ما الذي ينتقل بين المتجر ونظام ERP
منصة التجارة الإلكترونية مبنية للبيع، أما نظام ERP فمبني للشراء والتخزين والتصنيع والمحاسبة. ويلتقي النظامان في المنتجات والعملاء والطلبات، والربط موجود ليُبقي هذه المنطقة المشتركة متسقة. وفي العادة تنتقل بينهما ستة أنواع من السجلات.
| السجل | الاتجاه المعتاد | المرجع المعتاد | الجزء الصعب |
|---|---|---|---|
| المنتجات وخياراتها | من نظام ERP إلى المتجر | نظام ERP للرموز والخصائص | المحتوى التسويقي كثيراً ما يكون في المتجر، لا في نظام ERP |
| الأسعار | من نظام ERP إلى المتجر | نظام ERP | العروض الترويجية والأسعار الخاصة بعملاء محددين |
| مستويات المخزون | من نظام ERP إلى المتجر | نظام ERP أو نظام المستودعات | السرعة، والحجوزات، وتعدد المواقع |
| الطلبات | من المتجر إلى نظام ERP | المتجر حتى قبول الطلب، ثم نظام ERP | الخصومات، والضرائب، والحزم، وبطاقات الهدايا |
| التجهيز والتتبع | من نظام ERP إلى المتجر | نظام ERP أو المستودع | الشحنات الجزئية والطلبات المقسّمة |
| الاسترداد والمرتجعات | في الاتجاهين | بحسب من يتخذ القرار | إبقاء المخزون والمبالغ متطابقين |
حافظ على دقة المخزون بما يكفي للبيع منه
بيع ما ليس في المخزون هو الخطأ الذي يلاحظه العملاء. ويحدث حين يعرض المتجر كمية لم تعد موجودة في المستودع، وتتحكم فيه ثلاثة أمور.
- 01
سرعة التحديث
حدّد بأي سرعة يجب أن يصل التغيير في المستودع إلى المتجر. فالأصناف سريعة الدوران أو النادرة قد تحتاج إلى تحديث خلال لحظات، أما الأصناف بطيئة الحركة فيمكن أن تنتظر دفعة مجدولة. وكثيراً ما تضع قدرة نظام ERP على الإبلاغ عن التغييرات الحدّ الممكن.
- 02
ما الذي يُحسب متاحاً
المخزون على الرف ليس هو المخزون المتاح للبيع. فاطرح الكميات المحجوزة لطلبات مفتوحة، أو الموقوفة لفحص الجودة، أو الموعودة لقنوات بيع أخرى، واتفق على المعادلة مع المستودع.
- 03
هامش أمان
في الأصناف التي يكون الخطأ فيها مكلفاً، اعرض كمية أقل قليلاً مما يظهره النظام. فالهامش الصغير يستوعب أخطاء العدّ والتأخير بين النظامين.
- 04
تعدد المواقع
إن كان المخزون موزعاً على أكثر من مستودع أو فرع، فحدّد أي المواقع يُحتسب في الكمية المتاحة على الإنترنت، وأيها يجهّز كل طلب.
وحاجتك إلى تحديث فوري أو مجدول سؤال تجاري بقدر ما هي سؤال تقني. وتعرض مقارنتنا بين المزامنة الفورية والمزامنة المجدولة للبيانات تكلفة كل منهما وفائدته.
مثال تطبيقي
متجر أدوات منزلية بمستودعين
هذا مثال افتراضي يوضح القرارات المطلوبة. متجر تجزئة يبيع عبر الإنترنت ولعملاء تجاريين من مستودعين، ويعيد موظفوه حالياً إدخال طلبات الموقع يدوياً في نظام ERP كل صباح.
- المرجعيملك نظام ERP رموز الأصناف والأسعار والمخزون، ويملك المتجر الأوصاف والصور. وتبقى الطلبات ملكاً للمتجر حتى يؤكدها نظام ERP.
- المخزونالكمية المتاحة هي مخزون الرفوف مطروحاً منه الطلبات المفتوحة، مجموعاً من المستودعين، ثم مطروحاً منه هامش من وحدتين في الأصناف القابلة للكسر. وتُرسَل التحديثات خلال دقائق من أي تغيير.
- الطلباتكل طلب من الموقع ينشئ أمر بيع في نظام ERP، مع الخصومات ورسوم التوصيل في بنود منفصلة. وتُفكَّك الحزم إلى الأصناف التي تتكون منها حتى يُخصم المخزون بشكل صحيح.
- الأعطالالطلب الذي يحمل رمز صنف غير معروف يتوقف في طابور الانتظار، ويصل بريد إلكتروني إلى مدير التجارة الإلكترونية. وفي الشهر الأول، يتوقف 14 طلباً بهذه الطريقة، وكلها بسبب منتجات أُنشئت في المتجر قبل أن توجد في نظام ERP.
وعلاج هذه الأعطال قاعدة لا شيفرة: تُنشأ المنتجات في نظام ERP أولاً. فتنتهي إعادة الإدخال الصباحية، ولا يتكرر بيع ما ليس في المخزون إلا في حالات نادرة يكون فيها الجرد الفعلي خاطئاً.
خطّط لليوم الذي يتعطل فيه الربط
كل ربط يتعطل أحياناً: نظام متوقف للصيانة، أو منتج ينقصه رمز ضريبي، أو طلب عبر الشبكة تنتهي مهلته. وما يميز الربط الجيد من الرديء هو ما يحدث بعد ذلك.
