وكيل حجز المواعيد
الموعد المناسب، يُحجز مرة واحدة
وكيل حجز متصل بتقويمك. يراجع التوفر الفعلي، ويذكر التاريخ والوقت والمنطقة الزمنية قبل أي حجز، ولا يؤكد إلا إذا أكد نظامك، ويتولى إعادة الجدولة والإلغاء ضمن القواعد التي تضعها.
وكيل حجز متصل بتقويمك. يراجع التوفر الفعلي، ويذكر التاريخ والوقت والمنطقة الزمنية قبل أي حجز، ولا يؤكد إلا إذا أكد نظامك، ويتولى إعادة الجدولة والإلغاء ضمن القواعد التي تضعها.
يبدو الحجز عبر الرسائل أو الهاتف أمراً بسيطاً، حتى يطلب شخصان الموعد نفسه، أو يحتمل التاريخ قراءتين، أو يتعطل التقويم لبرهة. في هذه اللحظات تحديداً يقع الحجز المزدوج ويتغيب العملاء عن مواعيدهم.
لذلك بُني هذا الوكيل حول تلك اللحظات. وهو وحدة الحجز نفسها التي يستخدمها وكيلا WhatsApp والمكالمات الصوتية لدينا، فيتصرف بالطريقة ذاتها في كل قناة. الموجود اليوم عرض عملي على بيانات اختبار، ويمكننا أن نطلعك عليه خطوة بخطوة. أما ربطه بأنظمتك فهو المشروع نفسه.
كيف يختلف عن الوكلاء القريبين منه: هذه الصفحة تخص مسار الحجز وحده، ويمكن استخدامه من أي قناة. أما وكيلا معاينة العقارات واستقبال مرضى العيادات فيضيفان حول الحجز ما يحتاج إليه كل قطاع، مثل ترتيبات الدخول إلى العقار أو البيانات الإدارية للمريض.
ستة أمور تبطئ هذا العمل
موعد يضيع في اللحظة الأخيرة
يحجز شخص آخر الوقت نفسه بين عرضه على العميل وتأكيده.
تواريخ تحتمل قراءتين
«9/10» قد تعني التاسع من أكتوبر أو العاشر من سبتمبر، بحسب من يكتبها.
مناطق زمنية لا يذكرها أحد
الوقت بلا منطقة زمنية موعد مهدد بالضياع.
حجز مزدوج عند إعادة الطلب
الطلب المرسل مرتين يجب ألا يتحول إلى حجزين.
تغييرات في آخر لحظة
الإلغاء قبل الموعد بساعة يحتاج إلى سياستك، لا إلى موافقة تلقائية.
تأكيدات غير صحيحة
وصلت العميلَ رسالة «تم حجز موعدك»، بينما لم يحفظ التقويم شيئاً.
حالة واحدة من البداية إلى النهاية
مثال على حالة واحدة في 6 خطوات، وهي الخطوات نفسها التي تظهر في الصورة أعلى هذه الصفحة.
وصول الطلب
تصل رسالة أو مكالمة تقول «احجز لي فحصاً غداً الساعة 3 عصراً».
تحديد التاريخ
تتحول عبارة «غداً الساعة 3 عصراً» إلى تاريخ ووقت كاملين بالمنطقة الزمنية لنشاطك.
مراجعة التوفر
يسأل الوكيل التقويم عن ذلك اليوم. فإن كان الوقت شاغراً أبقاه محجوزاً مؤقتاً داخل المحادثة، دون تسجيل الحجز بعد.
استكمال البيانات
يطلب الوكيل ما ينقصه، كالاسم الذي يُسجَّل به الحجز.
تأكيد الحجز
حين يوافق العميل على التاريخ والوقت والمنطقة الزمنية المذكورة، يُسجَّل الحجز ويُذكر مرجعه.
معالجة التعارض
إذا سبق أحدهم إلى الموعد في تلك الأثناء، أخبر الوكيل العميل بذلك واقترح عليه أقرب الأوقات الشاغرة.
ما نحتاج إليه لتحديد النطاق
- كيف تسير العملية اليوم، في بضعة أسطر.
- الأنظمة التي يمسّها، ومنها مثلاً التقويم والحجز، القنوات، إدارة علاقات العملاء، التذكيرات.
- الحجم الشهري التقريبي، ومن يوافق على ماذا.
ست مهام ينجزها كاملة
التوفر الفعلي
لا يعرض إلا الأوقات التي يظهرها تقويمك شاغرة.
- يسأل التقويم عن اليوم المطلوب
- يقترح أقرب الأوقات الشاغرة حين يكون الموعد محجوزاً
- يلتزم بفترة الحجز التي تحددها
- لا يعرض موعداً من ذاكرته أبداً
تاريخ ووقت لا لبس فيهما
يفهم ما كتبه العميل ويعيد ذكره كاملاً.
