف هذه الصفحة مسار عمل نقترح بناءه مشروعاً مخصصاً، ولا وجود له بعد في صورة برنامج. وسيستفيد من منطق الحجز الذي يعمل في عرضنا العملي لحجز المواعيد على بيانات اختبار، وهو يستخدم عيادة وهمية: توفر فعلي، وأوقات صريحة، وقواعد لإعادة الجدولة والإلغاء. أما استمارات استقبال المرضى، وأنواع المواعيد حسب الطبيب، والربط بنظام العيادة، فلم تُبنَ بعد.
ست مهام ينجزها كاملة
01الاستقبال الإداري
يجمع ما تحتاج إليه الزيارة.
- بيانات الاتصال والهوية
- معلومات التأمين أو الدفع
- استمارات الموافقة المعتمدة في عيادتك
- سبب الزيارة كتصنيف إداري
02حجز المواعيد
يحجز النوع المناسب من الزيارات.
- أنواع المواعيد ومدة كل منها
- الطبيب أو الغرفة المناسبة
- التوفر الفعلي
- التأكيد بالتاريخ والوقت والمكان
03التذكير والتغيير
يقلل المواعيد الفائتة.
- تذكيرات وفق جدولك
- إعادة جدولة سهلة ضمن قواعدك
- إتاحة المواعيد الملغاة
- تعليمات استعداد اعتمدتها
04تحويل الأسئلة الطبية
يحيل الأسئلة الطبية إلى الأشخاص.
- يتعرف إلى السؤال الطبي
- لا يجيب عنه
- يحيله إلى قائمة الممرضة أو الطبيب
- يخبر المريض بمن سيرد عليه
05صياغة الحالات العاجلة
يستخدم رسالة الحالات العاجلة التي اعتمدتها عيادتك.
- تظهر حين يصف المريض أمراً مقلقاً
- بصياغة عيادتك وأرقامها
- دون أي تقييم من الوكيل
- تنبيه الطاقم وفق قاعدتك
06الخصوصية
يتعامل مع بيانات المرضى بعناية.
- تحقق من الهوية قبل مشاركة التفاصيل
- القنوات التي اعتمدتها عيادتك فقط
- أقل قدر من البيانات في الرسائل
- تسجيل كل اطلاع
كيف يمضي طلب واحد في المسار
مثال على حالة واحدة في 6 خطوات، وهي الخطوات نفسها التي تظهر في الصورة أعلى هذه الصفحة.
رسالة المريض
يراسل مريض العيادة ليحجز فحصاً دورياً.
جمع البيانات
يتأكد الوكيل من هويته ويطلب البيانات التي تتطلبها استمارة المريض الجديد لديك.
حجز الموعد
يعرض موعد فحص مع الطبيب المناسب ويؤكده.
تحويل السؤال
يسأل المريض هل العَرَض الذي يشعر به خطير، فيحيله الوكيل إلى قائمة الممرضة ويخبره بذلك.
إرسال التذكير
قبل الموعد بيوم، يصل إلى المريض الوقت والعنوان وتعليمات الاستعداد التي وضعتها.
تغيير الموعد
يتعذر على المريض الحضور، فيعيد الجدولة وفق قواعدك ويعود الموعد متاحاً.
أين يضيع الوقت الآن
هاتف لا يجد من يرد عليه
ينتظر المرضى على الخط، أو يغلقون ولا يحجزون.
أوراق في غرفة الانتظار
تُكتب البيانات باليد ثم تُدخل مرة أخرى.
نوع موعد خاطئ
تُحجز استشارة طويلة في موعد قصير.
مرضى لا يحضرون
كرسي فارغ كان بوسع مريض ينتظر أن يستفيد منه.
أسئلة طبية عند مكتب الاستقبال
يُسأل موظف الاستقبال عن معنى عَرَض ما.
تفاصيل حساسة في قنوات مفتوحة
تُرسل المعلومات الصحية إلى حيث لا ينبغي.
جرّب عليه حالة حقيقية واحدة
ثلاثون دقيقة وحالة واحدة من عملك الفعلي. نطابقها مع سير العمل في هذه الصفحة، ونخبرك بوضوح بما يمكن إعادة استخدامه من عروضنا العملية وما يجب بناؤه لأنظمتك.
