سير العمل الرئيسي خطوة بخطوة
تتابع هذه النافذة طلباً واحداً من نزيل، من غرفته إلى فريق التدبير الفندقي، ثم إلى الشاشة التي يراها المدير المناوب. اختر أي خطوة لترى شاشتها. الفندق والنزيل والطلب كلها افتراضية لغرض العرض.
الطلبات
الغرفة 614تم تسجيل الوصول- الطلب
- وسادتان إضافيتان
- الموعد
- في أقرب وقت
- ملاحظة
- يُرجى الطرق بهدوء
- اللغة
- تظهر بلغة النزيل
خارج المسار المعتادالطلب غير الموجود في القائمة يمكن كتابته بحرية، فيقرؤه مكتب الاستقبال ويوجّهه يدوياً.
المهمة
REQ-20417مقبولة| الحقل | التفصيل |
|---|---|
| الغرفة | 614، الطابق السادس شرق |
| الأصناف | وسادتان |
| مُسنَدة إلى | موظف الغرف في ذلك الطابق |
| الهدف | ضمن معيار الخدمة |
خارج المسار المعتادالمهمة التي لا يقبلها أحد ضمن المعيار تُصعَّد إلى المشرف، ثم إلى المدير المناوب.
خدمة الغرف
ORD-7715قيد التحضير| الصنف | ملاحظة |
|---|---|
| كلوب ساندويتش | دون خردل |
| مياه معدنية | غير فوّارة |
| الحساب | على الغرفة |
خارج المسار المعتادخارج ساعات عمل المطبخ، لا تعرض القائمة إلا المتاح، وتذكر متى تعود القائمة الكاملة.
تأخير المغادرة
الغرفة 614يحتاج إلى موافقة- المطلوب
- ساعتان بعد الموعد المعتاد
- الغرفة محجوزة لـ
- نزيل يصل في اليوم نفسه
- العرض
- ساعة مجاناً، أو تمديد مدفوع
- الرد على النزيل
- أُرسل عبر التطبيق
خارج المسار المعتادالطلبات التي تمس إيرادات الغرف لا تُعتمد تلقائياً أبداً، وتمر دائماً على موظف في مكتب الاستقبال.
نظرة عامة على الخدمة
اليومطلبان متأخران| القسم | الحالة |
|---|---|
| التدبير الفندقي | ضمن المعيار |
| خدمة الغرف | متأخرة |
| الهندسة والصيانة | طلبان متأخران |
خارج المسار المعتادالإصلاح المتأخر في غرفة مشغولة ينبّه المدير إلى الاتصال بالنزيل قبل أن يضطر إلى السؤال مجدداً.
من يستخدم التطبيق، وما يستطيعه كل دور
يمر الطلب عبر أقسام قلّما تتشارك نظاماً واحداً. لذلك تمنح الأدوار كل فريق قائمته الخاصة، وتمنح الإدارة نظرة واحدة تشملها كلها.
| الدور | ما يراه | ما يستطيع فعله |
|---|---|---|
| النزيل | الخدمات، وطلباته، وما طلبه من طعام، وفاتورته | تقديم الطلبات، والحجز، وطلب الطعام، ومراسلة الفندق |
| موظفو الأقسام | قائمة المهام في قسمهم | قبول المهام، وإنجازها، وتسليمها إلى زميل |
| مكتب الاستقبال | كل طلبات الغرفة، ورسائل النزلاء | توجيه الطلبات المكتوبة بحرية، واعتماد الاستثناءات |
| المدير المناوب | الطلبات المفتوحة والمتأخرة في الفندق كله | إعادة الإسناد، والتصعيد، والاتصال بالنزيل |
| مدير النظام في الفندق | الخدمات، والقوائم، وساعات العمل، ومعايير الخدمة | تغيير ما يقدّمه الفندق دون الحاجة إلى مطوّر |
حين يخرج العمل عن مساره المعتاد
تُقاس الضيافة باللحظات التي يكون فيها شيء ناقصاً أو متأخراً أو متعذراً. ونصمم كل مسار من هذه المسارات مع فريق التشغيل لديك.
| الحالة | ما يفعله النظام | من يقرر |
|---|---|---|
| طلب غير موجود في القائمة | يذهب إلى مكتب الاستقبال ليوجَّه يدوياً | مكتب الاستقبال |
| مهمة لم تُقبل في الوقت المحدد | يصعّدها إلى المشرف، ثم إلى المدير | المدير المناوب |
| خدمة مغلقة في تلك الساعة | يعرض مواعيد العمل والبدائل المتاحة | مدير النظام في الفندق |
| طلب يمس إيرادات الغرف | يشترط موافقة موظف | مكتب الاستقبال |
| نزيل يبلّغ عن عطل في الغرفة | ينشئ مهمة للهندسة والصيانة، ويُبلغ مكتب الاستقبال | المدير المناوب |
| مغادرة النزيل | يغلق الدخول، ويحذف البيانات الشخصية وفق الجدول المحدد | مدير النظام في الفندق |
الأنظمة التي يرتبط بها التطبيق
لا يفيد التطبيق إلا إذا عرف من يقيم في أي غرفة، واستطاع قيد الرسوم عليها. هذه هي الروابط المعتادة، وتتوقف على ما تتيحه أنظمة الفندق.