- الكلمات والأرقام والأرقام العربية
- يسأل حين يحتمل التاريخ قراءتين فعلاً
- يذكر المنطقة الزمنية دائماً
- يعيد قراءة التفاصيل قبل الحجز
حجز مؤكد
يسجّل الحجز مرة واحدة ويذكر مرجع النظام.
- مفتاح يمنع التكرار
- إعادة محاولة آمنة بعد انتهاء المهلة
- لا تأكيد إلا عند النجاح
- يسجّل مرجع الحجز نفسه
إعادة الجدولة والإلغاء
يغيّر الحجز ضمن قواعدك.
- يجد الحجز بالرقم الذي أجراه
- يحجز الوقت الجديد قبل إلغاء القديم
- يطبّق مهلة الإلغاء لديك
- يسأل قبل أن يلغي
معالجة التعارض
يجد مخرجاً حين يختفي الموعد.
- يكتشف التعارض لحظة الحجز
- يبحث عن التوفر من جديد
- يعرض الشاغر الآن
- لا يعيد عرض الموعد الذي ضاع
تحويل الاستثناءات
يحيل الأعطال إلى فريقك مع تفاصيلها.
- تعطل التقويم
- حجز يرفضه النظام
- طلبات إلغاء متأخرة
- سوء فهم متكرر
لا تأكيد إلا بعد موافقة النظام
يكرر كل تأكيد ما أعاده تقويمك ويذكر مرجعه. وإذا فشل تسجيل الحجز، يعرف العميل أن شيئاً لم يُحجز ويتولى فريقك الأمر.
ولا يغيّر الحجز إلا الرقم الذي أجراه، كما تُطبَّق مهلة الإلغاء لديك بالطريقة نفسها في كل مرة.
- التوفر من التقويم الفعلي
- منطقة زمنية مع كل وقت
- حجز واحد لكل تأكيد
- تطبيق قواعد الإلغاء لديك
- صاحب الحجز وحده يغيّره
- تحويل إلى فريقك عند أي خلل
ما يقرؤه وما يكتبه
الأنظمة المذكورة هنا أمثلة على ما يعمل معه هذا الوكيل، أما ما يتصل به في حالتك فيتحدد عند وضع النطاق.
التقويم والحجز
- Google Calendar
- Microsoft 365
- Calendly
- أو نظام الحجز لديك
القنوات
- المكالمات الصوتية
- محادثة الموقع
إدارة علاقات العملاء
- HubSpot
- Zoho
- أو نظام مخصص
التذكيرات
- الرسائل
- البريد الإلكتروني
- وفق قواعد تضعها
السياسات
- فترة الحجز
- مهلة الإلغاء
- الخدمات ومدة كل منها
التحويل إلى الفريق
- الاستقبال
- صندوق وارد مشترك
- نظام تذاكر
ما يسأل عنه المشترون أولاً
الوصول إلى التقويم أو نظام الحجز الذي تستخدمه، وخدماتك ومدة كل منها، وقواعد الحجز والإلغاء لديك، والقنوات التي يحجز منها عملاؤك. ونبدأ العمل على تقويم اختباري.
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع. أما الدعم بعد الإطلاق فنتفق عليه ضمن المشروع: يمكننا الاستمرار في تشغيله وتوسيعه معك، أو تسليمه إلى فريقك مع التوثيق.
تأتي تكاليف التشغيل من ثلاثة مصادر: النموذج اللغوي الذي يُحتسب حسب الاستخدام، والقناة أو المزوّد ولكل منهما رسومه، والاستضافة والمراقبة. وقد تفرض منصات التقويم والحجز رسوماً على استخدام واجهات البرمجة (API) في بعض الباقات. نقدّر هذه التكاليف من أحجامك الفعلية قبل بناء أي شيء، ولا ننشر قائمة أسعار لأن الأرقام تعتمد على تلك الأحجام.
عرض عملي على بيانات اختبار: حجز يتأكد من التقويم، وموعد يسبق إليه شخص آخر، وتاريخ ملتبس، وطلب انتهت مهلته دون أن يتحول إلى حجز مزدوج، وإلغاء داخل المهلة وخارجها. ويقرأ الوكيل التواريخ والأوقات بالعربية والإنجليزية، بما في ذلك الأرقام العربية، أما اللغات الأخرى فنختبرها في كل مشروع على حدة.
حدّثنا عن مشروعك
صف لنا ما تريد بناءه والأنظمة التي سيعمل معها. نرد عليك بطريقة تعاملنا مع المشروع وبالقرارات التي تأتي أولاً. جلسة تحديد النطاق مجانية.