الأعمال الإدارية فقط، وكل سؤال طبي يذهب إلى طاقمك
هذا الوكيل موظف استقبال، لا طبيب. يحجز، ويجمع الاستمارات، ويذكّر. ولا يفسّر الأعراض، ولا يقترح علاجاً، ولا يقرر مدى سرعة فحص المريض. فكل سؤال طبي يذهب إلى طاقمك، ويُبلَّغ المريض بمن سيجيبه.
وتحظى المعلومات الصحية بحماية قانونية خاصة في معظم البلدان. لذلك نحدد مع عيادتك ومسؤول حماية البيانات فيها، قبل بناء أي شيء، القنوات التي يجوز أن تنقلها، ومكان حفظها، ومن يحق له الاطلاع عليها.
- لا نصيحة طبية إطلاقاً
- الأسئلة الطبية إلى الطاقم
- صياغتك المعتمدة للحالات العاجلة
- تحقق من الهوية قبل مشاركة التفاصيل
- البيانات الصحية في نظام عيادتك
- لا يتأكد الحجز إلا من التقويم
أين يتصل
الأنظمة المذكورة هنا أمثلة على ما يعمل معه هذا الوكيل، أما ما يتصل به في حالتك فيتحدد عند وضع النطاق.
نظام العيادة
- برنامج إدارة العيادة أو الجدولة لديك
قنوات المرضى
- الرسائل النصية
- الويب
- الهاتف
الاستمارات
- استمارات الاستقبال والموافقة المعتمدة في عيادتك
قائمة الطاقم الطبي
- حيث تصل الأسئلة إلى الممرضين والأطباء
سياسة العيادة
- صياغة الحالات العاجلة وقواعد الخصوصية
التأمين
- تفاصيل التغطية، حيث تتحقق منها
أسئلة قبل أول مكالمة
هل يفرز المرضى أو يقيّم الأعراض؟
لا. فهو لا يقيّم الأعراض ولا يحدد مدى الإلحاح. وإذا وصف مريض أمراً مقلقاً، يعرض تعليمات الحالات العاجلة التي اعتمدتها عيادتك وينبّه الطاقم وفق قاعدتك. ويبقى التقدير الطبي للأطباء.
ما الفرق بينه وبين وكيل حجز المواعيد؟
الحجز العام يتعامل مع تقويم. أما العيادة فتضيف أنواع مواعيد مختلفة المدة، ومطابقة الطبيب، واستمارات الاستقبال والموافقة، وتعليمات الاستعداد، وفوق كل ذلك خطاً فاصلاً صارماً عند الأسئلة الطبية والبيانات الصحية.
ماذا عن قوانين خصوصية المرضى؟
تحكم هذه القوانين التصميم كله: القنوات المسموح بها، وما يجوز ذكره في الرسالة، ومكان حفظ البيانات، ومن يحق له الوصول إليها. ونحسم ذلك مع عيادتك وفق البلد الذي تعمل فيه، ولا نقدّم نيابة عنك أي ادعاء بالامتثال.
ما الموجود اليوم؟
لا وجود له بعد في صورة برنامج، فهذه الصفحة تصف مسار عمل مقترحاً. وسيستفيد من منطق الحجز الذي يعمل في عرضنا العملي لحجز المواعيد على بيانات اختبار، وهو يستخدم عيادة وهمية: توفر فعلي، وأوقات صريحة، وقواعد لإعادة الجدولة والإلغاء. أما استمارات الاستقبال، وأنواع المواعيد حسب الطبيب، والربط بنظام العيادة، فلم تُبنَ بعد. يبدأ المشروع برسم عمليتك، ثم إثبات الخطوات الأولى على بيانات اختبار قبل أن يمس أي شيء نظاماً فعلياً.
حدّثنا عن مشروعك
صف لنا ما تريد بناءه والأنظمة التي سيعمل معها. نرد عليك بطريقة تعاملنا مع المشروع وبالقرارات التي تأتي أولاً. جلسة تحديد النطاق مجانية.