| النظام | البيانات المتبادلة | الاتجاه |
|---|---|---|
| نظام إدارة الفندق (PMS) | الحجوزات، والغرف، وأسماء النزلاء | إلى التطبيق |
| نقاط البيع (POS) | طلبات خدمة الغرف، والرسوم المقيدة على الغرفة | في الاتجاهين |
| نظام التدبير الفندقي أو الصيانة | المهام وحالتها | في الاتجاهين |
| حجز السبا والمطاعم | الأوقات المتاحة والحجوزات | في الاتجاهين |
| نظام أقفال الأبواب، إذا أردت مفاتيح عبر الجوال | مفاتيح الغرف الرقمية | في الاتجاهين |
ما يشمله الإصدار الأول
تطبيق النزيل
الطلبات، وخدمة الغرف، والحجوزات، والرسائل بلغة النزيل، تُفتح من رابط أو رمز دون تنزيل إذا فضّلت ذلك.
قوائم مهام الأقسام
شاشة مهام بسيطة للتدبير الفندقي والهندسة والصيانة وخدمة الغرف والكونسيرج، على الأجهزة المحمولة أو الأجهزة اللوحية.
التوجيه والمعايير
قواعد ترسل كل نوع من الطلبات إلى قسمه، مع أزمنة مستهدفة وتصعيد.
طلب خدمة الغرف
قوائم طعام حسب وقت اليوم، وملاحظات، ومسببات الحساسية، مع قيد الرسوم على الغرفة.
مراسلة النزلاء
رسائل في الاتجاهين مع مكتب الاستقبال، مع عرض الترجمة حين تختلف اللغات.
تقارير الخدمة
أزمنة الاستجابة والإنجاز حسب القسم ونوع الطلب، وأكثر ما يطلبه النزلاء.
إضافات شائعة بعد الإصدار الأول
- تسجيل الوصول ومفاتيح الغرف عبر الجوال
- عروض ترقية قبل الوصول
- جمع آراء النزلاء أثناء الإقامة
- عضوية برنامج الولاء
- عدة فنادق تحت علامة واحدة
ما نحتاجه منك
- الخدمات التي تقدمها، مع ساعاتها والقسم المسؤول عن كل منها
- نظام إدارة الفندق لديك، وما يمكنه الارتباط به
- معايير الخدمة الحالية، إن كانت مكتوبة
- اللغات التي يتحدثها نزلاؤك أكثر من غيرها
- مدير مكتب الاستقبال ومشرف التدبير الفندقي للتجربة أثناء الوردية
تُحدَّد شروط الملكية والترخيص في اتفاقية المشروع.
ماذا تفعل الآن
أرسل إلينا قائمة الطلبات التي يتعامل معها مكتب الاستقبال أكثر من غيرها، واسم نظام إدارة الفندق لديك. نرد عليك بإصدار أول، وبما سنربطه. ابدأ محادثة معنا أو احجز مكالمة مدتها 30 دقيقة.
أسئلة شائعة
هل يضطر النزلاء إلى تنزيل تطبيق؟
ليس بالضرورة. تقدّم فنادق كثيرة الخدمة في صورة تطبيق ويب يُفتح من رمز في الغرفة أو من رابط في رسالة التأكيد، فلا يقف التنزيل عائقاً في إقامة قصيرة. أما التطبيق الذي يُنزَّل من المتجر فيناسب المجموعات التي لها نزلاء عائدون وبرنامج ولاء. ويمكن للاثنين أن يعتمدا على الخدمة الخلفية نفسها.
هل يرتبط بنظام إدارة الفندق لدينا؟
تتيح معظم أنظمة إدارة الفنادق الشائعة واجهة ربط، غالباً عبر برنامج شراكة له خطوة موافقة خاصة به. ونتأكد مما يتيحه نظامك قبل التصميم. وأقل ما يحتاجه التطبيق أن يعرف أي حجز يشغل أي غرفة. أما قيد الرسوم وقراءة الفاتورة فيتوقفان على ما يسمح به النظام ونقاط البيع لديك.
كيف يتلقى الموظفون الطلبات؟
على شاشة مهام بسيطة، في الأجهزة المحمولة أو اللوحية التي يحملونها أصلاً، مع صوت عند وصول مهمة جديدة. ولا يرى كل قسم إلا قائمته. يقبل الموظف المهمة، وينجزها، ويستطيع تسليمها إلى زميل. ونصمم هذه الشاشة مع من سيستخدمونها أثناء الوردية، لأن إقبالهم عليها هو ما يحدد هل يلقى النزلاء رداً.
ماذا يحدث لبيانات النزيل بعد المغادرة؟
ينتهي الدخول بانتهاء الحجز. وتُحفظ الطلبات والرسائل المدة التي تحددها لسجلات الخدمة، ثم تُحذف أو تُجرَّد مما يدل على أصحابها. وتختلف قواعد خصوصية بيانات النزلاء من بلد إلى آخر، لذلك يُتفق مع مستشار حماية البيانات لديك على مدد الاحتفاظ والموافقة وأي استخدام تسويقي، وتُوضَّح للنزلاء بعبارة صريحة.