ربط مبني للتعافي
- السجلات التي فشلت تنتظر في طابور ظاهر مع سبب فشلها
- الأعطال المؤقتة تُعاد محاولتها تلقائياً
- إعادة المحاولة لا يمكن أن تنشئ الطلب نفسه مرتين
- شخص محدد بالاسم يتلقى تنبيهاً حين يتعطل شيء
- النظامان يُقارَنان وفق جدول ثابت لاكتشاف أي تباعد بينهما
ربط مبني لإخفاء المشكلات
- الأخطاء تُكتب في سجل لا يقرؤه أحد
- الطلب الذي فشل لا يظهر في نظام ERP أبداً، ببساطة
- إعادة المحاولة تنشئ طلبات مكررة
- لا أحد مسؤول عن الربط بعد الإطلاق
موصل جاهز أم ربط مخصص
للتركيبات الشائعة بين منصات المتاجر وأنظمة ERP موصلات جاهزة، وهي أول ما ينبغي أن تقيّمه. فهي أسرع وأرخص من العمل المخصص حين تكون منتجاتك وأسعارك وإجراءاتك قياسية.
| الحالة | الأنسب على الأرجح |
|---|---|
| كتالوج بسيط، ومستودع واحد، وتسعير قياسي | موصل جاهز تتواصل صيانته |
| خيارات منتجات، أو حزم، أو أسعار خاصة بعملاء محددين | موصل مع إضافات، أو ربط مخصص |
| عدة مستودعات أو متاجر أو كيانات قانونية | ربط مخصص في الغالب |
| نظام ERP بلا واجهة برمجة موثّقة | ربط مخصص، يعتمد غالباً على ملفات مجدولة |
| أحجام طلبات كبيرة مع فترات ذروة | ربط مخصص، بطوابير مصممة لاستيعاب الذروة |
اختبر الموصل على حالاتك الصعبة قبل أن تلتزم به: حزمة، واسترداد جزئي، وعميل بأسعار خاصة. وتقدم مقارنتنا بين الربط المخصص والموصل الجاهز طريقة أشمل للاختيار.
قائمة التحقق من الربط
قائمة التحقق من ربط المتجر الإلكتروني بنظام ERP
0 من 10 منجزةماذا تفعل الآن
قبل أن تتحدث إلى أي جهة عن البناء، املأ استبيان استكشاف متطلبات الربط لدينا. فهو يجمع الحقائق السابقة في صفحة واحدة، ويصلح لأي نظامين تريد ربطهما.
وإن أردت أن نطّلع عليه، فنحن نبني هذا النوع من الربط ضمن أعمال ربط الأنظمة. أرسل إلينا الاستبيان، وسنخبرك بما سنتحقق منه أولاً.
أسئلة شائعة
هل نحتاج إلى تحديث فوري للمخزون؟
لا تحتاج إليه إلا حيث يؤدي التأخير إلى بيع ما ليس في المخزون أو إلى خسارة مبيعات. فالأصناف سريعة الدوران والنادرة تستفيد من التحديث خلال لحظات، أما الأصناف الأبطأ فيكفيها عادةً تحديث مجدول مع هامش أمان صغير، وهو أقل تكلفة في البناء والتشغيل. وقد يختلف القرار من منتج إلى آخر، وكثيراً ما تحدد قدرة نظام ERP على الإبلاغ عن التغييرات ما هو ممكن.
أي نظام ينبغي أن يحفظ معلومات المنتجات؟
البيانات التشغيلية، مثل الرموز والتكاليف والأسعار والأوزان والمخزون، مكانها نظام ERP. أما بيانات العرض، مثل الأوصاف والصور والكلمات التي يبحث بها العملاء، فالأفضل عادةً أن تبقى في المتجر أو في أداة لإدارة معلومات المنتجات، لأن فرق التسويق تعمل هناك. وعندها ينشئ الربط المنتج في المتجر من بيانات نظام ERP، ويترك حقول العرض كما هي.
ماذا يحدث للطلبات إن توقف نظام ERP؟
في الربط المبني جيداً، يواصل المتجر استقبال الطلبات، فتنتظر في الطابور حتى يعود النظام، ثم تنتقل إليه بالترتيب الصحيح. وقد يكون المخزون المعروض على الإنترنت متأخراً قليلاً خلال فترة التوقف، وهذا أحد أسباب هامش الأمان. واطلب ممن يبني الربط أن يثبت لك ذلك عملياً قبل الإطلاق.
هل يستطيع الموصل الجاهز التعامل مع الأسعار الخاصة بكل عميل؟
بعضها يستطيع، في حدود. فقوائم الأسعار البسيطة حسب فئة العملاء مدعومة في الغالب. أما الأسعار التعاقدية لكل عميل على حدة، وشرائح الكميات، والأسعار المرتبطة بشروط أخرى، فكثيراً ما تتجاوز ما يستطيع الموصل التعبير عنه. لذلك اختبره مع أعقد عملائك قبل أن تقرر، فتسعير البيع بين الشركات (B2B) من أكثر الأسباب شيوعاً لاستبدال الموصلات.
كم يستغرق بناء الربط بين المتجر الإلكتروني ونظام ERP؟
يتوقف ذلك على عدد أنواع السجلات، وجودة واجهة نظام ERP، وعدد الحالات الصعبة في كتالوجك، لذلك تحتاج الإجابة الصادقة إلى تفاصيل مشروعك. وكثيراً ما تستغرق مطابقة الحقول وقرارات المرجعية وقتاً يعادل وقت التطوير نفسه. وينبغي أن يكون التشغيل المتوازي قبل الإطلاق جزءاً من أي خطة.
